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应建立招投标台帐,保存招投标文件资料,事后跟踪是否中标,统计中标率,并进行标后分析,积累经验,以供借鉴.第五条 公司参与的所有工程的信息,工程招投标资料均须按集团公司要求录入公司信息化平台.
第三章 企业资信证书管理
第六条 公司的营业执照,资质证书,安全生产许可证,组织机构代码证,ISO管理体系认证证书等相关证书及法人委托书应由分公司经营科专人保管.未经允许不得私自外借.
第七条 洽谈项目时一般开介绍信,原则上不得开具法人委托书.介绍信和法人委托书的开具需核定权限,开具前需征得分公司经理同意,所有委托书存根均须保存.
第八条 公司实行一事一委托的法人委托书制度,出具的委托书须注明委托权限和时限.法人委托人原则上是公司内部人员,如有特殊情况,须派公司人员随身携带,一同前往使用地点,不得转交他人.严禁给项目部开空白法人委托书.
第四章 项目部日常管理
第九条 经营科对各施工队伍本着"公平竞争,优胜劣汰,共同占有市场"的原则,对项目部实行规范,有序,统一的管理办法,不断提升项目服务品质.
第十条 分公司经营科应参与各项目部的管理工作,应协助做好队伍的引进,现场管理,服务,协调和检查,考核工作.
第十一条 与项目部共同参与合同的过程管控,并督促项目部进
行合同交底,对合同违约现象进行监督与制止.
第十二条 建立与项目部的联系交流平台,及时传达市场主管部门,集团公司,分公司的各项文件与规定,做到信息畅通.定期做好经营例会的召开工作.
第十三条 做好项目部一,二级建造师注册证书等证件资料的管理工作,并合理调配使用.及时建立健全建造师证书使用管理台帐,对到期的证书及时报集团公司进行延续注册.同时对建造师使用情况及建造师以往业绩,获奖情况等能及时全面掌握.
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第十四条 能够按照经营及法务制度的要求对于除施工总承包合同之外的各类二级合同实施管理,在分公司内部建立对于各类二级合同的会签审批流程,分公司经营法务人员全面参与所在分公司管辖工程项目涉及的二级合同的签约和履约过程的监督管控.分公司经营法务人员需审查项目部提交的各类二级合同文本条款,并作为集团公司或者分公司的委托代理人,参与二级合同的签约及履约管控.在各类二级合同签订盖章之前或者同时,与有关项目责任人落实签署委托及承诺手续,承诺对于合同及付款承担一切法律和经济责任.对于各类二级合同,按照所对应的工程项目,有完善的归档整理以及登记备案.杜绝以集团公司名义对外签订劳务工程及与劳务人员直接签订劳务合同的现象.分公司经营科要及时收集了解各项目部专业分包,劳务作业班组人工价格及各地物资供应商材料采购,租赁等价格信息,并建帐列表,及时录入价格指数平台.
第十五条 在项目部管理方面应实现经营,财务联动,从经营风险,财务资金管控等多方面实现优化管理.
第五章 区域经营管理
第十六条 分公司根据公司划分的管理区域开展经营活动,承担分公司在该区域的经营管理职责,确保区域内所有经济合同的正常履行.
第十七条 按集团公司要求,应正确选择跨区域,跨分公司信息上报流程.对于跨区域,跨分公司的项目,与其他分公司要及时沟通,并确定项目管理方案及项目利润上缴额分配比例.
第十八条 如跨区域承揽工程项目,有关分(子)公司必须与该工程所在区域的分(子)公司磋商,并报请公司领导批准后方可承揽.否则,不得擅自出具介绍信,法人委托等有效证件洽谈业务,实施签订工程施工合同.施工合同签订后,将合同留存工程所在地分(子)公司备案,纳入工程项目所在地分(子)公司的管理.该工程的经营收入执行集团公司最新管理费收取制度.
第六章 经营收入收取办法
第十九条 经营科代表集团公司行使收取经营收入的职能.必须严格执行集团公司制度,增强透明度,按每一工程实际完成的决算额按比率如实收取,严禁少收,漏收,不收.
