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0;标准,又要严格的执行.在这方面,网上报销系统具有很好的解决方案：首先将规章制度和控制流程在系统中固化,诸如预算额度、审批流程、审批权限等内控标准,可有效保证企业执行的标准符合内控要求；其次,经费管理预算、审批权限由系统自动控制,审批流程也由系统自动流转,有效地防止执行失效.因此实施网上报销系统对于进一步强化内部控制具有重要意义.四、推行网上报销系统应注意的问题
网上报销系统尚属一个新鲜事物,在华北油田公司运行过程中,仍有以下问题值得关注.
(一)认真做好预算项目的设计和调整
网上报销系统在预算管理和控制方面具有强大功能,因此许多企业就误认为在报销系统中将预算项目设计的越全越好、越细越好.其实“细”和“全”是预算管理的基本要求,但在报销系统中却不宜将预算项目设计的过细、过全.报销系统只是预算管理和控制的一种较为先进的手段,目的就是在录入相关费用项目预算指标时,通过“一事一单”的方法来实现管理和控制费用项目,使其均衡发生、流程合规.如一味地搞大而全,就同一事项而言,与手工报销模式相比就会产生报销人员提交单据多、领导审批层次多、会计审核和打印电子报销单据多等现象.这样不但没达到简化流程、提高工作效率的目的,反而产生消极影响.
(二)防止压单、压票现象发生
在报销系统初期推广过程中,极易产生压单、压票现象,造成报销时间长、业务处理不及时.这主要是：一是各环节审批人对审批方式的转变不适应.传统报销方式下审批领导都是“被动”地等报销人员上门签字报销,实行网上报销后,就需各审批领导“主动”登陆系统审批,这就要求他们养成良好的审批习惯；二是报销系统部分功能未充分利用.报销审批仅是各审批领导日常工作的一部分,不可能守在计算机前专门进行审批.网上报销提供了通过手机搭建的审批平台,各审批人通过手机不但可实现随时审批,还可实现办公自动化文件签发等.但目前上述功能尚未得到充分利用.
为防止压单、压票现象影响财务部门月末结账工作的顺利完成,财务部门可指定会计人员通过报销系统及时查清各项报销业务处于哪一审批环节并及时提醒相关审批人员审批.
(三)切实做好原始单据的安全传递与审核
网上报销系统缩短了报销人员与公司机关所在地的空间范围,有效地解决了传统报销模式要求的须专人专程报销的弊端.但原始单据仍需传递到财务部门作为会计凭证的附件.因此,原始单据安全及时传递便是一个急需解决的问题.事实上原始单据传递可因人而异、因地而异,关键是要安全、及时.
另外传统报销模式与网上报销模式相比,区别之一就是原始单据的审核.传统报销模式各审批环节均能见到报销人提交的原始单据,并按职责对原始单据的合规性、合法性进行审核.但在网上报销系统中是财务部门相关人员通过网上报销系统依据报销人提供的原始单据逐要素进行审核,并由业务稽核岗对票据进行稽核.一般情况下,其他环节审批人是见不到原始单据的,因此对报销原始单据的审核责任则完全落在了财务部门,财务部门应抽调业务素质高、熟悉公司经费报销制度的人员专门从事费用报销及单据审核把关等,不能因此造成会计基础工作的滑坡.
随着中国石油业务的发展、规模的扩大、管理的加强,迫切需要各级财务管理人员进一步解放思想、创新式的把财务工作提高到新的层次,以适应中国石油快速、有效、持续发展.中国石油推行网上报销系统是适应建设综合性国际能源公司战略,进一步推进会计一级核算以及完善全面预算管理手段的需要.华北油田公司网上报销系统的建设与使用,充分利用了现代化信息技术和手段,将办公自动化、财务管理系统化有机结合在一起,优化了技术和信息的功能与作用,在操作模式上有突破有创新,实现了对传统的费用报销与财务管理方法的变革.随着国内企业改革的进一步深化和财务管理体制与国际惯例日益趋同,网上报销系统也将不断完善和发展,并发挥出更大的作用.
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