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摘 要：本文在分析档案管理现代化的含义的基础上,剖析了档案管理现代化的具体体现形式,并客观地提出了相应的措施.从而认清档案管理现代化的趋向,努力学习微机使用、管理知识,以实现档案管理规范化.

关 键 词：档案管理现代化探讨

在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇敢探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映单位整体发展状况和经营成果.

一、档案管理现代化的含义

档案工作现代化,是要树立先进的管理思想,学习科学的管理理论,继而采用与之相适应的组织机构、组织行、管理方法和手段,以达到预期目的面对我国档案事业建设与发展的新形势、新任务,必须树立依靠科技进步和科技管理的概念.档案信息化,建设是项耗资巨、复杂的系统工程,必须明确目标,抓住机遇,加强协调,统一建设,重视培养一支高素质的档案管理人员队伍,确保档案资源的安全和保密,以实现档案信息化,推动档案工作的改革.

在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作.在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理.用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作.

二、档案管理现代化的形式

1.档案管理将实现无纸化、虚拟化

随着计算机技术的普及和网络的不断延伸,无纸化办公将变为现实,传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革.无纸化办公和自动化已成为当今的发展趋势.文件可以通过网上收发,报告可以通过网上传输.这样既简化了文件收发过程中的手续,又使文件的传递更加安全、快捷.这是科技发展给办公自动化带来的变革,同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战.

2.档案管理将实现缩微化、数字化

所谓档案信息数字化,就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为1、0代码,变成电子文件.实行档案信息数字化后,可通过计算机进行智能化检索,检索速度快、范围广.这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力,克服了档案管理过程中的诸多矛盾.特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用,对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消化,能有效地进行技术处理,使原始面貌还原.

3.档案管理将实现信息化、网络化

我国于1999年就建立了安全电子邮件认证站,为电子文件提供认证服务.这一技术的发展应用,为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证.网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性.一是传播速度快,二是传播范围广,三是传播不走样,四是传播成本低,这已被全世界广泛认同.随着电子文件和网络建设的逐步完善,人们信息共存共享,资源充分利用的局面将形成,遥遥两相识,天涯若比邻将不再是梦想.档案管理也必将随着这一技术的发展而发展.

4.档案管理将实现多元化、智能化

现在新的管理模式下,将实现文档一体化,所有的档案信息都会被计算机自动接收,并按照设定的程序自动地进行分类归档.人们要求查阅档案,只要说一句话或者用手轻轻触摸一下指示屏,档案信息就会不远万里,远涉重洋地展现在你的面前.实现档案管理自动化、智能化,不仅使传统的靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅的档案管理模式成为历史,使广大档案工作者从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来,而且能有效地发挥档案信息服务社会的功能,展现档案的自身价值,提高档案工作者的社会地位.

5.档案管理将实现社会化、市场化

随着档案管理现代化步伐的加快,档案管理必将进入社会化、市场化.其一,档案资源实行市场化管理,有利于档案共存共享的实现.其二,档案资源实行市场化管理,有利于档案的开发利用.其三,档案资源实行市场化管理,有利于档案事业的健康发展.随着国家政治体制改革的不断深化和经济市场化步伐的不断加快,社会各界对档案经济资源的依赖程度也将不断提升.

三、实现档案管理现代化的措施

1.加强标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础.档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的.信息时代,档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资料的共享等,都需要通过制定和建立各类档案管理标准,形成档案管理标准体系,只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现,遵循标准,推进标准.

2.实现管理现代化

增强档案管理现代化意识,管理理念现代化是档案管理现代化的灵魂.档案管理人员如果没有这种管理现代化的意识,就会大大影响档案现代化的发展步伐.在现代化进程中,档案管理工作人员要树立科学实践观,依靠先进的科技手段,前沿的管理方法,切实改变轻利用、等客上门、封闭保守等观念,实现主动式服务、开放式服务.引进现代管理的理论和方法,使档案管理从经验管理向科学管理和现代管理迈进.

3.加快复合型人才培养

加强继续教育培训,采用多种形式、实施全方位的培训,优化档案现代化管理人员的知识结构,培育现代化管理急需的技术操作、维修及科学管理人才.在档案管理现代化的进程中,档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质,还应具备做好现有工作所需的智力、知识结构及现代化管理能力.

4.强化管理意识,加大投入力度

关心和支持档案管理现代化工作,投入大量资金和精力配置设备,培养人才,把档案现代化管理纳入单位的工作计划,作为单位工作中要达标的内容对其进行考核.领导要重视和加强档案管理工作的交流与合作,发挥各自优势,弥补档案现代化管理上的差异,从而提高档案的现代

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四、结论

综上所述,档案管理的现代化只有坚持与时俱进,才能适应新形势的需要,开创档案管理工作的新局面.科学规范的档案管理可以不断地提升单位的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献.展望未来,机遇和挑战并存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理之路,一定会使得档案管理现代化更加科学化、规范化.

参考文献

[1]李喜梅,浅谈档案管理现代化[J].中州煤炭,2007（5）.

[2]刘淑华,档案管理现代化的现状与对策[J].甘肃广播大学学报,2002（12）.

[3]徐雁,浅析档案管理现代化[J].开封教育学院学报,2009（3）.

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