第二十条 分公司的项目利润上缴额收取必须实行流转单制度,按流程进行收费,结算,实行收费透明化,严格按照规定的收费标准足额收取,并如实上报承揽工程项目.对A类及B,C类或新进队伍是否按公司收费文件要求进行区分收费.建立《项目利润上缴额台帐》,每季度末25日前报集团公司.
第二十一条 经营收入严禁打包收取,如遇特殊情况,分公司须与集团公司领导及时沟通,得到集团公司同意后方可实施.
第七章 执行集团管理制度
第二十二条 分公司经营科每月建立项目信息跟踪,标前评审,合同评审及新签合同台账,新签合同台帐每季度末25日前报集团公司.
第二十三条 分公司每月25日前应按要求将新签合同文本(原件)寄回集团经营合约部,如有特殊情况不能及时将合同原件寄回,应将合同扫描件及时发至经营合约部,并在下月底前及时将合同原件(含执行合同与备案合同)寄回.
第二十四条 分公司与项目部须签订集团公司新版内部承包协议,并按说明操作使用各类承诺书,如需担保的必须按要求办理担保手续.
第八章 大客户管理
第二十五条 分公司经营科应配合公司经理与大业主直接建立良好的合作关系,针对区域内战略合作伙伴及长期合作伙伴应保持经常性互动.
第二十六条 对于在大业主或其它业主官网上注册的用户名,密码或电子密匙等应妥善保管,登记造册,并报集团公司备案.
财务管理制度
第一节 总 则
第一条 为了进一步加强分公司内部财务管理,规范财务管理行为,有效防范资金风险,依据《会计法》,《企业会计准则》,《集团公司章程》及其他有关规定,结合集团公司的财务管理制度,制订本财务制度.
第二节 分公司财务管理机构及会计人员管理
第二条 分公司财务人员由集团公司委派.集团公司根据财务人员工作表现,业务能力确定任期,其基本工资,绩效工资,奖金由集团公司核定及考核后发放.分公司财务负责人是分公司所辖范围的财务总负责,负有指导,帮助和督促本单位及其项目部财务人员的工作.
第三节 费用管理
第三条 分公司的成本费用指在经营活动中发生的与经营活动有关的支出.所有成本费用必须实行预算管理,不得超支.超支部分在分公司的绩效和奖金中扣除.
(一)费用的报销必须在报销凭证上使用"费用审批专用章",由经办人和科室负责人签字,财务负责人审核,报支金额在5000元以内的由分公司经理(常务副经理)审批,报支金额在5000元-10000元以内和分公司经理(常务副经理)自己经办的费用的由区域经理审批,所有报支金额在10000元以上的经分公司经理(常务副经理)和区域经理审核后报集团常务副总裁审批,最后由财务科办理报销(汇总报销的发票,经办人须在每张原始发票上签字,并连续编号,在汇总报销单上注明原始发票张数).原则上超过二个月以上的发票不予报销.费用报销单封面由集团公司统一设计,统一印刷.分公司在海门地区发生的费用单据(零星办公费用除外)由财务负责人审核,分公司经理(常务副经理)和区域经理签字后报集团公司常务副总裁审批.
(二)分公司员工因公出差,办理业务等需在分公司借款时,应填制借款凭证,科室负责人签字,财务负责人审核,分公司经理(常务副经理)审批后到财务科办理借款.借款须在出差或办完业务后7天内结报费用归还.
(三)复印件,假发票,白条均不能报销.如经发现,经办人必须退还报销金额,并对经办人及财务人员处以100-2000元的罚款.
(四)业务招待费用的报销,费用发生前,招待费用2000元以内的请示分公司经理(常务副经理),2000元-5000元以内的请示区域经理,5000元以上的请示集团公司常务副总裁.
分公司如有重大接待任务,如政府接待,集团公司级重大业主客户接待等,必须报集团公司,由集团公司出具联络单及委派单,委派区域公司总经理出面,接待所需费用由集团总部报支.如分公司经理(常务副经理),区域公司总经理未经书面请示,擅自接待,所有费用由其个人承担.区域公司发生的业务费用必须全部到集团公司报支.
