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要促进档案信息化管理,除了要有先进的计算机及高效的配套设施以外,还要加强信息意识和信息观念,变静态档案信息为动态信息,搞好信息资源的开发和利用,同时,要重档案信息的继承性,通过现代信息处理技术,对现有的各种档案进行数字化处理和存储,加强档案目录、档案全文及多媒体等数据库的建设,从而促进档案信息化建设的进程.

1.档案及档案信息化的涵义

档案是指过去或现在的单位各部门及员工从事业务经营、企业管理和公关等活动时产生的对企业有保存价值的各种文字、图象、帐册及技术资料等不同形式的原始历史记录,它是一种信息,也是一个企业的宝贵财产.

而档案信息化则是指在传统的纸质室藏档案的基础上,不改变纸质档案的内容和信息,而仅仅对其自身的内容及存在形式进行符合信息转变原则的改变,即信息化处置,使档案信息社会化,以实现档案资源的共享,它包括两个方面的内容,一是狭义上的信息化,即档案自身内容的信息化,一是广义上的信息化,即档案信息与政治、经济、文化等方面的信息进行融合后的信息化,所以,档案信息化建设就是要在先进的科技条件下,一面促进档案自身信息进入社会传播系统,一面将档案中的信息与社会其他信息相结合,有效的服务于社会,这两个方面是相辅相成的,共同促进着社会各信息的融汇,从而形成另一种信息,即档案的信息化.

2.档案信息化建设的意义

档案管理的信息化可以给工程企业带来极大的收益:

2.1对管理人员的意义

在实施档案管理信息化后,对于施工企业的管理人员来说意义重大,首先,档案管理不再费时费力,数据等只需录入一次便可多次利用,提高了工作效率,其次,档案管理信息化后,档案的检索与查询变得方便快捷,极大的减轻了工作人员的负担,最后,档案管理信息化后,档案的查借阅工作由计算机管理,使其查借阅工作变得方便可控.

2.2对职能部门的意义

在实施档案管理信息化后,对于施工企业的各部门来说也有十分重要的意义,首先,可以提高整个部门的工作效率,其次,可以提升整个部门的技术水平,第三,可以有效的进行档案的收集和编制工作,最后,可以有效的为企业决策和科研服务.

2.3对企业的意义

在实施档案管理信息化后,对于整个施工企业来说,意义显而易见,首先,可以使企业更好地收集和管理档案,其次,方便多次利用档案,提高利用率,第三,可以有效的解决档案的磨损和破坏问题,第四,可以形成较为完成的信息网络,构建信息资源库,最后,可以有效的提高员工的工作效率.

3.实施双向管理模式的方法和过程

首先,要提高纸质档案管理的标准化、规范化,以推进信息自动化系统的建设.档案信息自动化的现状是纸质档案的标准化、规范化滞后和系统应用软件的多和乱,这些都影响了系统整体水平的提高,如果能将这些问题解决,那信息自动化系统建设将在思想上取得飞跃,将使我们的观察视野从计算机扩大到整个信息管理,而且这一认识的转变给了我们启示,即档案信息自动化的内涵包括档案工作中的各个方面,其中首先就是纸质档案的规范化和标准化的建立和真正实施,要想推进系统的信息自动化,就必须严把纸质档案的质量关,掌握好两者相辅相成和辨证的关系.

其次,自动化建设要着眼于提高纸质档案系统的整体水平.根据系统论思想和集成化要求,档案信息自动化建设必须着眼于整个系统,组成系统的纵向和横向中的各个节点都应达到一定水平,以提高系统的综合能力.当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的,这就要求我们对纸质档案进行综合的归类和编排,从而提高系统的整体水平.

第三,在纸质档案的基础上,有重点的抓好数据库建设.目前档案信息自动化系统从总体上看仍然处于从文件处理到信息管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库的建设.开发和建设数据库是国家档案信息管理的基础和核心,是工程的主体,它是一项长期的任务,必须经过由高到低、由单个到群体的循序渐进的过程.其中最重要的就是领导重视、统一认识、面向应用、建立“活库”,以利用频率和使用效率来考核,因此,必须在纸质档案的基础上,有重点抓好数据库的建设.

第四,实事求是的改进管理体制.集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术也不例外.目前我国档案信息自动化管理体制,存在统一管理不力和使用不方便的问题,只要我们从这一实际出发,取消长期以来档案部门的“硬任务”集中于一个部门方式,在系统的基础上再建立一个内部的信息系统,例如,企业中的每个单位都建立自己的局域网,再对局域网进行连网,并派专门的技术人员进行管理,从而加强整个系统的管理体制.

第五,重视人才的培养和管理.推进档案信息自动化的关键是人才.档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高.因此,我们只有引进人才,对其进行系统的、综合的培养,改变人才管理的机制,以人为本,进行开放式的人文管理,才能为推进工程档案的双向管理模式提供坚实的基础.

4.促进档案信息化建设的几点建议

4.1加强档案工作人员的意识

档案意识在档案信息化建设中有很大的作用,将成为档案信息化建设的基本推动力,而档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性决定信息化建设的成败,只有让档案工作人员在思想上高度树立档案信息的意识,深刻认识到档案信息化建设的重要性和普及型,他们才会具有强烈的使命感和责任心,才会主动关心档案信息化建设事业,才会认真做好信息化过程中的各项工作,从而促使档案信息化建设的进程.

4.2提高档案信息化的技术水平

首先,要配备先进而高效的软件设施和硬件设备,为提高档案信息化建设的技术水平提供可靠保障,其次,要加快档案中心目录及全文的数字化,我们要从信息源头抓起,建立统一的数据格式标准,实施纸质档案和数字档案的“双向”工作模式,以加快档案信息数字化的进程,最后,要根据档案信息使用者在网上的身份验证,对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限,以保网上信息的安全.

4.3提高档案信息管理的水平

我们要根据自身档案的特点,选取适合的档案管理软件,有计划、有重点地进行录入,认真做好电子档案的管理工作,档案的信息化建设,需要科学的档案管理软件作为支撑,合适的档案管理软件,不但可以科学、高效的管理电子文件,而且还能形成对企业和社会的有益积累,所以,我们要不断的改进档案管理软件,使其集多效功能于一身,以提高档案工作的质量和效率.

5.对管理人员的要求

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总之,无论是传统的管理模式,还是信息自动化的管理模式,我们的目的就是提高工程单位档案管理的综合水平,继而达到随点随到、随到随查、随查随登、随登随记管理模式

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