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电大是成人高等教育的摇篮,是我国最早的远程教育机构.电大办学宗旨是为地方经济建设培养全面的应用型人才,特别是动手能力的培养,要培养既具有基础理论知识,又掌握专业知识的合格人才.以浙江广播电视大学为例,现形成了以开放教育为主体、多元办学、多种教育类型协调发展的现代远程开放大学的模式.由省电大校本级、10所市级电大（宁波除外）、59所县级电大、11所直属学院（分校、教学点）构成的办学网络（人网）,并建成了覆盖全省各市县的卫星电视网（天网）和基于互联网和宽带专用网现代远程教育系统（地网）,三网相互结合、互为补充.学校还建成了“浙江电大在线学习平台”和数字图书馆、远程开放实验室“一主两辅”的三大学习支持服务平台.
众所周知,教学工作是各级电大的首要任务,而教学管理更是学校管理的重中之重.在教学管理中,电大各教学学院的教学秘书既是教学工作的管理者,同时又是教学管理的执行者,在学院的教学管理中作用不容小觑.近些年来,中央电大开放教育的升温和各省招生规模的不断扩大,如浙江广播电视大学文法学院开设的行政管理专业全省每年的招生量均接近9000人,这就对教学管理工作的实效性提出了更高的要求.为了维持良好的教学秩序,保证和稳定教学质量,教学秘书的工作出现了新的挑战.
1电大教学秘书的职能
1.1电大教学管理中的基本职能
电大各教学学院的教学秘书协助教务处、学院领导以及教研室主任做好学院和各专业教研室的教学管理工作.贯彻、传达、执行上级教学方针和指令,及时将精神认真领会并落实到具体工作中；做好每学期开放教育、成人专科、自考专业等教学计划的整理和校对工作；同时协助学院领导和教研室主任做好日常教学管理工作,如协助组织教学检查、参与教学检查中事故原因的查明、协助教务处组织考试命题、征订发放教材,参加有关教学教研活动、组织毕业论文抽查及终审等工作的相关事宜等.同时还要妥善保管好不同时期的教学计划、专业规则、学生成绩档案、教师工作量、酬金发放、教改和科研立项、获奖等相关资料,做到资料分类归档,心中一目了然.
1.2在电大教学活动过程中的贯彻执行任务的职能
首先,要深刻领会中央电大和学校所制订的各项方针、政策以及下发的各类文件的内涵和意义；其次,在平时工作中充分领会领导意图,将自己的工作思路和工作方法贯彻到实际工作中去；再次要对学院各专业的专业规则和课程设置非常熟悉,掌握每位教师的任课情况和相关教改科研信息；最后要对本学院所有专业设置的教学活动过程了然于心.
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1.3在电大教学档案管理中的职能
电大的教学管理部门分工明确,教务部门协调指导各教学学院的教学管理工作,将学校和中央电大的精神下达到学院或教学秘书处,教学秘书的职能需要规范、科学地实施档案管理工作.在信息技术高速发展的今天,教学档案管理应充分运用信息化技术,使档案管理规范化和信息化.电大教学档案的信息主要来自：教学计划、专业规则、课程设置、教学大纲、教学实施方案、教改资料、科研资料、已发表的教师科研论文、学生平时成绩表、毕业论文成绩表等,教学秘书应全面掌握这些信息,并分类存储,以供学院日常查询或进行决策时借鉴的需要.所有的这些信息都必需经过教学秘书的收集、整理、统计、存档,为将来的教学管理提供真实可靠的依据,这种信息化的职能在今后教学秘书的职业生涯中发挥越来越重要的作用.
1.4在电大人际交往中的重要职能
教学秘书一言一行其实在对外工作上代表着一个学院的整体形象,因此,教学秘书在待人接物和人际关系交往中要谨言慎行；在学院里,教学秘书应该力所能及地创造良好的工作氛围,首先,要创造良好的办公室氛围,由于是敞开式的办公环境,公共区域范围就相对比较多,教学秘书应该义不容辞的承担起保持这些区域整洁的职责,这也是衡量教学秘书是否具有奉献精神的标准之一.其次,电大是一个大家庭,是一个自上而下的系统,在与校本部乃至全省各地、市电大的人际交往中,教学秘书每天要接触各式各样的人,包括学校领导、学院领导、教师、教务处工作人员、各级电大的教务管理人员等,只有善于沟通,表达准确才能让人产生信赖,容易接近,工作效率也会提高.再次,教学秘书必须有乐于助人和勇于奉献的精神,大事有原则,小事不斤斤计较,把每一件与工作有关的事情都当作自己的事情来对待,以服务教师和学生为一切工作的宗旨,这才是教学秘书成功的必备条件.
2电大教学秘书的作用
2.1电大教学秘书在教学管理中的桥梁和纽带的作用
教学秘书既是学院领导的助手,也是学院制度的执行者.教学秘书经常与学院领导、教师、学生直接接触,把领导的决策向下传递,把教师和学生的意见向上反馈.在他们之间起到承上启下、上传下达的桥梁和纽带的作用.因此教学秘书个人素质及其工作态度、工作效率都将直接影响教学工作的组织和实施.如果教学秘书在教学管理工作中失职,将会导致教学工作的脱节,使教学管理工作产生混乱局面,严重的出现工作偏差,引发教学事故.
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2.2电大教学秘书在贯彻和执行任务过程中起到的作用
教学秘书除了做好自己的本职工作外,同时还要有高度的责任心和使命感.在工作中注重实效,想教学之所想、急教学之所急,把现有的工作和即将开展的工作安排妥当.电大的教学秘书直接管理着计算、审核教师工作量和工作业绩、收集考试命题、审核毕业生论文成绩、计算核发阅卷酬金等重要工作,因此要求教学秘书必须思想过硬,无私公正、严守机密.教务处对学校的教学组织和实施,大部分是通过教学秘书下达、执行和反馈的,在浙江广播电视大学,学校其他教学管理部门
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2.3协助学院领导完成电大教学档案收集与建立作用
所谓教学档案,是指学院在教学、科研究等活动中直接形成的、对电大对学院具有保存和参考价值的、系统整理了的各种文字、图表、声像及机要材料等不同形式、不同载体的历史真实记录的总体.学院教学档案的完整性、可借鉴性是反映电大教学和管理水平的重要标志之一.学院教学档案管理包括：收集、整理、统计、归档、存放等环节.教学秘书要学会做有心人,在平时工作中要有强烈的档案意识,运用先进的信息化技术,进行科学规范的整理,使教学档案成为学院领导决策的信息源泉与组织教学、开展教研活动不可缺少的依据和参考资料.
2.4电大“美容师”和“礼仪师”的作用
一个优秀的教学秘书要善于创造一种和谐、舒畅的工作环境,在交际交往和教学管理工作中要表现出应有的礼仪素质.因为教学秘书从某种意义上说代表一个学院的整体形象,是一个学院管理水平的象征.教学秘书做的是具体的事务性工作,既是教学管理工作的策划者,也是实践者.学院的教学秘书工作在教学一线,身处师生中间,与教师接触最多,一个好的教学秘书除了做好学院领导的助手外,还是各个教师的教学后勤服务者,与教师交流教学工作中的问题,解决工作中的困难.教学秘书的所作所为处处体现学院整体的缩影,因此教学秘书的个人努力和辛勤工作对学院的教学管理起到了举足轻重的作用.
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