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关于文书档案相关论文范文例文,与文书档案管理的办公自动化相关毕业设计论文

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摘要：文书档案办公自动化并不是一项孤立单独的工作,它的最终目的是为了使档案工作更好地为企业的生产、科研、基本建设、经营等活动服务.本文探讨了文书档案管理办公自动化的管理和利用,应用优点和存在的问题及解决方法.

文书档案管理的办公自动化参考属性评定
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关键词：文书档案办公自动化

中图分类号：C93文献标识码：A文章编号：1672-3791（2012）09（b）-0245-01

文书档案是档案工作的重要组成部分,它记载社会发展的历史过程,客观地反应着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程.档案信息作为一种特定的资源,有相当一部分信息是社会公众信息,档案信息的属性决定了它是一种历史记录,只有当决策时需要回溯性利用时,它才能发挥其管理功能.档案信息资源开发就是从馆藏档案中,挖掘和揭示出人们在管理、研究、生产、生活及其他方面所需要的信息.一个单位或企业要想有效地开发并利用档案资源,必须熟悉和掌握档案本身的特点、档案信息开发的主体、客体及实现档案信息开发利用的途经和手段.针对实践应用过程中遇到的一些问题谈一点粗浅的认识.

1文书档案的管理与利用

档案信息资源能否被充分开发利用,在很大程度上取决于档案用户和档案开发人员的情报素质.如果设计或管理人员没有充分认识到档案是一种信息资源,他就不会成为档案用户.文档管理现代化,是加强文档管理工作的必由之路,管理方法、手段的落后,直接影响文件和档案质量,只有实现文档管理现代化,才能有效地加以解决.要把握现代化管理技能,提高综合素质,传统的档案管理主要依靠人来完成,在信息社会中,人对档案的管理主要是依靠信息技术,但人文管理在其中也起着极其重要的核心作用,信息技术终归只是工具及方法,究其原因有：一是人是信息的生产者、组织者、利用者及信息资源的管理者和决策者,人在档案信息的管理中起决定性的作用；二是信息技术只是信息资源管理的工具.有许多问题,如档案信息资源的完整性、信息资源的供给.所以,档案管理人员要结合本岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,更要注重计算机知识、信息技术学习,努力使自己成为综合型文档管理人才.纸质档案的整理工作繁琐,劳动强度大.而利用计算机整理文件,则可以收到事半功倍的效果.

2应用办公自动化后文书档案管理的优点

2.1办公效率大幅提高,文件和文字信息得到充分交流与共享

在以往传统纸质文件的管理,将文件与档案管理分成两步：第一步即由文秘部门完成文件的生成、收文的处理、文档的预立卷及移交档案部门；第二步即由档案部门完成档案的保管、查阅及提供利用.手工劳动不仅劳动强度大,而且由于重复性劳动多,使人易疲劳、疏忽等,容易造成文件整理缺漏而导致档案的不完整,还造成文件和信息查找困难.最突出的弱点就是办公效率低下,这与当今飞速发展的经济时代的快节奏是格格不入的.在使用计算机软件处理后,使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递,都变得简单易行.在纸质文件管理环境中,除了普发文件外,大量的文件（档案）都是“孤本”,即使存在副本或文件汇编,其数量也很有限.这不仅加大了保存上的风险,而且也给利用带来了诸多不便,利用者的人数、利用的时间与地点都受到了限制.传统的纸质文件可以说是一种聚集在固定场所、固定时间内为有限的利用者所用的“有形的资源”.而在电子环境下,这种“有形”的观念被打破,同一份文件,可以为众多需要它的利用者所“共享”.并且通过网络这个平台,了解其他档案工作部门概况、工作重点和最新、最快的档案管理信息动态.

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2.2文件保存的稳定性,传递的速度和安全性

与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长的多.电子文件的复用性远远优越于其他载体形式的文件,这是由数字信息利用的无损性决定的,重复利用不会导致文件本身的老化.将其与记录在纸载体上的信息作比较,随着利用次数的增多,载体的损伤程度和字迹老化的程度也会不断增加；而一份电子文件无论多少次显示在计算机屏幕上或是打印到纸张上,其信息都不会受到任何损失和破坏,正当的利用活动不会对电子文件的信息寿命产生丝毫损伤,而其“原件”仍保存在磁带、磁盘或光盘中,也不受损失和破坏,对于利用频繁和用量较大的档案（如图纸）,特别有益于原件的保护.在日常公文办理过程中,办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生,直接通过网络工具进行传递,大大提高了文件传递的安全性和时间性.

3改革措施和解决办法探讨

针对在文书档案管理信息的电子化应用中出现的实际问题,提出以下举措：（1）针对安全性问题,在文书档案传输的网络中设置隔离带.通过这个隔离,文书档案只能在某一范围的局部网络内传输,带防止文件流向外网.设备的配备,各单位可根据自己业务范围的大小和工作量的多少来配备,可多可少,条件充许的可一次到位,配好配足.条件不充许的可先满足正常工作的基本要求.（2）针对人员素质低的现象,要加强工作人员的教育培训.培训过程中,同时也是宣传和统一认识、统一作法的过程.对档案管理人员不但要培训,提高他们的管理水平和业务能力.对形成人员也要培训,使他们明确管理要求,以做好本职工作,对档案管理人员的培训,还要进行计算机知识和应用软件的培训,进行相关知识专业知识的培训.否则,形成人员应用软件形