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3解决中小企业档案管理问题的具体措施

3.1加强企业的系统环境安全和数据备份工作

会计核算软件所生成的电子会计档案是会计信息化环境中最重要的产物,因此,中小企业需要采用先进的存储设备进行储存.截止到目前,我国大部分的中小企业仍然使用纸质介质和电子介质共同保存的方法,一旦电子介质储存的会计档案显示错误,企业可以用存放在档案室的纸质档案加以挽回.由于电子信息会计档案磁性介质的特点,应该采用AB备份法来进行企业会计档案数据的备份,备份生成的各种文件应该写清备份的时间、地点和管理人员的姓名和,并且做到按时、及时、定期的备份.企业应该购买质量过硬的磁性介质设备,备份硬盘和存储硬盘要分别锁在不同的房间,钥匙由专人进行保管.同时需要尽量避免阳光直射,远离污染源,远离具有磁性的物体是最为需要注意的.批准保存入库的储存会计信息化档案的存储设备需要放在特殊的密闭的盒子里,按一定顺序摆放,这可以预防挤压变形和由于不可抗力所产生的破坏,存储设备的盒子应该放在特殊的能够防磁而且坚固的保险柜内予以保存.

目前,人们还没有成功开发出可以拦截所有恶意程序攻击的防火墙.因此,想要保证会计信息化档案的安全,就要完善本企业计算机系统和局域网系统的杀毒软件与防火墙,管理员应该进行定期更新杀毒软件以保证使用最新的病毒数据库来预防电脑病毒,防止企业重要的会计专用微机遭受恶意程序的感染,企业也应该对计算机管理人员进行定期的计算机专业知识的培训,帮助他们提高计算机的危机处理能力.

3.2重视培养档案管理人才,提高会计人员的专业素质

为了推广会计信息化档案管理、提高会计核算信息的客观性和便捷性,我国的中小企业应该加大对会计信息化档案管理方面的投资,建立并完善先进的企业系统平台,采购系统安全设备和会计档案系统所必需的储存设备,努力研发与本企业采购、配送相适应的财务信息处理数据库,加强各个数据库之间的联系,实现各个子数据库之间的资源共享.同时,中小企业还应该借鉴国外企业先进的企业会计信息化管理经验和信息化会计档案的保存方法、管理方式和管理技术,为专门负责企业会计信息化档案的管理人员提供补贴和特别培训基金,从硬件方面和软件方面来保证企业会计信息的客观性和便捷性.

中小企业中对会计信息化档案的保管工作和管理人员的专业知识要求很高,这就需要企业引进综合型人才.我国中小企业可以从高等院校应届毕业生中聘用对现代数据库技术、财务核算业务和便携式档案管理较为精通的综合型人才到本企业担任信息化会计档案管理专门人员;也可以对本企业负责会计档案保管的人员进行定期再教育,而不是简单地上两堂课,使他们在一定时期综合提高专业胜任能力,增加他们对电子会计档案的管理经验.除此之外,中小企业还要联合当地政府的财政部门和税务部门对会计信息化档案管理专业人员进行再教育,补充最新的职业道德知识进而使他们形成遵纪守法的观念.

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3.3建立和完善内部控制制度

内部控制制度是指中小企业的各个管理层面为了保证本企业经济数据的安全性,保证会计数据的正确性,协调会计管理行为,管理会计活动,充分利用本企业内部的不同分工而产生相互制约的关系.同传统企业的内部控制相比较,会计信息化环境下的内部控制制度范围更加广泛,中小企业应着力优化管理条例,建立健全风险控制措施,加强企业风险管理,同时还应该研发通畅的信息联络系统,加大监管力度.这些是保证信息化会计档案安全性的最有效措施.

4结论

本文较为具体地论述了信息化环境下中小企业会计档案管理问题.中小企业应充分认识到会计信息化档案具有多样性、便捷性、客观性和不安全性的特点,针对我国中小企业会计信息化档案管理工作投入资金不足、管理人员专业素质不高和内部控制不完善等问题,加强系统安全、重视培养专业人才、增加研发投入和完善内部控制.只有通过上述措施,以及政府、中小企业和监管部门的共同努力,才能使信息化环境下中小企业的会计档案管理问题得到更好的解决.

主要参考文献

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关于信息化环境下中小企业会计档案管理问题的在职毕业论文范文
会计信息化相关论文范文集
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