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摘 要档案管理工作是学校工作的重要组成部分,必须客观分析当前中小学档案管理中存在的问题及薄弱环节,针对性地加强中小学档案的管理工作.
关 键 词中小学校档案管理工作问题强化措施
中图分类号：G47文献标识码：A
OnPrimaryandSecondarySchoolFileManagementWork
XUHairong
（JiningNo.1HighSchool,Jining,Shandong272000）
AbstractFilemanagementisanimportantpartofschoolwork,mustbeanobjectiveanalysisofthecurrentprimaryandsecondaryfilemanagementproblemsandweaknessesinatargetedmannertostrengthenthemanagementofprimaryandsecondaryschoolfiles.
Keywordsprimaryandsecondaryschool；filemanagement；work；strengtheningmeasures
中小学校档案是学校在教育活动、教学管理及其他各项工作和活动中直接形成的,具有保存、参考、利用价值的文字、图表和声像等原始载体材料.档案管理工作是中小学校工作的真实写照,它反映了中小学校在各个历史时期的工作和活动情况,在学校工作中起着承前启后的作用.加强中小学校档案管理工作,不仅能确保学校管理与建设、改革与发展,而且为学校工作提供重要&#
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1充分认识做好中小学校档案工作的重要作用
中小学校档案是中小学校在各项管理工作及教学、教研等活动中直接形成的具有查考价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.它涉及面广,包括综合管理、校园文化建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、毕业生工作、教学研究、校园环境建设、校园文化建设等方面的文字材料和声像载体.
中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程,是中小学校重要的信息资源.它既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结,又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件.分析中小学校档案,可以全面掌握中小学校教育教学工作等方面的延革和演变情况,更好地总结学校自身形象和价值观建设的得失、成败,为新的时期学校建设提供借鉴和依据.同时,中小学校档案汇集了中小学校现有的知识成果,记录了中小学校优秀的传统和历年来先进教职员工的事迹,形成特色的教育教学总结,是中小学校成长和奋斗的沉淀和记录,能有效的推动中小学校自身形象和价值观的发展.
2当前中小学校档案工作普遍存在的问题
结合日常工作实践和深入中小学调查研究,当前,中小学档案管理工作中存在以下亟待解决的突出问题：
第一,档案管理意识不强.长期以来,在中小学校教学过程中,上至学校领导下至一线教师,“重教学、轻档案”的意识还相当程度上存在,认为档案工作可有可无.使得档案不能及时归档,档案信息资源开发不足,档案利用率不高.
第二,档案管理人员业务素质不高.一般学校没有设定专职档案管理岗位,或有的学校的档案管理人员是教师兼职或是临时配备的,没有相关的档案管理专业技能,甚至连档案管理上岗前的业务培训都没有,严重制约着学校档案管理工作的发展.
第三,档案管理手段落后.中小学校档案不仅是一种历史资料,更是一种信息资源.因此,如何更为有效地利用这种资源成为中小学校工作发展的关键.目前的学校档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管,没有形成主动对档案资料进行分析、编研,以便有效地提供利用服务的意识,操作上也都是传统的、低效率的手工方式,极少运用计算机及网络技术进行管理,工作上也只是“你查我调”,还处于一种被动的、消极的状态,这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值.
第四,档案管理硬件不全.目前,在不少中小学校都没有专门的档案室,已有的档案室也不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求,容易造成档案缺失或遭受破坏.另一方面,档案保管的设备不够齐全,规格不一,不能满足新时期档案多样化的需要.
第五,档案材料不全.当前,在很多中小学校,普通存在两种现象：一是学校各科室只负责把自己科室自认为有用的材料加以收集整理汇总,档案保管各自为政；二是学校各部门与档案室协调工作严重脱节,档案工作人员没有深入各科室全面收集,各科室教职工贪图一时之便,也没有主动移交手中的档案资源,以致档案错归错放、漏归少归、随意归档,缺失散失现象相当严重.
3做好中小学校档案工作的几点思考
中小学校档案真实客观地记录了中小学校发展的历程,既是一个中小学校长期教学活动中各个方面的实践经验总结,又是促进中小学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件.中小学校必须思想上重视、制度上保证、经费上投入,确保档案的完整性和系统性,使档案更好地服务于教育、教学和教研等工作.
第一,加强领导,增强档案意识.教育主管部门要把档案管理工作作为学校管理工作的一项重要内容,列入日常检查、学期常规考核中.中小学校要切实加强对档案管理工作的领导,至少要确定一名副校长分管此项工作.要经常组织广大教职工认真学习《档案法》,采取举办档案法讲座、开展档案知识竞赛等形式深入档案法律知识的学习和宣传,使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义,促使他们自觉参与学校档案建设,做到学校档案管理与时展同步、与学校各项工作同步,逐步形成一个组织有序、人人参与、全过程管理、规范完整的档案管理工作体系.第二,完善机构,提高管理技能.各中小学不管规模大小,均应选拔一名德才兼备、懂得办学规律和责任心强的同志负责档案管理工作.要有计划地安排档案管理员参加档案管理部门举办的有关培训班,对他们进行系统的档案收集、整理、编目、检索、保管、利用等基本知识及计算机管理业务技能培训,提高工作的自觉性与积极性,逐步做到中小学校档案管理人员专业化、固定化.要专门设立档案室,添购档案管理设施设备,做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施,对学校文书档案、教学档案、业务考核档案、学生档案、基础设备档案、声像档案、财会档案、人事档案进行分别设橱,确保档案材料保管安全、管理规范、利用方便.
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第三,健全制度,规范档案业务工作.要建立档案资料收集的长效机制,把普通收集与定向收集、平时收集与学期终收集结合起来,确保档案资料的完整性和连续性.学校各处组应设兼职档案员,积极配合档案管理员进行资料的收集、整理工作,保证收集渠道畅通,信息灵敏,做到收集过程规范,资料真实齐全.要制定明确的岗位目标责任制,强化协调配合,从而使中小学校各部门重视档案的收集、整理、归档,做档案工作的有心人和参考者.尤其要建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》、《档案管理工作规定》、《档案利用制度》、《档案立卷归档制度》、《档案借阅制度》等工作制度,形成档案管理体系机制,积极推进学校档案管理工作发展.
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第四,努力与校园文化建设相结合.中小学校档案是展示中小学校自身形象和价值观建设成果的重要载体,因此中小学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下,努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围,最大范围反映中小学校的文化风貌.为更好的满足校园文化建设的需要,使档案室的档案信息资源能够通过多种渠道与方式开发和传递给利
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