对于消费接待,必须由主承办人买单,如没有主承办人,由职务最高者买单.不得弄虚作假,一经发现,对当事人处以报销金额2倍的罚款,并责令当事人退出该报销款项.业务招待费如超预算必须说明原因,经总裁同意增加预算后方可报支.
(五)差旅费用的报支具体参照行政办公管理制度.
(六)办公费用的报销,由分公司经理(常务副经理)审批.单价2000元以上达到固定资产标准的办公用品,记入公司固定资产核算.
(七)车辆使用费,分公司按标准包干年度车辆使用费.超过指标,在分公司绩效中扣除.车辆使用费中严禁驾驶员混贴餐费.一经发现对驾驶员及财务人员处以报销金额的罚款.
(八)汽车和房屋折旧费,分公司使用集团公司汽车和房产的,每年向集团公司上缴折旧费.
(九)分公司未经集团公司批准,严禁以任何形式对外捐赠,赞助和宣传广告,一经发现由分公司经理(常务副经理)个人全额承担相应费用.
(十)分公司之间不得互赠礼金,礼品,春节团拜由集团公司统一安排.如有不服从的,对分公司经理(常务副经理)责成其追回并处以5000-20000元的罚款.
(十一)分公司费用支出必须严格控制在集团公司下达的指标范围内,对超指标部分的50%从分公司绩效,奖金中扣除.特殊原因超预算指标的,事前必须报集团进行审核批准后方可增加预算.区域公司发生的业务费用必须全部按月到集团公司报支.
第四节 资金管理
第四条 分公司项目利润上缴额管理
(一)分公司项目利润上缴额按照集团公司项目利润上缴额收取管理办法进行收取.分公司必须于次年的元月15日前将当年的项目利润上缴额及时,足额上缴至集团公司.
(二)分公司财务必须认真及时做好新中大平台中的财务项目台账明细表和汇总表,如实登记每个项目的外经证开具金额,开票金额,到账金额,管理费收入,质安基金收入,税金支出等,要求内容完整,格式统一.集团公司财务部,审计部对财务项目台账明细表和汇总
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第五条 集团公司项目部借款管理
分公司,施工承包项目借款必须用于集团公司承接的施工项目.
(一)施工承包项目部借款,由内部承包人提出借款申请,提供其他实力强的项目承包人担保,同时须由分公司经理班子和区域经理个人担保后,报集团公司审批.借款按年利率18%计息.借款必须用于集团公司承接的施工项目.
(二)分公司借款,由分公司提出借款申请,并经分公司经理班子,区域经理个人担保,报集团公司审批.借款按年利率15%计息.借款必须用于集团公司承接的施工项目.
(三)施工承包项目部借款由分公司办理好借款合同,借据,借款担保等相关手续后通过OA平台发起借款审批表,经分公司财务负责人,经理(常务副经理)和区域经理签署意见,再报集团公司财务部和法务部审查,主管财务系统副总裁审核,常务副总裁和总裁批准.集团公司财务部将借款资金划至分公司后,分公司财务人员在付款时必须同借款人办理好公司统一制定的领款(用款)手续.相关手续原件须一式两份(一份报集团公司保存,一份分公司财务科保存),分公司负责人和财务负责人对相关手续的完整性和真实性负责,为该借款的第一责任人.
第六条 集团公司授信占用管理
使用集团公司授信必须用于集团公司承接的施工项目.
(一)施工承包项目部,使用集团公司商业承兑汇票,由项目部内部承包人提出申请,提供其他实力强的项目承包人担保,同时须由分公司经理班子和区域经理个人担保后,报集团公司审批,申请额度不得超出内部承包人承接的项目年产值的10%(特殊项目,报董事会决定).授信使用费根据票面金额按年利率2%计算,在办理前上交集团公司.商业承兑汇票到期由项目部归还,如到期不归还,对未归还金额从使用商业承兑汇票之日至到期日期间按年利率20%计收利息,集团代还款后,对代还款项自商业承兑汇票到期日起按年利率24%进行计息.
