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摘 要：近年来随着教育改革的深入发展,高校的规模不断扩大,对图书、档案的管理难度增加.然而,信息技术的发展为高校图书、档案管理工作的一体化管理提供了新的空间和可能.本文从高校档案、图书管理的实际情况出发,探讨了高校档案、图书实行一体化管理的重要意义,阐述了图书、档案管理工作中存在的限制性因素,并从实际出发给出了促进高效档案、图书一体化管理的具体措施.

关 键 词：高校；档案；图书；一体化管理

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）06-0-01

21世纪是信息化社会,科学技术更新发展迅速,随着信息时代的到来,人们对信息的需求方式和内容也发生了巨大变革,传统的图书馆储藏信息的方式已经满足不了现代社会以及人们发展需求,将大量时间浪费在对信息资源的查找方面是不可取的.在这种大背景下,不受时间、地点、空间、借阅等条件限制的一体化个性信息服务,由于具有信息内容丰富,形式多样的特点,可以极大的节省人们查找信息资源的时间,方便人们随时随地都可以查询到需要的信息,被人们所期待.这是传统的图书馆所不及的,也是单纯档案部门的工作无法实现的.所以,将信息资源有效整合,是快速实现信息共享的有效手段.图书馆和档案馆作为高校获取信息的最主要渠道,也要适应社会发展要求,走一体化发展之路,实现信息资源的有效整合.

一、高校档案、图书实现一体化管理的重要性

(一)全面满足读者的信息需求

随着信息时代的到来,计算机网络的进步和发展,通过互联网查询所需要的信息已经成为很多人的选择,到档案馆或者图书馆查询信息要耗费大量的时间和精力已经无法满足现代人快节奏的生活、学习和工作需要,对于原始档案信息、系统理论方面的知识以及参考资料的查询非常不便.然而,从宏观角度来说,图书和档案管理工作从本质上说都具有专业性和服务性的特点,都具有为国家经济、政治、文化、教育、科技发展提供理论依据和信息保障的职能.从微观的角度来说,图书和档案信息都具有为不同读者和用户提供信息服务的职能,信息在利用的过程中才能发挥其价值,读者对信息的需求会反$

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(二)实现资源共享,节约成本

数据库的建立是一项长期的、系统的,需要耗费大量的人力、物力、财力的工程,为充分发挥高校图书和档案的价值,将图书和档案纳入高校的数据库是重要举措.第一,将两者有机结合建立数据库能够实现信息资源与文献资料的共享、方便管理,为高校的科研工作更好的服务；第二,网络技术与信息资源的整合有利于建立一个完善的检索体系和检索平台,将图书信息、档案信息电子化,用户可以不受时间、地点的限制,随时使用网络链接所需要的信息资源,另外,数据库的建立有利于信息资源的实时更新,为早日实现图书档案的一体化提供条件；第三,以计算机网络为载体,积极使用网络通讯技术、数据库技术、信息处理技术以及多媒体技术,将图书、档案有机联系,加快图书信息与档案信息的电子化和专题化建设,加强信息网络服务,尽可能的满足学生、学校以及社会的发展和科研需要.

二、高校图书管理工作中存在的问题

高校图书、档案管理工作主要体现在以下几个方面：第一,图书档案管理人员普遍存在着信息意识缺乏、计算技术水平较低的问题,缺乏对专业信息技术人才的引入,限制了图书、档案管理一体化步伐；第二,硬件条件不足且更新缓慢,远远达不到图书、档案管理一体化的要求；第三,没有认识到图书、档案管理一体化的重要意义,缺乏长期的规划和管理.

三、实现档案、图书管理一体化的有效依据

图书、档案的共通之处是建立图书、档案信息一体化的有效依据,两者的共通点主要体现在以下几个方面：图书和档案在检索方法、组织方式、加工处理、保护与管理以及新技术、新材料的利用方面的共通点为实现信息的一体化管理创造了条件.从本质上说图书、档案都是通过为用户提供信息和材料的方式服务的.除了共通性之外,图书和档案又具有各自的优点和特性.比方说图书是对文献资料的总结、归纳、整理和编撰,所含信息量丰富、内容齐全,包含所有学科,系统性强、理论性高,一般情况下是对客观事物或者客观世界中客观规律的描述,探讨了事物的发展规律和发展方向.档案具有原始性、真实性、可靠性的特点,一般就是对人类信息活动的客观记录,因此,图书和档案具有很多共通之处,这为档案、信息一体化的建立提供了条件,两者各自的特性又有利于优势互补充,将图书、档案信息的作用和效果得到最大化的发挥.

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四、高校图书档案一体化管理的措施

高校图书馆的数据库建设是信息资源建设的重要组成部分,其中自建数据库的发展较快,自建数据库通常都是以高校自身图书档案管理的特殊性为依据建立起来的.很多高校的自建数据库包括自行开发的报刊、文摘、书本、学位论文、教师论文等；部分高校将档案管理的工作划分到图书管理名下,虽然与一体化的管理还有很大差距,但是在具体做法上已经开始融入数据库的建立,统一化检索、统一化管理、统一化服务；还有一些高校利用图书和档案优势互补的特点,将连着的特点结合起来,努力挖掘本校优势和特色,将特色资源的开发范围进一步扩大,比如说建立学士学位论文数据库、历史发展资料和图书数据库、教师论文数据库等,客观上促进了高校图书档案管理的一体化.

综上所述,受主客观条件的限制,目前要实现图书、档案管理的一体化还具有很大难度,图书、档案管理的一体化仍然有很长的路要走,但是数据库的建立在一定程度上为图书、档案一体化的建立提供了条件和基础,相信不远的将来,在社会各界的共同支持和努力下,高校图书和档案的一体化管理最终会实现.

参考文献：

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[5]孙玉岚.高校图书档案信息安全管理的影响因素的实证研究[J].成功（教育版）,2011（19）.

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