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［摘 要］建筑工程过程复杂,工序繁多,所以涉及的文件资料也是非常多.要想优化建筑工程的施工和管理,必须对这些档案文件资料进行有效的整理和管理,做到整理有序,管理到位.对于档案资料的管理必须做到有章可循,实现规范化的操作,这就需要建立相应的管理制度.建筑工程档案资料的管理制度不同于一般行业,有其自身的特性.本文着重探讨建筑工程档案资料的管理制度.

［关 键 词］建筑工程；档案资料；管

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doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2012.19.044

［中图分类号］G275.3［文献标识码］A［文章编号］1673-0194（2012）19-0071-01

1建筑工程档案资料归档范围分析

建筑工程的档案资料范围十分清晰,依据本行业的工作特性,主要包括工程和设备档案资料.工程档案资料是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件及批复文件、对外收发的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同,供应商的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件,比价的考察调研报告,考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理工作文件、工程的施工记录、工程相关的会议记录,以及各种验收证件、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等.建筑工程设备档案一般是评定和鉴别工程建设所使用的机械设备技术的文件资料,是实现工程现代化的技术保障和后勤服务,它可以确保工程技术的正常应用,使机械设备处于最好的运行状态.包括建筑工程需要的预购设备仪器的申请表、批复表,购买协议与合同等；建筑器材的验收单、出厂证明、合格证与保修卡、出厂精度检验单、随机备件图册；安装调试、试验记录,存在问题及处理意见；设备仪器的保养、维修、改装、报废处理等档案资料.

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2建筑工程档案资料管理人员的职责诠释

作为档案管理人员,需要符合工作的需要,具备一定的条件.首先要忠于公司,忠于职守,热爱自身的本职工作,遵纪守法,具备档案资料管理的专业知识和技能,具有较高的职业操守和良好品行,有乐于奉献的精神品质.作为管理人员要有效做好工程建设档案资料的收集、整理、立卷、归档等工作,为工程建设提供及时的服务,并且及时积极主动地向上级主管部门汇报自身的工作,提出工作中的困难和需要解决的问题,自觉接受相关部门的管理和监督.能主动为领导分忧,圆满完成领导布置的任务.

3建筑工程档案资料的保密制度研究

建筑工程档案资料涉及到重大工程建设的内部资料,对企业发展有着重要的作用,是企业的商业机密,所以,建筑工程的档案资料管理必须采取保密制度.作为公司的档案管理人员,必须有专业的工作知识、良好的职业操守,按照公司档案资料管理的需要,严格执行保密制度,不泄露公司的机密.凡涉及公司机密的档案,应作秘密保管并严格控制查阅范围,本公司人员需要查阅时,须经本公司主管领导批准.针对加密的文件或者重要的文档资料,必须严格履行查阅审批手续,不允许任何人擅自拍照、复制和传播,这些必须形成制度性的规范条例.针对无用的档案资料,需要采取有效的措施进行处理,但前提是保证公司机密不外泄,必须得到主管部门的允许才能如此操作,并且实行专人专职专管,在文件处理的过程中,相关负责人签字确认,严格实行责任制.

4建筑工程档案资料存放制度分析

在具体的档案管理工作中,非档案管理人员不得擅自查阅和翻看档案柜里的案卷,确因工作需要,须经本公司主管领导批准同意后方可查阅,并且做好相关的登记工作.档案柜内的档案要进行系统排列存放,有序整理,档案柜内不准堆放与档案无关的东西,做到完整安全,存放有序,查找方便.如发现无关的资料需要及时清理,如缺失有关的档案资料需要及时还原和正确处理.做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作,平时要勤检查、勤打扫,保持档案柜卫生整洁、安全.及时检查,如有问题,立刻反馈,果断处理.针对档案资料,有关仪器设备的相关资料最好一式两份,一份用于存档,一份用来使用,如果仅有一份的,要将原件资料存档,复印件随机使用.

5建筑工程档案资料安全制度简介

建筑工程的档案资料涉及很多的商业机密,必须严格执行定期检查和进出档案清点制度,档案柜实行专人负责,钥匙应妥善保管,如有丢失应及时汇报并采取措施,非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案.每次长假前应对档案进行全面检查,档案柜加贴封条,切实消除安全隐患.

6建筑工程档案资料查阅利用制度解析

本单位人员借阅档案、资料须登记,未履行登记手续的,档案管理人员不予提供档案、资料.档案资料的借出时间,不得超过规定的时间,如需要续借的,必须严格规范办理程序和手续,做好登记.对于重要的或者破损的文件资料,在查看的过程中,不得使用原件,一律使用复印件.档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员,特殊情况需要外借时,须经分管领导批准,办理外借手续并限期归还.借出的档案材料的原件,借用人要采取有效措施,确保文件完好无损,不得任意涂画、丢弃或者损坏,按规定的时间及时归还.外单位人员需要复印档案柜里资料时,须经主管领导同意后方可进行.档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单后方可交付.查阅档案时,严禁吸烟,严禁在文件材料上画线、打勾、作记号、折角等,严禁涂改和拆撕档案,对于造成档案损毁的,依法追究当事人行政、法律责任.

7建筑工程档案资料的收集工作研究

档案管理人员收到公司内部人员或相关单位人员提交的资料应及时登记.工程档案资料按项目部收集,档案应按系统分类统一存放,档案盒贴上标签并做电子目录方便日后检索.应妥善保存各类档案和资料,如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途.项目签订承包合同中应明确规定工程档案资料和设备资料编制的责任范围、内容、套数、案卷质量标准及时间要求.施工单位不按时提交合格竣工图的不算完成施工任务.

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