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摘 要：档案数字化、数字化档案和数字档案三个概念,混淆使用的情况比较严重.文章对这三个概念进行了全面的辨析.认为：档案数字化概念有广义和狭义之分；档案数字化是形成数字化档案的过程,数字化档案是档案数字化的结果；数字化档案不是档案,而只是档案数字形式复制品；数字档案才是真正的档案.关 键 词：档案数字化；数字化档案；数字档案；概念；辨析1涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况档案数字化、数字化档案和数字档案,是近些年来档案界使用频率很高的三个概念.在许多文章中更是同时出现.笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网）,表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计.由表1可见,近15年来,期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用,还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势.值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升,这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况.因此,有必要对其进行辨析.2档案数字化的概念国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文.截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念.国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春.2002年,他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用.档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息,如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化,另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息.前者是为了将传统的档案信息输入计算机,后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户.”[1]之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义.其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程.”[2]对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息.不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别.3数字化档案的概念国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文.截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念.与档案数字化不同的是,在这5228篇文献中,只有4篇对“数字化档案”下过定义.国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦,2005年,他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案.”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案.”并指出：“它从形成开始,就是数字形式.”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分,一部分是随着政府信息化的进程,网络化办公与无纸化办公的出现,各机构生成大量的电子文件,电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆.另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息.”[5]对于数字化档案的定义差别比较大,有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的.4数字档案的概念国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文.截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念.而对“数字档案”下过定义的只有13篇.国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩.2005年,他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码,并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案.从记录方式来说,数字档案是用计算机语言,将历史记录数据化的形式来记录的.等从载体来说,它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体,而用磁盘、光盘等载体.”[6]何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”.[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称.”[8]对于数字档案的定义同样差别比较大,有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的.这同对数字化档案的定义一样,也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念.5对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考5.1档案数字化与数字化档案.档案数字化概念有广义和狭义之分.狭义的档案数字化,是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式,把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列,然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程.简单地说,档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程.这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程.广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化,就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机,建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化,主要是纸质档案的全文内容数字化.档案全文数字化采用扫描录入方式,将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件,并为其编制目录索引,或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容,辅之以全文检索数据库两种不同方式.所谓数字化档案,就是将不同载体形态和记录方式的档案,利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术,把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品.也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案,是非数字形式档案数字化后的结果.简单地说,数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品.数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果,广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内,档案目录数字化的结果不是数字化档案,而是管理、利用档案的辅助品.档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段.档案数字化过程是通过数字化的技术手段,应用相应的数字化设备,采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程.档案数字化与数字化档案有着密切的联系,档案数字化是形成数字化档案的过程,数字化档案是档案数字化的结果,没有档案数字化就没有数字化档案.档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样,是为了使档案利用工作适应现代信息社会,满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求,提供远程和便捷的档案利用服务,提高档案信息检索速度,减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损,保护档案原件,从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势,促进馆藏档案的开发与利用.5.2数字档案与数字化档案.所谓数字档案,是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中,通过计算机等电子设备直接
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