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摘要：近几年来,随着会计电算化事业的不断发展,使得会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要.因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,提高会计档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于经济建设.

关键词：会计电算化；会计档案；管理；措施

一、电算化会计档案的概念及特点

1.电算化会计档案的概念

电算化会计档案,是指存储在计算机中的会计数据、会计信息和计算机打印出来的书面形式的会计数据,具体包含记账凭证、会计账簿、会计报表以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料.与传统的手工记账、登账的纸质会计档案相比较,电算化条件下的会计档案管理必须要借助于计算机硬件和软件系统才能查看和取得,这是其特有的存在和存储形式,在管理、保存的方式、方法上电算化会计档案相对复杂,同时需要关注的问题也更具有灵活性.

2.电算化会计档案管理的新特点

电子档案和纸质档案并存,增加了管理的难度.传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料,实行会计电算化以后,产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,包括电子化会计凭证、账簿和报表等数据,相应电算化环境下的计算机系统软件、财务软件及其开发文档等内容.但同时,传统的纸质会计档案还保留着.这两种介质档案,其保存手段、保管条件都不一样,为管理工作带来难度.

管理工作依赖于计算机系统环境.电算化会计档案的载体不是传统的纸张而是磁性介质,因而具有体积小、质量轻等特点.但与传统的会计档案相比,电算化会计档案管理工作依赖于计算机系统.传统的会计档案直观性强,人们可以不借助任何技术手段而直接查看到会计信息,而电算化会计档案必须在特定的计算机硬件与软件环境下才可重现.

电算化会计档案的安全性、完整性要求更高.电算化会计档案因其信息的数字化,大大提高了会计档案的利用效率,便于会计档案信息的资源共享.但电算化会计档案具有易破坏,难留痕迹的特点,加大了会计档案被篡改、破坏的风险.

电子档案便于计算、分析,快捷获得所需结果.如果电子档案上网,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量.

二、会计电算化下档案管理存在的问题

1.会计档案载体：电算化会计虽已实施,但因为实施时间不长,财会人员和单位领导对会计电算档案的组成内容不甚了解,缺乏管理会计档案的经验,很多单位只是将打印出的纸质档案存档,而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存,从而影响会计档案的完整性.

2.会计载体本身性质带来的问题：电算化会计档案需在一定的系统内才可视,因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存,导致在电算化软件升级后,不同版本下的会计数据不能被调用；《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案,并对保存期限作了规定,但目前由于一些单位受条件限制,没有配备激光打印机或喷墨打印机,还在使用老的针式打印机,致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准,建立专门的电算化会计档案保护制度；未选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份,未实行备用盘与存储盘分离存放,导致电子数据因此损坏或丢失.

3.会计档案管理制度不完善：由于电算化会计档案更易在不知觉的情况下被修改,因此在没有及时修订单位的会计档案管理制度,没有制定相应的会计电算档案保管人员职责情况下,会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免.

4.缺乏必要的计算机维护、网络安全人才.众所周知,电算化下的档案管理涉及到软件、系统安全、维护等一系列专业的问题,但目前一般单位都仅仅对以前的会计人员进行一定的培训,然后就去操作系统,在一定层面上而言,会计人员仅学会了操作,而管理与维护对他们而言就非常陌生,由此导致的结果与损失也非同小可.

三、如何改善电算化下的会计档案管理

1.完善硬件设施建设.提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机,以它们作为输出纸质会计档案的工具：选用功能符合本单位实际业务的电算化会计软件,最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件；强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改.

2.完善电算化下会计档案管理各项制度.

建立电算化会计档案的归档制度：会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管；会计数据在未打印成书面形式输出之前,应妥善保管并保留副本,记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账应打印输出,并按照有关税务、审计等管理部门的要求,及时打印输出有关账簿、报表.

建立电算化会计档案的保管制度：根据国家档案局的标准,建立电算化会计档案保管制度：选择优质的磁盘介质进行会计档案数据备份,备用盘与储存盘分离存放；做好防压、防尘、防光、防腐蚀工作；按分类和一定顺序对数据磁盘、光盘的著录等电子会计档案进行编号,标明时间和文件内容,制作档案管理文件卡片.

电算化环境下会计档案的管理参考属性评定
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建立严格的借用手续制度：查阅会计档案,需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定,办理借阅手续；外单位查阅本部门会计档案,要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人批准.

建立电算化档案定期备份制度：电算会计档案应定期将会计数据备份到磁性介质,并设立备查登记簿,提供备份时间、数量、保管方式等备份细节信息；同时由于磁性介质的特殊性,管理人员必须对这些会计电算档案进行定期检查、复制,以防止会计信息损坏.

建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度.对电算化会计档案的各项内容要规定不同的使用权限.普通数据,可较大范围共享；涉及单位机密的数据,仅供一定需要的人员使用；而设计原程序文件、数据结构文件等,则只有主管人员或程序开发人员才能使用.通过这样设置,保证电子档案的安全性,减少人为修改的可能.

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3.提高会计部门人员素质,完善人员配置结构.由于电算化会计,不仅仅是要实现传统会计的功能,更有其他利用计算机高速度计算、分析能力的功能,所以必须相应增加专业人才,加强对电子档案的管理,为提供更有效的会计信息打好基础；同时电算化软件维护及系统安全的要求较高,这也需要会计部门相应增加一定数量的电脑高级人才,维护日常运作,开发更合理、高效的软件.

4.提高思想重视程度.实现会计电算化的企业单位,有关领导应当高度认识对电算化会计档案资料进行科学化管理的重要性,并督促有关制度的建立.现今不少实现会计电算化的企业单位,对会计档案资料的管理仍局限于手工管理阶段的经验,因此,应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质,把磁性介质档案资料的管理落到实处.