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文书档案有关论文范文数据库,与对文书档案科学化管理的相关论文摘要
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摘 要：文书档案是档案工作的重要组成部分,进行文书档案科学管理十分必要,由于文书档案管理模式不断地变化和更新,对档案的管理人员提出了更高的要求.本文阐述了如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理,并对文书档案科学化管理的观点进行深入思考和分析.
关 键 词：文书档案科学化管理管理人员管理模式
随着社会的不断发展进步,文书档案的管理也在逐步更新.文书档案记录了一个社会组织所从事的各项管理活动,它是由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓.包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等.随着社会发展步伐的不断加快,文书档案管理工作也迎来了新的挑战.如何才能更好地实现文档管理的科学化是每一个管理人员都需要解答的问题.由于网络信息的普及,企事业单位和组织对专业的文书管理人员的技能和水平提出了更高的要求,以此来保证档案的准确性和真实性,最终来满足社会的需求和要求.
一、文书档案科学化管理的准则
档案工作法制化、制度化、规范化是实现档案工作科学化的重要保障和必要条件.《档案法》、《档案法实施办法》《机关档案工作条例》等法律法规,以及相关的政策规定、档案业务建设标准等,是文书档案工作必须遵循的规范准则.在文书档案档案制作产生、收集整理、建档保存、日常管理、合理利用等整个过程中,必须严格执行相关的法律法规和规章制度.机关无论大小,都会产生文件等各种信息载体,产生时往往是随机的、渐进的,甚至是芜杂的,必须
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二、文书档案科学管理的要求
文书档案管理人员必须牢固树立档案质量意识.档案质量的提高,与工作人员的质量意识有着密切关系.其中,领导的档案质量意识最为关键,因此,要求从事文秘工作和档案工作的人员,特别是各级领导,要牢固树立档案质量意识,用较高的工作质量来促进档案质量的提高.要不断提高档案人员的素质,良好的政治思想和业务素质是搞好各项工作的基础,从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质.
1.政治意识
大部分的文书档案与我党和国家的根本利益、人民群众的切身利益息息相关.文书档案工作是一项政治性很强的工作,这就要求文书档案管理人员具备良好的政治素质和意识.在日常工作中,每处理一件文书档案,都要站在政治的高度来把握,把国家和人民的利益放在第一位,坚持正确的政治方向,具有坚定的政治立场、高度的责任感和事业心,把政治思想放在第一位,在整理、保存、利用的每一个环节上首先确保文书档案的安全和可靠.
2.责任意识
机关文书档案工作居于机关核心,肩负重任,从事着光荣而又严肃的事业,使命光荣,责任重大,必须始终保持一丝不苟、严谨细致的工作作风,在信息保密、管理缜密、使用规范等方面真正做到万无一失.同时要热爱文档工作,甘守寂寞,敬业奉献,乐于奉献.
3.质量意识
文书档案从生产、收集、整理、保存到利用的每一个环节都是非常重要的,因此管理人员应该对每一个环节都要对其进行不同程度的分析管理,确保每个环节没有错误.一份文书档案是由许多部门、许多人在不同的时间、地点共同完成的.因此,要树立“我直接面对的就是利用者”的观念,为下一个环节提供高质量的“半成品”,这样,整个文书档案质量就会有可靠的保证.同时,管理人员对文书档案的形成和利用要有整理意识,明白自己负责的每一个环节工作质量的好坏,直接关系到整体的质量.因此,要努力做好文书档案的管理工作.
4.职业道德
文书档案工作具有强烈的服务性,文档进柜不是目的,充分应用、服务于事业科学发展才是文书档案的最基本属性.因此,文书档案工作者必须增强服务意识,具有良好的职业道德,端正服务态度,提高服务质量,严谨求实、严肃认真,严守工作纪律,为文书档案利用服务作出积极的贡献.
在新形势下,文书档案管理人员还需要树立主动服务的观念.一是管理人员要主动积极地去上网查询,积极热情提供服务,对一些可以公开的资料,要积极运用现代化的计算机网络系统,主动上网发布,让那些材料变为大部分人可以使用的材料,提高材料的利用价值.二是要开展编研工作.文书档案中蕴藏着丰富的有用信息,特别是一些年代久远、受当时历史条件限制,以及那些卷宗浩繁,在利用原始档案不易发现有效信息的情况下,就需要管理部门对其进行编研,形成方便利用、准确、简明的信息资料,从而使资料发挥其最大用途.
三、文书档案科学管理的特点
每个从事文秘工作和档案工作的人员必须树立对文书档案进行科学管理的思想,使档案质量不断提高.其核心是强调提高档案工作管理水平,以保证档案的高质量.
1.全体人员参加
文书档案全面质量管理要求与档案形成过程有关的工作人员,包括领导、拟稿人、校对人员、印刷人员、档案人员等密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和立卷归档管理工作.树立“档案质量,人人有责”的观念.
2.领导的高度重视
领导要充分认识到文书档案在企业的经营和生产中的重要作用,并在全体职工中大力宣传,以增强全员的档案意识,在公司上下形成齐抓共管的局面,把文书档案工作作为提高公司整体管理水平的一个重要途径.在具体工作中,领导要经常督促指导、及时解决文书档案工作中的困难和问题,为搞好文书档案工作创造必要的条件.3.全过程控制
文书档案管理工作是一项复杂具体的数据管理工作,提高其工作水平需要从各个环节抓起,例如从文件的起草、核实、审阅确定到最终的录入等,必须由专门的负责人员进行全程跟踪,并保证数据的真实性、可靠性.
4.运用科学的手段
管理人员需要根据档案管理工作的实际情况,适当选择相应的科学管理办法,并同时运用相应的数据管理设备,利于计算机等高端产品,运用科学的手段既能提高工作质量也能保障工作效率.
四、文书档案科学管理的手段
1.文档一体化
所谓的文档一体化就是要把当前在管理工作中的各单位相对分散并独立的文件管理和档案管理统一成为一个完整的整体来进行有效的管理.随着科技的不断进步,文档一体的管理方式已经成为了一种新颖模式,这一新的文档管理模式的主要内容是彻底改变过去文件管理和档案管理相对独立而分散的状态,把它们统一成为一个更容易实施管理的有机整体去进行有效的管理.这种新颖的管理模式真正地体现了文书档案管理有了科学、合理、有效的管理模式.
实现文档管理的一体化能够把公文的处理和文档的管理顺利归纳为统一的一个生命运动,从而使文书档案的管理避免了因文件管理与档案管理分离而导致的错误
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