(二)施工承包项目部,因采购业务需为供应商向银行申办的保理业务办理保证付款手续的,项目部内部承包人提出申请,提供其他实力强的项目承包人担保,同时须由分公司经理班子和区域经理个人担保后,报集团公司审批,申请额度不得超出内部承包人承接的项目年产值的10%(特殊项目,报董事会决定).担保费用根据保证金额按年利率2%计算,在办理前上交集团公司.保理到期由项目部负责付款,如到期不付,对保证付款金额在保证期间按年利率20%计收利息,集团代还款后,对代还款项自保理到期日起按年利率24%进行计息.
(三)施工承包项目部的授信使用申请由分公司办理好借据,反担保等相关手续后通过OA平台发起授信使用审批表,经分公司财务负责人,经理和区域经理签署意见,再报集团公司财务部和法务部审查,主管财务,经营,工程系统副总裁审核,最后由常务副总裁和总裁批准.相关手续原件须一式两份(一份报集团公司保存,一份分公司财务科保存),分公司负责人和财务负责人对相关手续的完整性和真实性负责,为该借款的第一责任人.其他授信使用申请,由集团公司财务部办理好相关手续后通过OA平台发起授信使用审批表,法务部进行审查,报主管财务,经营,工程系统副总裁审核,最后常务副总裁和总裁批准.
(四)分公司在当地银行使用集团公司或分公司授信办理贷款,银行(商业)承兑汇票等融资,分公司应提出申请,并由经理班子,财务人员和区域经理个人担保,报集团公司审批并提交董事会通过后办理.流动资金贷款根据使用额度按年利率2%向集团公司上交授信使用费,银行承兑汇票敞口部分授信使用费按年利率2%计算,商业承兑汇票授信使用费根据票面金额按年利率2%计算,授信使用费均在办理前上交集团公司.融资到期由分公司归还,如到期不归还,对未归还金额从使用贷款,银行(商业)承兑汇票之日至到期日期间按年利率20%计收利息,集团代还款后,对代还款项自贷款,银行(商业)承兑汇票到期日起按年利率24%进行计息.
第七条 分公司资金使用的管理
(一)项目部用款(含向集团公司借款资金),须办理相关手续,对A类队伍可以适当管理,对B类,C类队伍必须严格管理.项目部申请付款非项目承包人本人办理的,必须要有该项目承包人亲笔签发的授权书,方可办理.
(二)无工程施工的项目部一律不得借款.一经发现,对分公司负责人及财务人员处以借款金额30%以上的罚款,在其绩效,奖金中扣除,并限在一个月之内收回,如收不回全额承担赔偿责任.
(三)分公司人员一般不得借款,如有特殊原因借款不得超过上年度工资,绩效,奖金累计总额的80%,须报集团公司常务副总裁审批.
(四)加强集团公司的资金集中管理,分公司所有项目资金的收付必须通过建行现金管理系统,如不执行对分公司财务人员处以每笔1000元的罚款.
(五)集团公司为转贷及银行临时存款需要,在不影响分公司正常资金使用的情况下,集团公司财务部经常务副总裁批准可以直接调度分公司的资金,分公司财务人员必须配合.不配合的,经查实对分公司财务负责人处以每次2000元的罚款.
(六)集团公司与分公司之间发生资金往来时,在决定将资金汇入某一账户之前,经办人员应当先与接受资金一方的财务人员联系,询问该账户的使用状态是否已被冻结,待确认账户使用状态正常后方可汇款.
(七)对因法律经济纠纷冻结或扣划账户,采取谁责任谁承担的原则,由分公司迅速处理.如发生账户被冻结,扣划,分公司应无条件在一个星期内内将被冻结,扣划的资金划入被冻结,扣划的单位.如未能在一个星期内划入的,则作为分公司借款处理,并根据资金实际占用期间按年利率20%计算资金占用费.如在年末结账时仍未归还,则从分公司当年度项目利润上缴额中予以扣除.
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