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[摘 要]目前大多数销售企业只是对所辖的省级法人销售单位负责人开展离任审计,城市和县城级办事处因不具备法人实体,其经理离任未引起足够的重视.本文以啤酒销售企业为例,试从城市和县城级经理离任容易产生的问题,分析其开展离任审计的必要性,并提出建立三级审计组织和实施三级审计体系.及时有效地开展城市和县城级经理离任审计,界定交接经理双方责任,降低财务风险.
[关 键 词]销售企业 经理 离任审计
一、离任审计实施的必要性
通常我们所说的离任审计,或称任期终结审计,是指对法定代表人整个任职期间所承担经济责任履行情况所进行的审查、鉴证和总体评价活动.这一活动,对于引导和规范法定代表人的经营思想和经营行为,维护法定代表人的合法权益和揭露非法行为,对于深化经济体制改革,建立完善现代企业制度,都具有重要的意义.同时,通过离任审计,客观评价法定代表人在任期内经济责任履行情况,可以为组织人事部门正确、科学地考核和任免干部提供重要而具体的根据.
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销售企业的销售组织设置,一般分为三个层级：省级销售单位、城市级办事处、县城级办事处,通过三层的组织来负责销售业务的管理和实施.对于离任审计,销售企业按照常规,在省级销售单位法定代表人离职时,开展离任审计.但由于城市和县城级经理不具备法人资格,在离职时一般不进行离任审计.
二、案例分析
笔者认为,城市和县城级销售机构的经理离职,开展离任审计的必要性很大.现以笔者所任职的啤酒销售企业为例,进行分析论证,其他行业的销售企业亦大同小异.
(一) 从销售规模和费用金额看
啤酒市场的容量,主要跟地区的人口和收入水平有关,国内的人均啤酒消费年约30升,按城市500万人口,县城50万人口计算,城市啤酒容量15万千升,县城啤酒容量1.5万千升,按每千升酒收入3000元计算,城市的啤酒销售高达几个亿,县城达到几千万.从销售规模可以看出,城市和县城虽然不是法人单位,但其销售的规模较大.特别是近年来啤酒行业竞争加剧,啤酒企业市场费用投入比重越来越大,约占销售收入的近40％,也就是说,城市的年市场费用投入过亿,县城的年市场费用投入过千万.
(二) 从承担管理和业务职责看
城市级办事处,作为基本的“管理单元”,基本具备各项管理的职能：配备销售职能,负责市场的规划,市场策略的制定,客户开发维护、产品定位及组合策略；配备财务职能,资产管理、费用的管理及审计；配备人力资源职能,员工招聘培训、薪酬绩效管理；配备物流职能,订单发运.县城级办事处,作为最小的“业务单元”,虽不配备职能部门,但按城市级职能的要求,具体的业务推进和落地由其完成.可以看出,城市和县城级办事处承担着重要的管理职能和业务职能.
城市和县城级经理离职时,不进行离任审计,接任经理接手市场后,后续的运作过程中经常出现的问题如下：
1.经销商遗留费用的产生
接任经理到任后,经销商提出前期经理承诺的已投入市场但因各种原因未报销的市场费用,在这种情况下,接任经理由于对费用具体情况不了解,且不想因为前期问题,影响未来市场的销售,常常作为遗留费用向公司总部提报,申请给经销商解决.而经销商提报的这些费用如确是正常市场投入形成的,公司损失倒一般,但往往会是一些非正常的投入,例如未经公司同意,经销商违规超额投放,更有甚者虚报费用,不应该报销的费用,一并作为遗留费用处理.因此,如不进行经理离任审计,对费用进行明确界定,将会给公司造成了无谓的市场费用浪费和损失.
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2.资产、促销品、押金、保证金的流失
城市和县城级办事处
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3.费用额度类账务超支
运行费用的额度、促销费用的额度、以及瓶盖类费用的经销商明细额度,不做交接,费用额度类控制的账务经常会出现超支,影响了接任经理的正常工作运营和管理.
城市和县城级办事处经理离职,未进行经理离任审计,产生的问题还有很多,如终端协议店数据、终端销售台账数据的完整性、市场投入策略的承接等.要减少这些问题的发生,就需要对城市和县城级办事处经理的离职,及时有效的开展离任审计,明确界定交接经理双方的责任.
三、三级审计的实施
城市和县城级办事处经理离任审计的开展,需要有审计组织和体系的保障.省级单位负责人的离任审计,年频率较低,一个审计小组即可保证审计工作的开展.但城市和县城级经理离职频率要大的多,城市级经理离任审计数量年约100～200次,县城级经理离任审计数量年500次以上,如此庞大的审计工作量,靠几个人的小组是不可能完成的,需要整个审计组织和体系的推进,方可及时有效的实施.可以考虑建立三级的审计组织：一级组织――总公司审计总部；二级组织――省级销售单位审计部；三级组织――城市办事处审计部.
(一) 三级审计组织的人员组成及责任
1.总公司审计总部
一级组织,由总部审计人员组成.负责建立离任审计体系,包括制定并完善离任审计相关流程、制度、工作标准、审计报告的格式等；负责执行省级销售单位总经理的离任审计,同时负责推进三级离任审计的有效实施；评估、考核省级销售单位对城市办事处经理离任审计的执行情况.
2.省级销售单位审计部
二级组织,由省级销售单位审计人员组成.负责执行城市办事处经理的离任审计,协助城市审计部推进县城办事处经理离任审计的开展.评估、考核县城办事处经理离任审计执行情况.
3.城市办事处审计部
三级组织,由城市办事处审计人员组成.负责执行县城办事处经理的离任审计.
三级审计的实施意义三级审计组织的建立,保证了城市和县城经理离任审计的及时实施.审计实施的效果、审计报告的质量对企业规避风险发挥着重要作用.因此,对总公司级审计组织的专业性提出了更高的要求,要求根据市场的变化,动态的更新审计的流程、工作标准及审计的重点,总公司级审计人员应建立分区域对省级单位审计工作进行管理的机制,进行现场的培训及协同审计,有效的评估、考核,发现城市和县城级审计中存在的问题,不断提高审计报告的质量和效果.
城市和县城级经理离任审计的核心目的主要是工作顺利交接和降低财务风险.通过对经营情况、费用、资产、押金、保证金等项目交接,界定交接经理双方责任；通过对经销商、终端追溯及时发现市场运作中存在的风险和漏洞；对经销商往来费用进行截止,防止遗留费用的发生,降低财务管理风险.
因此,销售企业应高度重视城市和县城经理离任审计,通过建立三级审计组织,推进审计体系化,建立和规范离任审计的管理流程,分区域的推进各审计单位审计人员实施城市和县城级离任审计,界定交接经理双方责任,降低财务管理风险,便于接任经理了解大区经营管理状况,为市场顺利承接健康发展提供保障,为企业销量和利润目标的完成,在市场中立足和壮大发展保驾护航.
责编：萌娜
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