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[摘 要]企业会计档案是记录和反映企业经济活动的重要史料,是企业档案全宗中的重要组成部分.本文对企业会计档案管理的探讨,意在促使企业会计档案更好地为企业的改革发展提供服务.

[关 键 词]企业会计档案管理

企业会计档案是企业档案全宗中的重要组成部分,是记录和反映企业全部经济业务和资金活动情况的重要史料.因而按照《会计法》和《档案法》的有关规定,科学管理和有效利用会计档案,对于企业正确地总结过去,指导现在,规划未来,加强监督管理,发挥经济效益,优化资产配置,提高企业综合效益具有非常重要的意义.

一、企业会计档案的特点

1.整体性.企业一个会计年度产生的会计凭证、会计账册、会计报表等,他们之间相互联系,有了凭证,才有账册；有了账册,才有报表,这是一个不可分割的整体,保持会计档案的整体性,是管理好会计档案的基础.过去往往把决算报表归到文书档案管理,分割了会计档案的内在联系和它的整体性,是不正确的.

2.稳定性.企业会计档案虽然内容与种类繁多,形成的量大,但是它的基本成分只有三个方面:会计凭证、会计账簿和会计报表.这种成分的稳定性,是区别于其他档案的重要标志.

3.规律性.一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等,在反映某一项经济活动时,从业务发生到结束上报,能连续不断地记录,便于进行正确的计算和综合分析,经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣,这种内在的规律性,远远超过了其他档案.

4.特殊性.企业会计档案是以数字为主要内容,是记录反应经济活动的历史资料.会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目,与一般文件资料不同,因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性.

二、企业会计档案的管理

1.收集要完整.档案的收集工作是档案工作的起点和基础,只有收集及时、完整、系统,才能为档案科学管理和提供利用奠定良好的基础.

财政部、国家档案局1998年颁布的《会计档案管理办法》明确规定了会计档案收集、归档的范围.指出“会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”.根据这一规定,对本单位产生的会计档案范围加以具体化,列出应当归档的会计文件名称,加以规范,使之无一遗漏,保证归档的完整性.其内容和范围包括：

(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、记账凭证汇总表、及其他会计凭证.

(2)会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账及其他会计账簿.

(3)财务报告类:月报、季报、年度决算报表,会计报表的

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(4)其他类:银行对账单、各类收据存根、工资变动通知、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等等.

(5)电算化会计档案:存储会计凭证、会计账簿和会计报告等的介质,包括磁盘、磁带、光盘、微缩胶片等.

2.立卷要准确.根据《会计档案管理办法》规定:各单位每年形成的会计档案应由会计机构按照归档要求,负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册.这是因为,会计机构熟悉本部门、本单位的业务,熟悉档案形成的全过程及会计档案的形成规律,坚持实行业务部门立卷的原则,由会计部门进行归档前的立卷和整理工作,能更好地保证会计档案的收集完整和保持档案之间的联系,做到准确立卷.

3.分类要科学.会计档案是一门专业档案,涉及会计、档案管理等多方面的专业知识,而在实际工作中因缺少会计档案管理的专门人才,加之对会计档案管理的不重视等原因,会计档案保管在会计部门,他们往往只是把账簿、凭证等简单的写上年代、名称,这样做极不规范.如何对会计档案实体进行系统管理,科学分类,是档案工作的保管、鉴定和利用的基础.分类的目的在于科学管理和方便利用.在分类中要符合会计档案形成的客观规律和固有的特点,保持它们的密切联系,使会计档案成为一个严密的科学体系.根据高校会计档案形成的独特特点分类一般应按照“年度－类别”法,编号则以形成时间为序.

4.检索工具要简便.一个会计年度产生的凭证、账册、报表等,他们之间相互联系,环环相扣,有了凭证,才有账册,有了账册,才有报表,因此会计档案利用的检索工具,应当简便明了,根据实际工作需要编写.一般来讲应当尽可能与分类一致,计有:流水登记目录、案卷目录、专题目录.目录的内容包括时间、顺序号、柜(箱)号、卷号等.流水账目录,是按不同会计文件名称编制,不分年度,在收进时登记的目录,案卷目录是按照会计档案分类编制建立的目录,专题目录,是根据日常的工作需要编制的目录.

5.管理工作要强化.档案管理人员要尽职尽责、遵守制度、依法办事、规范管理.一是要求单位的档案不得外借,遇有特殊情况,经负责人批准可以提供查阅或者复制原件.二是要求档案室、柜内不允许存放其他物品,档案室内要放置吸潮物,档案柜内要放置防虫药品,有条件的还应安装报警器,并坚持经常查看、打扫,发现隐患及时清除,做到防火、防尘、防盗、防潮、防霉、防虫蛀鼠咬,使成教档案管理达到安全化、制度化、科学化、标准化和经常化.三是对磁性介质档案管理注意做好防磁、防热、防污染、防有害生物等工作,重要的档案应双备份,要定期进行检查,定期进行复制,分别存放.四是积极运用现代技术设备和手段管理档案,改变传统以手工为主的管理方式,提高档案的管理水平和利用率.

三、加强企业会计档案管理的几点思考

1.强化企业领导对会计档案的管理.企业领导要充分认识到会计档案对企业发展和科技进步的重要意义.使他们把一定的精力放到这方面来,档案工作者要多向他们宣传档案工作的重要性,用工作成绩影响他们.使领导关注档案工作,从硬件设施、软件管理各方面提供便利的条件,并形成从上至下重视档案管理的良好风气,促使档案管理水平提高.

2.提高企业会计档案管理人员的业务素质.企业会计档案管理人员多为兼职,缺少档案管理应有的专业知识,计算机应用知识,造成档案管理工作整体水平不高,制约着企业档案管理工作的顺利发展.因此应对档案管理人员进行有关档案法规、档案专业知识、电算化知识等方面的培训学习,并组织相关的交流研讨活动,培养复合型人才.

3.建立健全企业会计档案管理规章制度.长期以来企业没有一套严格得档案管理制度,或者制度执行力度不够.为确保档案的齐全、完整、规范管理,应依据国家的法律法规和档案管理的有关规定,制定出会计档案管理规章制度,如：《会计档案管理办法》、《会计档案收集与归档办法》、《会计档案保管制度》、《借阅制度》等,这样工作起来便有章可循,有法可依,保障企业会计档案管理向规范化、科学化、制度化迈进.

4.加快企业会计档案管理现代化步伐.《档案法》中规定：“采用先进技术,实现档案管理现代化”.在企业会计档案管理中应积极推广应用现代化科学技术,代替传统的以手工为主的档案管理方式,使档案的收集、整理、保存和查询电子化、网络化,实现企业会计档案管理的信息化与资源共享.现代的管理手段,使之不但能准确、系统地查找到所需要的有关档案资料,而且能提高工作效率,更好地为企业的发展服务.

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5．做好企业会计档案利用工作.企业会计档案管理的最终目的是为了提供利用.传统的服务方式处于一种被动地位,这种服务方式制约了档案的利用,无法适应企业会计档案的改革发展.因此,要求档案工作者要有创新意识、服务意识、奉献意识、宣传意识,作为窗口部门的工作者,必须树

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