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[摘 要]商务英语在外经贸业务往来中的使用,主要体现在商务英语信函、合同、文件、产品说明书及各种单据等方面,文章就商务英语信函的特点加以分析和归纳.

[关 键 词]商务英语商贸英语信函文体

商务英语是进出口贸易中公司、厂商与客户进行业务往来的重要工具.近年来,使用的人群在快速增大,学者对它也给以极大的关注.Jones&Alexander(1994)认为商务英语就是“Englishforbusiness”或“Englishusedinbusinesscontexts”,王兴孙等国内学者认为,商务英语就是商务环境中应用的英语,是专门用途英语,属于应用语言学范畴.商务英语信函是商务英语最重要的表现形式,它具有与普通英语不同的文体特征和语言特征.下面加以分析和归纳.

一、商务英语信函的文体特点

1.使用许多约定俗成的套语

商务英语信函在交往中形成了一些常见的行话,如：

Weareinreceiptof等(兹收到等)

Wearewillingtoestablishbusinessrelationswithyourpany.

我们愿与贵公司建立贸易联系.

Weshouldbeobligedifyouwouldsenduscatalogueandpricelistof等

如蒙赐寄等的目录册和价目表,我们将不胜感激.

在书信的末尾往往表示希望早日收到对方的回信,常用的短句为:

Welookforwardtoyourearlyreplywithmuchinterest.

Weshouldappreciateyourearlyreply.

如果是不愉快的事,则用:Weregrettoinformyouthat等

“另函寄出”常用underseparatecover表示,也用byseparat/post等.

“按照你方要求”则用下列词组表示:asrequested/required,accordingtoyourrequest,inpliancewithyourrequest,toplywiththerequestof,等等.

2.运用平实的英语

平实的英语即每个人都懂的简单风格.体现在：行文直截了当,句子简洁明了.一般而言,合同中含有较长的句子,商务信函、文书等句子的长度平均为10--20个词.例如：

The15ATSseriestoggleswitches,inexcessof200intotal,weresubjecttotheextremeoftemperaturescausedbybeingincloseproximitytothefurnace.Thisinturncausedheatfailureastheexpansionofmetalcausedafaultwherebythemetalconnectionfused.Theheatofthefurnacehastobeover600degreesFahrenheitbeforethiseffecttakesplace.(63words)

用平实的英语改写如下:

Over200automatictoggleswitchesfusedwhenthekeypadmeltedasthefurnacetemperaturerosetoover600degreesFahrenheit.(20words)

平实的英语还表现在用词易懂,读起来自然随和,通顺流畅.商务英语信函有别于其他类型的写作,没有必要去做过分的修饰,读者或收信人只关注信中的内容叙述,并据此做出答复.

如：

PleasesendareturnfaxtoMr.Hudson,thenewmanagerofourbranchoffice.

“return”被借用为形容词,表达了“回复”之意,收信人一看到“return”马上联系到要采取的行动,那就是“回信”,这就是商务信函的最佳效果.

3.非语言的使用

信息的表达方式是多种多样的,在商务活动中,经常涉及到运用数字、表格、流程图、曲线图使内容更加清楚,便于读者记忆.一般来讲,人们只能记住10%左右所读的东西,能记住30%所看到的事物,应用文字和图表可以使读者记住50%的信息.例如,如何管理营销队伍,下面的图表使人一目了然.

4.使用倒装句

在国际商务英语信函中,倒装句的使用频率不高,它常常表示发函的一方随信寄上某种材料,或表示一种将来不确定的可能性,比如：

Shouldyourequirefurtherinformation,pleasedonothesitatetocontactus.

若需详情,敬请联系.

Shouldyoubepreparedtoreduceyourlimitby,say,3%,wemightetoterms.若贵方降低所报价格,建议降低百分之三,我们或许能达成交易.

5.使用被动语态

被动语体的使用具有结构紧密、语义准确、表达严密、逻辑性强等特点,能够起到突出商务信息、提高论述的客观性、增强可信度等的作用,因此,被动语态适宜具有严肃性特色的商务文体的需要.

Thesedistinctionsbetweenthefunctionsofmembersingeneralmeeting,boardofdirectorsandmanagingdirectorsmustnotbeexaggerated.

股东大会成员、董事会和常务董事之间的作用区别不能夸大.

6.运用委婉礼貌的语气

商务英语信函是一种跨国度的贸易交往形式,因此,注重信函的语气,采用客气、礼貌的表达形式,有利于继续保持友好的贸易伙伴关系,对交易的形成能够起到很大的促进作用.试比较下面两种不同语气的使用和效果：

(较差)Youclaimthatwedidnotencloseallthepartsinyourorder等

(较好)Weregretanydelaysinyourproductioncausedbymissingpartsinyourorder等

(较差)Yourletterisnotclearatall.

(较好)IfIunderstandyourlettercorrectly等

尤其提供令人不满意的信息或向对方表示不满时,更要注意措辞,如：

Pleaseacceptourapologiesforbeingunabletosatisfyyourrequirement.

写商务英语论文的技巧
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不能满足你方需求,甚歉.

二、商务信函中词汇的斟酌使用

1.词汇表达精确具体

在商务交往中,如何使信息得以准确地传递是十分重要的,商业中任何一笔交易都不允许模糊和抽象的概念存在,试比较：

Wewillsendtheproductssoon.(含糊)

WewillsendtheproductsonMarch25.（具体）

2.尽量使用单音节的词

通过对大量商务英语信函的分析发现：书信中单音节的词如果达到70%或更高,书信基本易懂,且交易成功的机会高；低于这个比例,书信读起来,不但费解,而且达不到预期的效果.

3.避免“红辣椒”式的词语

书信专家认为,有时一个词能够毁掉一封信.如：

“Wedonotunderstandyourfailuretopaythebill等”.“failure”本身是否定词,有“失败”的意思,每个人都愿意把自己和成功联系在一起.

“Frankly,wearesurprisedtoseeyoutakethisattitudeafterwehavetriedsohardtopleaseyou.”句子给人的感觉是：客户有些不识抬举,因为句中运用了“surprised”一词.

商务英语信函是贸易双方洽谈生意,以及进行非面对面商务沟通的主要手段和媒介,在长期的应用中,形成了特定的格式,遣词造句也有特殊的要求,商务人员在运用时要遵循相关的规则,避免信函书写不当而带来的经济损失.

参考文献:

[1]段春明刘继安:商务英语文体特点和英语商务报告写作[J].北京第二外国语学院学报(外语版）,2006年第10期,第91页

[2]、[11]、[12]（美）弗雷利著沈志莉:商务书信全书：第3版[M].北京：中

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