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摘 要:突发事件具有突发性和不可抗拒性,它危及档案安全和档案的正常工作秩序.近年来,全球突发性社会事件和自然灾害频频发生,给档案的安全带来了严重的威胁.如何强化档案人员风险防范意识.提高档案部门应对灾难的能力,以保障档案的安全成为当前档案工作亟待解决的问题.文章从挺高思想认识、建立和落实档案安全制度、档案信息化建设三个方面入手,提出了在突发事件中档案安全保护的相关措施.

关 键 词:突发事件档案安全保护

中图分类号:G270

文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2011)03-183-Ol

由于人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序,需要采取应急处置措施以应对的事件为突发事件.近年来,全球突发事件不断发生,从美国的“911”事件、印度洋海啸到我国汶川、玉树大地震等,这些突如其来的灾难,不仅给人民群众的生命财产造成了巨大的损失,而且给真实记载人类社会活动的重要档案资料也带来不同程度的损害,档案的安全管理面临严峻考验.、如何在突发事件中,减少和防止各因素对档案的破坏,最大限度地保护好档案,使之更好地为人类进步服务.笔者认为,“思想上要重视、制度要落实、措施要得当”是档案安全保护的三大要素.

一、突发事件档案保护.领导重视是前提

档案是国家的宝贵财富,是不可再生资源,是孤本,一旦被损毁,其损失将无法挽回.毛泽东同志在延安时期曾指出:“任何时候都要

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880;意保护档案文件,因为它关系到人民的命运和前途.”胡锦涛同志强调:“档案是人们认识和把握客观规律的重要依据.借助档案.我们能够更好地了解过去,把握现在.预见未来.”2007年温家宝总理在《政府工作报告》中提出了“搞好文化遗产、自然遗产和档案保护”.党和国家领导对档案工作的重要指示,揭示了档案工作的重要地位和重要使命.因此,档案管理部门要充分认识档案工作的重要性、切实做好档案管理工作.首先,各级领导思想上要高度重视档案保护工作,牢固树立“安全第一,预防为主”的思想,把档案安全保护工作作为档案工作的头等大事来抓.要切实加强对档案安全管理工作的领导,及时研究和解决存在的问题,确保档案安全管理工作责任的落实.只有领导高度重视,平时做好基础和防范工作,才能最大限度地避免突发事件来临时档案载体的安全受到威胁.其次,要加强档案应急宣传和教育,提高档案人员的责任意识和档案安全保护意识.档案管理部门要定期对突发事件应急处置人员进行相关知识的培训和突发事件应急知识教育,组织救灾演练,增强对档案工作突发事件的防范意识和应对能力.


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二、突发事件档案保护.健全机制、落实制度是保证

在管理工作中,科学、合理、健全的制度是关键.档案管理工作也不例外,尤其是突发事件中档案的安全保护工作,更需要健全的管理体系和制度.首先,建立健全档案安全管理体系.建立由国家档案行政管理部门到各级档案行政管理部门的档案安全管理体系,成立各级档案安全管理机构,进行统一领导,分级管理、层层落实,并层层签订安全管理责任书.档案主管部门在事件发生时,成立临时档案工作机构,指定专人负责应急工作,明确各专业档案的主管部门和分管人员,明确职责分工,建立岗位责任制,并集中存放各类档案.各级领导和档案主管部门要加强对临时档案工作机构及临时责任人的指导,随时监督检查其履行职责情况.其次,建立健全完善档案安全应急制度.包括突发事件档案工作应急预案制度、突发事件档案工作应急报告制度、突发事件档案工作的应急业务指导、监督、检查制度等.突发事件档案工作应急预案制度,该预案的制定,使档案工作在突发事件来临时,有章可循,有条不紊,使档案得以有效管理.预案的内容应包括:突发事件档案工作应急机构的建立;装具设备的配备;突发事件档案业务应急培训;突发事件全员档案意识应急宣传和教育;突发事件处置过程中形成档案材料的管理原则和收集范围;特殊情况下档案资料的处置方案、处理方法等.突发事件档案工作应急报告制度,该制度是在非常时期自下而上逐级报告档案工作情况的制度.其内容包括:突发事件发生时、发展过程中、结束后,档案工作的部署情况、进展情况、完成情况.突发事件档案工作的应急业务指导、监督、检查制度.一方面要加强沟通,预测突发事件的发展趋势和可能遇到的问题,有针对性地加强指导;另一方面督促建立临时工作机构,落实责任,发现问题和隐患及时整改,确保档案工作及时步人正规.建立健全了档案安全保护应急制度,档案部门还需认真执行,并不断完善,才可确保突发事件中档案实体和档案信息的安全.

三、突发事件档案保护,档案信息化是途径

随着科技的发展,信息化成为当今世界经济和社会发展的大趋势,积极推进档案信息化建设,是提升档案管理水平和服务水平、保护档案的重要手段和有效途径.传统的档案保存方式,采用框架式纸质载体存放和目录式管理,不仅占用了大量库房空间,管理成本高,保管时易损坏(如纸张的老化、受潮、霉变、受灾等),而且不便于利用.遇到突发事件时,庞大的实体档案将面临严峻的考验.如果纸质档案信息能够被数字化,成为电子载体的档案,那么,突发事件中相对于纸质档案更安全.首先,各单位要从全局性、战略性的高度出发,把档案信息化摆到重要的位置,将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体框架,与企业信息化建设同协调发展.各档案部门建立健全一套完整的、自动化的、扩展性的文件信息管理系统,把永久和长期的纸质档案数字化,实行重要档案“双套”管理.随着OA办公自动化系统和各类管理软件的普及和运用.产生大量的电子文件和数字信息,也将促进档案管理从传统的以实体档案管理为主向以实体和信息管理为主转变.其次,加大档案管理现代化人才的培养.在信息化背景下,档案工作如档案形式、管理模式、档案利用方式、档案业务工作等发生巨大转变.这些变化对档案人才队伍提出了更高的要求,因此,现化化的人才培养成为了档案工作信息化的重中之重.档案管理部门要从工作岗位出发,对档案人员加强培训,提高档案人员对档案现代化的认识.通过培训、业务交流等形式,使档案人员学习档案专业理论知识、现代化管理知识和先进技术设备的操作技能,进一步提高其专业管理和实际操作的能力,培养和造就“复合型”的档案管理人才.使档案人员不仅熟练传统的抢救和保护技术,而且掌握日新月异的现代化新技术,传统与创新相结合,把突发事件对档案造成的损害降低到最低点,使档案在突发事件中能够得到妥善的保护.

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总之,各级档案管理部门要从思想上认识到档案工作的重要性,高度重视突发事件中档案的安全保护工作,全面落实责任制,利用信息化手段,防治结合,以减少和防止突发事件对档案的破坏,使档案在突发事件中能够得到妥善的保护,确保档案的安全.

参考文献:

1,曹胜,梅图书档案防灾计划,上海档案,2007(2)

2,卞成杰,谈档案信息安全预警机制的建立,档案时空,2007(12)

3,孙静,浅析档案事故与档案保护图书与档案管理.2006(7)

4,梁容梅,从四川地震谈档案的安全管理档案时空.2008(8)

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