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（西南记者熊小茜）有中国新华书店IPO第一股之称的新华文轩,是如何疏通新体制的“血脉”和“神经”,集中优势资源,突破信息瓶颈,使之成为生机勃勃的有机体的?

2007年5月30日,中国新华书店IPO第一股――四川新华文轩连锁股份有限公司（以下简称“新华文轩”）在香港联合交易所正式挂牌上市,新华文轩也由此成为国内首家进入国际资本市场的图书发行业零售企业.这一事件引起业界的广泛关注,在这种关注中,有期待、怀疑,也有观望及祝福.作为在全国拥有25个分销连锁网络、210个直营零售网点的大型企业,如何疏通新体制的“血脉”和“神经”,集中优势资源,突破信息瓶颈,使之成为生机勃勃的有机体?带着一探究竟的念头,记者特意采访了新华文轩的信息中心主任邹健.

ERP选型

21世纪初期,业务整合成为各个行业的发展趋势.如何引进业务信息系统,与管理实现无缝连接,使公司信息化全面整合,成为新华文轩当时着重考虑的因素.上ERP系统的想法也在当时越来越强烈地刺激着邹健.随着公司业务的发展壮大,2004年10月,新华文轩正式将建设ERP系统提上议事日程.

邹健首先带领信息中心的同事对新华文轩的业务流程、需求做一一梳理,接下来才是ERP选型.邹健称前期的梳理与选型是较漫长的过程.新华文轩的信息化建设采用的是甲方咨询的方式,早在ERP建设前,就聘请国内知名的管理咨询公司AMT为顾问,对集团的管理模式、业务流程和IT状况进行了全面调研诊断.邹健说,这一方式有效地促进了公司内部对信息化建设总体目标达成共识,并制定了适应未来竞争的IT应用方案.经过认真严谨的准备、规划、招标和评标的全过程,新华文轩最终选择了SAP公司的ERP系统,并由IBM公司进行全面实施.

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究竟是哪些因素促使新华文轩选择了SAP的ERP系统呢?邹健回答得很简练:“其一,理清自己的需求,明确建设目标、期望达到的效果及考虑能否满足经营发展过程中的各种需求变化,新华文轩当时的期望是找到一套能够与多方业务口径匹配、高度集成的软件.其二,考虑到所选软件未来一段时间的适应能力,提高整个公司的管理经营水平,选择的软件需要具有先进性.其三,作为出版物服务提供商,处在行业的快速转型期,转变的速度在逐年加强,因此应选择成熟的商业化软件,降低实施风险.经过多方考虑协商,具有较强管理实践经验,集科学性、严谨性、指导性于一体的SAP系统成为新华文轩的最终选择.”

涅后的“凤凰行动”

新华文轩将ERP项目命名为“凤凰行动”,其寓意是经过体制、机制“涅”后的新华文轩将如凤凰展翅般向更高、更新处搏击!

在“凤凰行动”实施之时,正值新华文轩全面推进股份制改造、重组业务组织架构,再加之公司营销网点遍布全省,工作难度、涉及面都相对较大.另外,我国新闻出版行业缺乏统一的信息标准、作业标准、技术标准,使项目组在系统开发中面临巨大困难:信息标准方面,缺乏标准、规范的商品信息,如适应商业运作的图书分类不标准、套书的书号和定价不规范等问题,给信息处理和业务操作带来极大的困难,技术标准方面,商品信息、采购信息、销售信息、退货信息、结算信息、库存信息缺乏规范的交换标准,使得书店与出版之间信息不畅,作业标准方面,供应商发货不规范,出版单位不能提供准确的出版物信息等,极大地增加了发行企业的物流成本,造成物流接口复杂、效率低下.

面对重重困难,邹健采取了先上小系统,待运行稳定后再把其他业务系统逐个加入的策略.经过8个月的努力,2005年6月新华文轩的ERP系统第一期工程得以成功上线并高效运转起来.2006年,主要针对总部财务设计的ERP系统第二期工程成功上线.目前,第三期工程已经基本完成,包括整合业务后的采购、物流、教材教辅、零售、分销等网络的统一规划与建设.

ERP系统的建设给新华文轩带来了新的气象,解决了传统的信息管理系统的种种弊端,从业务拓展、零售业务管理、物流管理等方面提高了新华文轩的零售核心竞争力.例如,解决了出版发行领域长期以来业务、财务相互分离、不兼容的局面,减少了人力资源的损耗,实现了数据的及时共享传递,实现了集中采购,所有商品数据都实现了数字化,业务运作效率与效益、组织能力都有大幅提升,物流配送实现了网络管理,仓储系统、作业系统能够紧密配合,加快了作业的拣配速度和发货能力,提高了业务效率.此外,ERP系统的使用还为经营管控工作提供了强大的信息支撑系统,使经营管控费用进一步降低.

邹健欣慰地告诉记者:“系统的成功实施,让全省所有的连锁门店、省外20多家分公司都可通过该系统紧密联系起来,这也为新华文轩在香港上市奠定了基础.”

征途无止境

“仅有ERP还远远不够,信息化的征途是没有止境的.”邹健透露了信息中心下半年的工作计划:将会在商务智能和电子商务两

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邹健介绍说,过去,新华文轩各个事业部的数据都是单独呈现,公司高层难以对业务数据进行宏观掌控.正在加紧建设中的更加智能的数据系统将有助于公司高层和中层加大管理力度,更方便地获取更多的信息资源,从而把握公司的宏观发展方向.

在电子商务功能建设方面,邹健表示,信息中心将从三个层面分步进行.一是增强对供应商的服务功能,建立高效的信息连接通道,对进、销、存、退等环节进行数据的及时传递,二是在销售信息系统建设方面,将进一步加强B2C的业务功能,提供更多会员营销的平台,加强实体书店与虚拟书店之间的有机结合,三是在团体客户销售和服务系统方面,将销售平台的建设放在首位,通过互动交流,吸引更多的团体客户加入进来.此外,还可以通过对采购需求的调查和服务,借助新书发布、客户信息分析、图书卖点分析等手段,为团体客户的开拓和服务提供更有力的支持.

当被记者问到“在参与了众多的系统建设之后,您认为信息化建设过程中什么最重要”时,邹健凭借自己多年的信息化建设管理经验毫不犹豫地回答了两个字――架构.邹健认为,搭建的信息系统如何能够更好地适应商业化运作模式,系统架构起着主要作用.在系统未实施前,应充分考虑业务需求、企业运作模式,按照规划搭建适合的架构.在信息中心,邹健把人员分为两部分,一部分负责开发和管理,一部分负责系统运行管理,这部分人是比业务人员更懂业务的技术人员.在项目实施之前,技术人员需要深入各个部门,加强联系和沟通,对其需求进行透彻分析,做出准确判断后,才构思搭建系统架构.

在新华文轩,技术变革为新体制的成功运转提供了强有力的支撑,为新华文轩的成功上市提供了先决条件.新华文轩通过引进新的技术手段,实现了业务流程再造和管理制度创新,完善了公司的商业模式,使企业的核心竞争力得到加强,并助力新华文轩成为全国出版物市场优秀的出版增值服务运营商.

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