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公文有关论文范文集,与主题词项目在公文格式中的设立与取消反思相关论文格式
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等系统各自编制使用公文主题词表的做法进行批评,认为其“不仅给标引增加了难度,而且为计算机处理带来了不便”.提出应“编制国家统一主题词表”,并要求“公文主题词表应与档案主题词表具有相通的共性”.[3]宋宁华发表在《中国档案》2000年第8期的文章《公文与档案主题词标引问题》,同样批评公文主题词表编制使用各自为政问题,认为其“造成标引的不统一、不准确、不规范”,并提出公文主题词编制管理由文书部门承担改为档案部门负责的意见.[4]周铭发表在《档案管理》2001年第5期的《公文与档案主题标引制度改革》一文,从公文与档案关系的角度,否定当时的文书部门与档案部门各自编制使用主题词的做法,认为其“导致公文主题标引的成果不能为档案部门直接运用,档案部门不得不将极其有限的人力、物力投入到大量重复性劳动之中”.他建议编制统一的公文与档案主题词表,并提出与前述宋宁华相同的词表管理由档案部门负责的意见.[5]吴修芹在《四川档案》2006年第6期发表的《对公文主题词标引改革的几点思考》一文,从便利公文检索的角度,批评当时规定的公文主题词标引结构,认为“类别词”只是主题词的分类范围,其外延太广,与公文的主题内容没有太大关系,没有独立的检索意义.相反,它会扩大公文的检索范围,增加公文的检索困难,所以应取消.认为“文种词”只是表明公文的特性与使用范围,与公文的主题内容也没有直接关联,“它的外延范围如同类别词一样,也是太广,没有独立的检索意义”.所以,也应取消.为了便利公文检索,该文建议增加标引“类属词”的数量与深度,改变现行“浅标引”的做法.[6]而他发表在《山西档案》2007年第3期的《信息化环境下公文主题词标引的改革》一文,则从信息检索技术发展的角度,认为“利用在公文内容中出现的关 键 词进行检索,其查准、查全率相当高,这就大大弱化了公文主题词作为公文档案重要检索途径的重要性”.并且认为从内容角度考虑,“公文主题词与公文标题具有重复性”,“公文主题词的标引不仅给公文处理人员增加了客观的无价值的劳动,也影响工作效率”.所以,他建议“彻底取消公文主题词的标引”.[7]3主题词在公文格式中从设立到取消反思
自2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布的《党政机关公文处理工作条例》明确公文格式中不设主题词项目后,国内很少有人再发文专门研究公文主题词问题.对于它的被取消,有人私下口头表示,应该如此.有人用“没意思”来表达态度.我的理解,有人说的“没意思”,核心意思是说公文标主题词没用.那既然公文标主题词没用,何以从1985年起中央文件就试标主题词,后有关公文格式文件规定公文必须标主题词,直到2012年被取消,历时近30年?难道中央有关部门2012年以前的该方面规定全是错的?前文提到的刘文森《以“关 键 词”取代“主题词”检索公文信息之我见》一文,认为公文主题词曾起过完善公文检索手段,加快公文运转和公文内容传达速度,为建立电子计算机储存检索文件提供科学途径和加快档案著录工作进度等方面的作用.但由于原标注主题词没有实现预想的便捷检索公文的效用和现在“关 键 词”检索技术可更好地实现公文检索效果,所以主题词项目不应继续在公文格式中设置.[8]参与制定《党政机关公文格式》国家标准的徐成华等在其所著的《GB/T9704-2012<党政机关公文格式>国家标准应用指南》一书中,表达了与上引刘文森文章大体相似的观点.他们也肯定公文格式标注主题词曾有作用,“通过标引主题词,为计算机检索和管理公文提供了方便”.但之所以取消主题词项目,“一是主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节,公文办理过程中不需要主题词.在公文起草时标注主题词增加了公文制作人员的工作量.二是主题词标引存在固有的局限性.由于个人的理解和认识差异,对同一个公文,人工标引的主题词可能存在很大差异.三是信息检索和全文检索技术已经得到快速发展,现在已经出现了自动标引技术,即便在纸质公文中不标引主题词,在将公文数字化后,信息系统也可以自动标引关 键 词,同样实现对公文的信息化管理和高效便捷利用”.[9]依照他们的理解,当初公文格式中设置主题词项目是对的,且发挥过良好作用,主要由于信息检索技术的发展,标注主题词不再适宜.也就是说,当初公文格式中设置主题词项目是适应用计算机管理公文的形势,现在从公文格式中取消主题词项目是适应信息检索技术发展的新形势,这种设立与取消是历史和技术的一种发展.笔者一定程度上认可刘文森、徐成华等人在这一问题上的观点,但总体认识与他们有差异.笔者认为,公文格式中设立主题词项目的动机是对的,但设立和实施过程存在较多问题,使原本可能获得较好效果的一个举措,变成没有产生多少实质良性效益的一个举措,结果导致被取消的命运.具体来说,公文格式中设立和实施主题词项目过程中主要存在三大问题.
一是研究论证不足.正像前文所引徐成华等人书中所言,“主题词主要用在公文的归档管理和查询检索再利用等环节,公文办理过程中不需要主题词”.公文标注主题词是为实现文档一体化管理,所以公文的主题词应为档案的管理与利用服务,应与档案主题词一致.可事实是公文处理部门与档案部门分别制定自己的主题词表,双方的主题词表系统不一致,结果使公文主题词不能在管理档案与利用时直接使用,使公文主题词标注成为基本无实质价值的劳动.不仅公文主题词表与档案主题词表不一致,而且不同系统的公文主题词表也不一致,造成不同系统的相同主题公文可能标注主题词也不一致.而我国的档案管理体制是集中统一,若一个地方不同系统的档案数字化集中到一个数据库内,因不同系统相同主题公文可能标注主题词不一致,造成在一个数据库无法按统一分类方法进行公文主题检索.就算是不集中管理档案,甲系统单位公文发送到乙系统单位,由于双方标注主题词的词表依据不一致,也使甲系统单位的公文进入乙系统单位的公文数据库后,可能无法按乙系统的主题分类方法找到甲系统单位的公文.另外,由于不同系统的公文主题词表不一致,若分属不同系统的单位联合行文,可能出现不知该按何系统主题词表选词标注问题.如“地震”主题方面的公文,国务院公文主题词表在“科技”类别词下,只有一个类属词“地震”,而中国共产党公文主题词表内有“地震”类别词,其下类属词有地震带、地震工作、地震预报、地震前兆、地震烈度、地震区域、震害等多个,若需党政联合发地震主题的文件,主题词选标将不好确定.二是实施价值追踪调查不够.我国各系统的主题词表大都经过多次修订,以国务院公文主题词表为例,就先后有1988年版、1994年版、1997年版等修订版本.这些修订,无疑都是在对使用情况的追踪调查基础上进行的.但是,这些修订都没有实质上注意它们在档案管理与利用中的发挥效益情况,结果使历次修订在表面上看来都比此前词表更合理完善,并且便利选词使用.然而
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