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摘要：工程项目管理过程中,文档管理是非常重要的,它主要包括对工程合同、工作报告、进度计划、程度等方面的管理,因此规范工程管理中文档管理是非常重要的.本文主要对涉外工程项目的特点进行分析,强调涉外工程项目文档管理的重要性,并指出相关问题,提出合理的建议.

怎么写工程管理本科毕业论文
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涉外工程项目管理中的文档管理参考属性评定
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关键词：工程管理；涉外；文档管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）11-00-01

随着全球经济一体化的不断发展,涉外工程已经成为推动我国经济发展的重要一部分.与国内工程不同,涉外工程具有鲜明的特点,在工程进行时,其面临的问题也比较多,其中包括：语言不同、文化习俗差异、技术要求和相关标准之间的差异、环境要求不同、施工人员的劳务管理不同等,这些因素都是导致涉外工程在管理过程中出现问题的主要因素,因此,做好涉外工程的项目管理工作是非常重要的,而工程管理中,文档管理的作用非常重要.下文主要从文档管理的重要性、文档管理过程中要注意的事项进行探讨,并给出合理的建议.

一、文档管理的重要性分析

文件主要记录工程项目的进展,是工程项目的血液.一个团体之间的沟通,必须要通过文件进行展示,由于每个人对工程的理解、立场以及文化程度和在工程中的地位各不相同,在思想上也存在着严重的差异,再加上涉外工程存在语言差异性的问题,导致最终落实方案存在一定的差异性.因此,这就需要建立书面文档,对工程的进度、质量要求、合同等方面进行规定,从而减少不必要的沟通障碍.此外,建立明确的文档,还能为参与者提供广阔的思考空间.为了达到良好的沟通效果,各式各样的文档建立是非常有必要的,文档建立的过程中,它能够对项目进行记录管理,通过对文档进行储存,还能为其他项目的实施和标准制定提供合理的借鉴.

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项目文档管理并不会随着人员的改变、时间的推移而发生变化.如果只使用工作人员的记忆和思路进行工程项目的记录,这很容易由于记忆的偏差而导致项目管理出现漏洞,甚至会对工程项目信息造成严重的影响.此外,若未能对工程项目做好文档管理,在实施工程建设中,若要增加工作量则比较困难,人们在互相交流的过程中,主要习惯于使用口头交流,这样不可避免造成信息上的遗漏,对于工程项目的沟通更是如此,举个例子,一项工程在施工之前,其材料质量等方面都需要不同的工作人员进行审核,审核的标准和方法就需要通过建立文档来完成,倘若没有建立行之有效的文档管理体系,则严重影响到工程质量管理,从而导致工程质量下降.此外,文档的建立和管理要讲求一致性,过多的文档管理会让管理者和相关工作人员无从下手,影响工程项目的进度.

二、文档管理需要注意的相关事项

关于文档管理需要注意情况较多,下面进行详细分析.

1.控制好文档的分数.在涉外工程项目的实施过程中,文件的数量和相关资料的数量管理是一个重要的问题.在工作过程中,会不可避免地出现大量文件资料以及工程资料,对于这一累积过程,文档管理人员要根据合同签订的内容,文件份数等,并考虑存档、实际运行等方面的实际要求,从而将文件的份数控制在合理的范围之内.

此外,由于项目工程涉及的对象较多,其中包括：客户、监理、各级承包商、政府管理部门等,再加上政府相关管理部门等.因此,工程管理人员需要从多方面入手进行配合管理,根据不同的要求发放文件.举个例子,在工程施工的过程中,若出现旧有的建筑物、管线等,则必须要进行及时的处理,若将同一件事情分成多次文档输送的话,便会严重影响工程的进度,严重的还会导致进度缺失,企业蒙受损失等,这时候便必须采取同时发文的措施,将工程有关的对象均进行一同发送,从而加快处理速度.

2.文档管理过程中要注意言辞.言辞的表达非常重要,无论是合同还是相关协议,如果文字表述不清楚的话,则容易产生误解,对工程产生।

工程管理相关论文范文集0;大的影响.在工程召开例会的过程中,通常要进行一系列的汇报等.汇报的标题非常重要.单位需要解决的问题,这一个题目本身就存在严重的歧义,到底是单位要负责解决的问题,还是说遇到某方面的问题需要及时处理?如果不能及时进行调查的话,则很容易让人产生误解.在汇报的过程中必须要注意这方面的问题.特别是有语言差异的涉外项目,人们在语意的理解上存在着一定的差异性,这要求翻译人员具备相应的项目知识,从而更好地理解英文含义,避免在翻译的过程中出现失误而导致意思上的误解.

3.建立负责制,配备专门的部门或工作人员进行文档管理工作.固定工作人员进行文档管理工作,专门负责接受或发送文件,并对文件进行及时的统计是非常必要的.在文件接收发的过程中,会出现多头发文的现象,若再加上每个人的理解不尽相同,则很容易对文档产生误解,文档的数量统计也比较困难.因此,建立相关的责任制度,有专门的工作人员对文档进行有效管理,才能对文档进行归纳统一,便于查询工作,促进项目管理的进行.

4.注意保存好原件.原件非常重要,尤其是对于涉外工程项目来讲,如果出现了纠纷的话,则必须要按照国际相关法令进行解决,这就需要使用到原文件.根据国际商事务仲裁的相关规则表示,提交的证据,必须要是第一文件证据,即各种记录的纸张、录音、影像等.由此可见,对文件原件进行完整的保留,不仅有利于对纠纷进行处理,更有利于保障自身的利益.

5.制定合理的文档编码体系,从而提高管理效率.对文档编码进行合理的制定和统一,能最大限度对文档的内容进行描述、分类甚至是命名.若编码的不一致的话,则很容易导致文件混乱现象.本文建议采用EXCEL软件进行文档的管理,该方法主要可以利用独特的排序功能,将文档的编码输入表中,并通过该功能对文档进行升降排序和总汇.其次,EXCEL表格中的超链接也非常实用,通过超链接,对库存网络中的文档进行查找,从而提高查找的准确性.