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RobertCorra拥有7台不同的Mac电脑,1台AppleTV,当然也少不了随身携带iPhone和iPad.
作为洛杉矶专业服务公司LACGroup(.lac-group.)的首席运营官,他并不介意浑身上下挂满高科技的玩意儿,但有时也会因此而感到苦恼,而电子邮件尤为让他苦不堪言.他估计自己每天都会收到500封邮件,公司的收件箱里则至少塞着5000封邮件.邮件太多,而有用的太少.
Robert说：这真让人崩溃,就算我根本看都不看就删除邮件,也得花很长时间.
于是Robert带领他的公司努力摆脱电子邮件的困扰,他们要解决的不仅仅是单封邮件,而是电子邮件本身带来的问题.近几个月来,LACGroup正尝试用电子邮件的替代品交流和分享信息,例如Google+(.google./+)等公共社交网络以及37signalsBasecamp(basecamphq.)等项目管理软件,还有包括SalesforceChatter(chatter.)在内的私人网络.
Robert说：我未来一年内的计划就是让大家远离电子邮件.我认为电子邮件太落伍了,它让我没有存在感.
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Robert并不是一个人在战斗.去年,法国公司Atos(.atos.)因为完全禁止公司内部邮件而登上新闻头条.另外80后的员工也证明了电子邮件的无用：今年3月,PewResearchCenter报告称63%的年轻人每天收发短信,但只有6%的人会每天收发邮件.(macworld./7781)
不用电子邮件行吗?为了找到答案,我们调查了一些圈内的公司和工作人员,他们已经部分或者全部放弃使用电子邮件.这些开拓者们将视频会议、聊天以及社交网络融合在一起提出了解决方案,目的是减轻负担,专注于生产力,甚至仅仅是为了给员工创造可自由支配的时间和空间.而这些方案有的来自公司上层,有的则来自基层,而且大部分的解决方案需要依赖iPhone和iPad才能成为现实.我们将在以下内容详细为读者介绍这些解决方案.
从零开始开发电子邮件替代品
一些公司创建了内部系统,从而越来越少地依赖电子邮件.这种系统很大程度上要依赖社交网络的某些功能,才能确保对的人在对的时间里接收到对的信息.
就像有了监控器大家对Facebook或Twitter了如指掌,而且现在还有了iPad来帮忙.正是受到它们的启发,加拿大数字营销公司KlickHealth(.klick.)找到了减轻员工收发电子邮件压力的方法.
“我们认为可以通过更好的办法来组织工作,更有效的方式让人们获得信息.”Klick公司CEOLeeromSegal说.他将Facebook比作思想交流的一个案例,Facebook是让人们融入谈话中的一种工具,同时互相交流还能延伸出很多人们可能会觉得有用的其他信息.
基于这种理念,Klick公司于8年前创建了Genome—一个融合了社交网络和老式任务管理软件的公司局域网系统.Genome的界面类似Twitter,分成三部分,员工可以将信息发布在右边栏里,公司财报和其他商业信息则依次发布在左边栏里.中间大部分区域则供员工开始“tickets”,tickets指的是从头到尾跟踪并监控一个工作项目（参见“跟踪项目”）.员工们人手一台iPad,在家或外出时都能收到最新消息.
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Segal指出,Genome最大的好处在于它灵活机动.如果一名员工首次开始某个工作任务,Genome会推荐有经验的员工帮助他,或者提供一系列相关资源供他参考.当某个任务卡壳时,或两名员工为此正争得面红耳赤时,Genome会立即“注意”到这一点,并通知领导进行调节.
Segal说,“Genome就像个监控器,在管理员工时,它能够找到最容易进入并调节的时刻.”
Segal也表示,Klick正在努力避免Genome重复电子邮件的老路,给用户带来诸多不便.这需要有人一直跟踪并监控Genome的发展情况.所以公司派出了一个十人小组设计并开发Genome,如果Genome达不到预期效果,公司也并不害怕砍掉其中的某些功能.
Segal说：“我们称Genome为数字进化论,如果它不能节约人们的时间,就没有价值.”
美容连锁店的高招Klick使用Genome将员工们联系在一起,而Seva(.sevabeauty.)则采用完全不同的方法.Seva是一家开在沃尔玛里的美容连锁店,目前在美国九个州都有分店.它以iPad2为基础,将客户信息和即时消息以及FaceTime视频融入到店内管理工作中.这样一来,经理可以实时监管员工的工作情况和美发店的店内情况.
没有iPad之前,Seva店面还很小,员工们通过个人电子邮件交流.随着Seva开始扩张店面,高管们决定将美容院和客户、管理人员和员工以及总部和连锁店之间的交流集合在一起,高管们希望信息的交换速度比发送邮件更快.
Seva联合创始人VasManiatis说：“我们需要充满活力的东西,这需要我们拥有实时传送的信息,店内需要,店外也需要.”
每一家店里都有至少两台iPad.一台让客户登录,如果客户来的时候店里正好很忙,他可以先去沃尔玛购物,等到有空位时,iPad会发信息到客户的手机上.而对于店内经理来说,他们即使不在店里,也能通过FaceTime监管员工的工作情况,还能发送即时消息为员工提供帮助.
Maniatis说,“加盟店可以和总部之间交流,可以监管店内情况,还能实时地和客户交流.”
现在,经理们可以通过这个新系统监管员工并提供及时帮助,而不用像以前一样来回发送邮件了.比如说,有一次芝加哥的高管们发现一家马里兰的新店表现不佳,和其他店比起来,这家店的回头客不多.高管们通过FaceTime查看了这家店内员工的工作方法,然后给出指导,让这家店的回头客很快又多了起来.
Maniatis说：“问题会突然冒出来,可能就在此时此刻.但我们能在芝加哥立即评估员工的表现,而用的只不过是简单的台式电脑和iPad.”
他还说,电子邮件无法满足高管们实时监控员工并提供指导的意愿.公司现在几乎只用电子邮件通知顾客已有预约.
附加的好处是员工可以专心自己的工作,不会因时不时检查电子邮件而分心.
社交媒体成为帮手
某些公司在创建自己的工具,但另一些公司发现可以利用现成的新技术来管理内部通信.
无障碍沟通例如,基于网络的Socialtext(.socialtext.),起步价为50用户每年5000美元,Socialtext告诉有购买意向的买家能够根据公司的规模进行“扩展”.这个平台有点像WordPress博客,也可以被修改,各个公司可以通过一个“主题编辑器”设置自己公司的商标和颜色.
金融服务公司TheMotleyFool(.fool.),将它的Socialtext主题版本称作为“Jingle”.页面的左栏是公司内部网的信息例如公司福利等；中间部分是Facebook风格的员工帖子；右栏则是公司管理层发布的视频及“重要新闻”.
管理人员说,电子邮件中充斥了太多闲言碎语,例如给全公司发送关于生日或下班后聚会的信息,这样使得不想关注此类信息的人的里也往往塞满了此类邮件,所以公司才开始使用Socialtext,创建了Jingle.
高层领导最终决定需要进行改变,TheMotleyFool的创意服务部门副总裁JebBishop说道：“领导们厌烦了从一大堆无关邮件中找真正有用的东西,这使得我们看起来像个八卦公司.”
Jingle能够有效阻止此类邮件,它允许员工们将自己分成不同的“亲密群组”,类似于Facebook的群体功能,可以
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