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[摘 要]在科技日新月异的今天,ERP系统已经日益成为企业掌握自身和供应商的资源,及时地了解企业的运行情况,对市场变化及时地做出反应的一个有效工具.物资采购和销售是企业资金、成本管理中极其重要的环节,也是ERP系统所需要的信息来源和所反应的结果输出的管理部门,ERP是现代企业管理的重要手段之一.对于中小企业并不十分完善的管理体系而言,更有着重要的作用.该文介绍了我企业采购管理模块的开发方案,给出了系统的总体结构及功能模块设计思路.
[关 键 词]ERP系统采购管理中小型企业
1.采购管理模块的功能需求
1.1.采购管理模块
(1)采购申请单：包括各部门和生产分厂所需的办公用品、设备、备品备件和生产所需的材料,物资采购申请单流程审批控制节点包括“需求部门领导”、“供应部领导”、“主管领导”等.
(2)采购订单：主要是来自各部门、生产分厂提交的采购申请单,采购执行部门由各分子公司供应部、生产部、部分业务单位,市场部也有特定物品采购业务,各自负责对应采购业务.采购订单包含的信息有（采购订单号、供应商、物料名称、物料数量、物料单价、交货日期、交货地点、备注等）.
(3)采购验收：根据采购订单的条件选择验收内容.
(4)采购付款：与采购收货对应,按照收到货品要求,需要给供应商一定的金额.付款过程中有应付和预付两种类型,选定其中一种即可付款.在付款过程中还涉及（付款金额、币别、汇率、发票号、付款方式、付款来源、采购业务员、备注）,根据实际情况、选择其中任何一个组合方式来完成付款.该功能记录在财务管理模块处实现.
(5)采购退货：采购物品不合格或由于单据做错等原因退回时,要填写的单据.
2.采购和管理模块分析
2.1采购管理子模块分析
2.1.1流程分析
采购管理,其目的是为了确保销售订单的完成,按需求计划,以合理的数量、准确地实践、较小的成本完成生产物料采购,实现完善的企业物资供应管理.其所涉及的业务包括：采购计划、采购订单、进料检验、仓库收料、供应商管理、价格及供货信息管理等,其中的采购付款设计在财务模块中实现.数据的输入是部门的需求之后得到的生产计划单,输出的是面向库存的采购入库的采购验收单,和面向生产计划安排的采购订单.
(1)具体业务处理流程如图1.
(2)数据流程分析：
2.1.2采购管理子模块的目标和功能分析(1)在上述分析的基础上,制订该子模块的目标如下：
①及时收集并编制物资申请单,按照审批流审批.
②及时根据采购申请编制采购单；按照采购环节中出现的流程形成各种单据,包括采购订单、采购到货、采购付款、采购退货等操作；
③及时提供各种查询信息；
④定期形成采购以及货款记录,以便财务统计；
⑤及时、真实记录采购管理中各种档案
(2)根据子模块的目标,确定子模块的基本功能如下：
①采购订单管理单元
采购订单管理单元主要实现：根据部门的生产需要,生成采购申请单以及采购订单.输入生成记录,包括采购订单号、下单时间、产品型号、数量等.利用代码和名称的关联性辅助用户录入数据.
②采购退货管理单元
在商品采购过程中,因为商品质量问题,可能会发生采购退货.采购退货主要实现：正确地修改商品库存、合计往来账.输入生成记录,内容包括退货单号、退货时间、采购单号以及退货原因.
③采购验收管理单元
采
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④查询单元
查询单元主要实现：能够进行采购订单、采购退货单、采购验收单的查询.能够实现各个单据的报表打印.在预期的设计的界面中,当用户在操作界面中录入数据时,例如采购部门、商品代码、商品名称等信息时,在录入过程中会以列表形式出现相关数据,用户双击列表中的数据时,这些数据会自动显示在表格中.
3.采购和管理模块设计
3.1“采购管理子模块”子模块使用的窗体、数据库和表“采购管理”子模块的功能结构参见操作界面主菜单的各功能选项.该子模块使用的窗体、数据库及表的关系.
采购管理子模块所使用的数据库是ORACLE10g系统.查询和功能在每个单元里面已经设计了,因而取消了原查询单元.
3.1.1采购申请单输入
采购申请单是根据部门的生成需要所生成的,在设计中,采购申请单需要经过审批,即通过审批按钮来实现对申请的审批,这是生成采购单的必须条件.
3.1.2采购单输入
采购单需要经过申请单的审批才能产生,如果没有通过审批的申请单号是无法产生采购单的保存的,保证每次采购信息都是通过检验的.在操作中要经过对采购单编号的检验,以及申请单编号的检验,只有符合采购单编号唯一和申请单审批通过的情况下才能够获得保存按钮,从而保存生成采购单.这是借助两个参数条件来实现的,例如,设A经过审批,我们设一个数M等于1,然后设B是唯一的,我们设一个数N等于1,也就是当M,N,都为1时,成立,否则都不成立.通过查询申请单的数据表可以得到是否审批的值,查询采购单的数据表可以得到唯一性的值,通过比较,能够实现.
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3.1.3采购验收单输入
采购验收单是在采购物品到达后根据物料在设置中的规定进行检验,为入库单提供数据,以及作为不合格品生成采购退货单的依据.采购验收单记录验收合格的物料代码、物料名称和数量,传递到入库单,而根据采购数和实收数的区别来确定采购退货单的物料代码、名称和数量.
3.1.4采购退货单输入
采购退货单在采购验收单生成之后,根据验收检验的结果来决定是否需要退货,如果需要退货,则生成相应的数据储存表,可以为以后添加供应商管理中信用度和等级评定单元提供依据,并且可以作为新的采购申请单..
4.总结
对于ERP系统的设计和实施,不同的人会有不同的见解.在设计中,数据间的相互关联和处理是主要的内容,应该从企业的实际情况进行调查和研究,进行设计和处理各个方面的数据.本文介绍了一个针对中小型企业采购管理模块的开发方案,给出了系统的总体结构及功能模块设计思路,并给出了实现结果.可以提供给企业,实现企业的自身的需求,或为企业实现自身的信息化提供参考.
参考文献：
[1]刘菲．计算机管理在图书馆的应用探讨[J]．计算机工程应用技术,2011.
[2]徐芳曾德高现代企业采购管理[J],物流科技,2008
[3]蔡丽丽基于供应链的采购建模与优化策略研究[D]东华大学2008
这篇论文来源:http://www.sxsky.net/benkelunwen/060318904.html
[4]胡艳眷基于ERP的采购管理机制变革研究[J]企业经济2010
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