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管理系统类有关论文范文参考文献,与可信的电子文件管理传输平台功能与模型相关毕业论文致谢
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摘 要：本文以电子文件管理及传输系统为研究对象,以真实、完整、可信、一致为系统功能目标,采用从上至下、由外而内、由粗及细的建模思路,对电子文件管理及传输平台所依赖的网络环境规划、元数据顶层设计、数字安全认证、数据封包等内容进行分析,提出一套基于“异构”背景下的电子文件管理及传输模型.
关 键 词：电子文件,档案,管理系统,模型
Abstract：Inthispaper,forthestudyofelectronicdocumentmanagementanddeliverysystem,basedonreal,plete,credibleandconsistentsystemfunctionsasatarget,anddetailedanalysisofthecontentsoftheworkenvironmentalplanning,metadatatop-leveldesign,digitalsecurity,authentication,datapacketstructure,etc.,Proposedamoreplete,electronicdocumentmanagementandtransmissionmodelof"heterogeneous"background.
Keywords：Electronicdocuments,Archives,ManagementSystems,Model
1前言
电子文件管理系统是保障电子文件安全有效管理及长期归档保存的解决方案.随着海量电子文件的出现,很多单位已经开始进行电子文件管理系统的实践,但究其本质,大多仍未达到“可信”标准,如系统不支持元数据捕获及管理、元数据方案及结构不完整、文件缺乏必要的签署和认证、数据格式不规范无法长期存用等,这种似是而非的电子文件管理系统,仍在“可信”二字上有较长道路要走.
本文主要针对业务系统、电子档案管理系统“异构”现状,提出一套电子文件从传输到集中的处置模型.在建模过程中,我们对系统功能目标、管理及传输网络、元数据方案、数字认证、文档封装等内容进行系统的研究,全面保障电子文件的真实可信.
2可信的电子文件管理及传输平台功能目标
2.1真实.电子文件真实性是指形成于特定环境的电子文件经过传输、处置、利用、迁移等环节之后文件的内容、结构和背景等基本构成要素没有发生变化,管理过程清晰可见.这个真实性体现在电子文件管理的三个阶段（业务系统、电子文件管理系统、数字档案馆）,都应有相应的评价机制来保障该份电子文件在不同封装状态、不同处置环境下的管理及保存状态,且该评价贯穿电子文件形成、管理到利用.
全程管理及前端控制理论要求我们,一是要设计尽可能系统、完整的元数据项目,包含文件实体、形成背景、处置主体及处置行为等多方面内容,二是元数据规划要探入系统设计前端,要符合国家、地区及行业有关规范及要求,三是为了辅证公文的可信,系统中应有必要的权限管理与控制、操作日志、审计机制、数字保真、“留痕”等功能,可帮助我们监控管理行为并处置非法行为.
图1电子文件真实保障示意图
2.2完整.完整性是指电子文件及其元数据完整,它和真实性一起为电子文件的“可信”创造了条件.影响电子文件完整性的因素主要包括电子文件管理系统捕获机制是否完备、元数据方案是否规范、电子文件归档流程是否正确、电子文件物理及逻辑状态是否清晰等.
从系统功能看,系统首先应有灵活完善的收集机制,可以让我们的管理系统介入业务系统上游,对系统外及手工归档的各类电子文件及数字副本进行收集,通过规章力量和系统功能来保障所有办理完毕、具有保存价值的文件能实时或定期反映到电子文件管理系统之中,其次,电子文件管理的全过程要按照既定的元数据方案主动地捕获或手工登记文件形成、处置和利用等元数据,这是电子文件的重要组成部分,且与电子文件紧密联系在一起才能证明该份电子文件的法定身份,最后要充分建立和维护好元数据与文件本身的联系,保证电子文件与各类元数据、文档存储路径及格式信息等能牢固捆绑并封装在一起.
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2.3可用.可用性是指电子文件的内容能始终可读并能长期保存,它包括内容可用和形式可用两个方面.内容可用是指电子文件中所包含的二进制信息和字符编码标准无误.系统可通过元数据捕获和记录来注册电子文件编码格式、字符集和版本序号、管理软件名称、版本号、制作及转换信息等特定内容,当我们面对保存或迁移需求时,可便捷地为读取或还原该文件提供良好的现实环境或仿真环境.形式可用是指电子文件的格式和存储载体要符合管理规范.电子文件管理及传输系统应遵从《电子文件归档及管理规范》等标准,将通用电子文件格式（JPG、MP3、TXT/RTF、AVI等）纳入系统审查机制,并允许非标格式在系统内进行转换,保证管理端、传输端、利用端电子文件长久可用.对于流式文档,如DOC、TXT等格式,我们提倡采用版式文档进行转码,削弱硬件设备、平台差异对文件原貌的影响.
2.4一致.电子文件管理系统应具有相应的检测及约束机制,可以在系统管理及维护中通过内嵌的检测体系衡量系统是否达到既定效果,从而维护电子文件真实、完整、有效在理论和实践上的一致.换言之,文件管理系统应当具备自评估功能,能动态地对文件是否符合既定规划和标准进行评估,且该结果可以表单或系统警报的方式反馈至系统使用者或管理员.
它包括,系统能够对电子文件及元数据的捕获率作出完整性评估,尤其是对数据属性为非空值的数据进行检测,从而判断背景、结构、内容、管理过程是否完整,能够对文件存储格式作出标准化评估,非标准格式的由系统进行注册并作提示和预警[1],并转换为标准格式,能够深入封装、签署、认证、保真等环节,通过电子文件属性判断、元数据监测、病毒检测,作出真实性、有效性评估.评估完成后系统将形成评估报告,从而协助我们作出利于电子文件保存的判断,更好地发挥电子文件的价值（图2）.
图2电子文件管理系统一致性检验及约束图
3可信的电子文件管理系统模型构建
3.1网络拓扑模型.网络是电子文件管理的底层物理环境,这个环境不好,电子文件的真实性、完整性就易遭受严重的威胁.综合考虑电子文件管理系统的用户分布和功能诉求,我们认为有必要对ERMS所处网域进行功能划分、分级管理,这既是对电子文件的管理特点的尊重与维护,也符合电子文件管理安全性要求.
电子文件随着其生命周期的推进,将依次经历三个物理网络（图3）,在这三个网络中,电子文件的价值及处置主体（系统）是不同的.我们可采取关键网物理分离、网域内在线管理、网域间双线传输的形式来规范及约束电子文件的管理,确保电子文件的安全.
首个网络在电子文件形成机关内部,它通过物理网关及软硬件防火墙与广域网隔离,规避外界及内部不良影响,电子文件只能在局域网业务系统内进行登录和处置,第二个网络是资源收集或移交的关键,即业务系统中的电子文件及其元数据经过XML封装和数字证书加密保真后,以脱机拷贝的形式,进入到政务内网或机要网进行处理,第三个网络是电子文件接收方或管理方（档案馆、室、文件中心等）的专用网络,该网络直接与政务内网或机要网相连,可提供数据库、格式转换、封装、备份、WEB管理、全文浏览、流媒体点播等服务.
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图3电子文件生命周期内网络保障分布图
3.2元数据方案模型.元数据,是用来描述数据的内容、结构及背景的信息,它可以反映数据管理的整个过程,应用在电子文件及电子档案的管理上,可以用来证实文件的真实性、完整性、有效性、一致性.
我们目前关于电子文件元数据研究的较为成熟的成果有ISO15489、ISO23081、DA/T46-2009等.综合考虑电子档案载体形态、电子文件管理特点、国家及地方管理特色,本文以ISO23081中提出的法规四元组的顶层框架模型为基础[2],
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