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摘要：传统报销本身存在的很多弊端与公司内部提升财务服务与管理水平的需求,共同促成了财务创新与改革的动力,也拉开了网上报销系统实施的序幕.本文通过公司实施网上报销系统的应用实践,对网上报销的实施背景、网上报销系统上线、系统的优势与不足和发展方向进行了探讨,充分体现了网上报销系统的应用对公司提升财务服务质量与财务管理水平的积极推进作用.

关键词：网上报销系统服务质量财务管理水平

一、网上报销系统实施背景

传统报销模式本身存在着很多弊端,给职工报销带来不便,给公司经营带来潜在风险,加之公司规模的扩大,使得传统报销模式更不能适应公司的业务需求.

（一）业务审批效率低

传统报销模式下,对报销人员来说,每笔报销业务都需要报销人员拿着单据找各级领导签字审批,如果遇到签字人员外出,报销人员不得不花费时间、精力进行多次尝试,过多占用了正常的工作时间.对审批人员来说,工作经常被审批签字打断.

（二）不利于财务管理水平的提升

传统报销模式下,报销人员将大量单据送到财务部门,财务人员既要审核原始单据,复核领导审批金额,又要控制业务审批流程,还要花大量的精力对流程进行审核.财务人员基本局限于事务性工作中,没有足够的时间和经理进行分析、预测、控制盒监督等管理工作,财务职能单一,其管理作用得不到充分发挥,妨碍了财务管理水平的提高.

（三）手工填单效率低下

传统报销模式下,员工每次报销需要填写大量重复的信息,单据填写不规范,且手工差错率高,给财务审核造成很大困难,增加了财务风险.

（四）预算控制时效性差

传统报销模式中的费用预算主要是通过人工控制完成的,财务人员需要手工记录报销台账,并结合财务系统的相关数据,手工统计各类报表,核对费用报销是否超预算,不仅耗费了大量的工作时间,而且事后的统计结果无法给管理层提供及时的决策信息,经常导致控制预算的超支审批,很难确保费用预算控制目标的落实.

（五）内部控制不能有效落实

传统报销模式无法实现流程固化,报销人员如不熟悉各项签字流程,可能会导致审批流程不复核内部控制规定,财务人员对各项业务的处理往往根据工作经验及职业判断,也存在出错的可能,同时还存在越权审批、个人签字被模仿的风险,使得内部控制措施不能有效落实.

（六）两地办公报销不便

公司由于近年来业务发展迅速,导致人员增加,自2009年以来,一直两地办公,尤其是2011年搬入新的办公地点,两地办公距离增大到8公里,在时间上和成本上都给职工报销带来了很大的不便.

二、网上报销系统上线

公司的网上报销系统,按照公司各项与报销相关的规章制度和内部控制相关规定进行系统设置,固化流程、标准与权限.系统包括个人信息维护、基础数据管理、预算管理、借款/报销申请、借款/报销审核、单据管理、凭证管理、统计查询、权限管理等系统模块,涵盖了除海外项目付款审核以外的总部各种借款、报销、转账等财务审批内容.

在最初网上报销系统上线的10个月时间里,经过了3个月试运行,年末结账年初初始化、平稳运行和全面提速改造四个阶段.

三、网上报销系统优势

报销业务是财务部门面向员工的门户,网上报销系统的推行,提高了工作效率、缩短了报销周期、方便了员工,在很大程度上拉近了财务人员和员工的距离,提升了财务的形象和员工满意度,也提升了财务部门的服务水平.网上报销系统的推进也强化了公司内部控制水平和预算管理精细度,提升了财务管理质量和效率.

（一）预算管理精细化

网上报销系统实现了预算、报销和分析三大功能的有效结合,全程实时费用动态监管,将预算管理关口提前.首先从借款和报销的单据发起环节就开始进行预算控制,没有预算或预算余额不足的单据无法发起报销；其次在各审批节点,审批人可以看到明细费用预算、使用及余额情况,对费用进行实时动态监管；另外实现了报销事项与核算科目、预算科目的一一对应,将预算观念逐渐渗透到每个员工,使预算不再只是财务的预算,而是和每个人息息相关的预算,全员成本控制不再是一句口号,而是通过网上报销系统的信息化手段真正落地.网上报销系统真正实现了事前预算控制、事中动态监管、事后数据分析,大大提高了预算控制的执行力.

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在绝对控制的基础上,系统还设置了预算调整与追加功能,可以按照时间进度释放预算,也可以按照实际需要提前支取预算,合理控制预算进度,妥善处理公司各项追加预算费用的列支问题,使预算管理与公司实际经营相结合,具有充分的灵活性,为公司实现全面预算及精细化管理、深入推进全员成本目标管理奠定了基础,真正将集团“经营一元钱,节约一分钱”“压缩非生产性支出”的号召落到实处.

（二）降低内控风险

传统的单据审批模式下,由于员工和审批人员对内控流程不熟悉,经常会出现越级审批,企业财务人员只能在领导审批后被动复核内控流程的合理性,在发现越级审批时也会面临职业道德与现实利益的两难选择.网上报销系统将公司内部控制制度和报销相关制度预设到审批流程中,通过系统固化内控流程和权限管理,全面杜绝了越级审批,财务人员不再需要复核内控流程,同时,财务人员审核节点提前到公司领导审批之前,提前对业务和票据进行审核,提出审核意见,降低了纠正不合规报销的压力.网上报销系统的推行进一步完善了企业的内控体系,实现标准、高效的公司内部控制流程,有效降低了公司内控风险.

该文来源 http://www.sxsky.net/guanli/0081628.html

（三）提高工作效率

网上报销系统的使用,员工报销只需在网上提交申请后,定期将单据送交财务部门,网上审核完成后财务部门自动付款,即可完成全部报销程序,实现了费用报销远程化,减少了员工经常多次找领导签字的时间,尤其对于公司两地办公的实际情况,减少了员工往返两地报销签字耗费的大量时间与费用,使得员工能够全身心投入到公司的生产和经营工作.审批人也可以根据自己的时间安排批量处理报销业务,时间管理由“被动”向“主动”转变,确保各项业务有条不紊正常运行,从而提高整个公司的工作效率.（四）业务审批数字化

报销人员在线填单后,系统通过预设的流程,自动依次提交给相关主管领导审批,审批领导利用数字签名审批业务,安全的数字签名为网上报销提供了安全保障措施,杜绝了冒充

内部控制类有关论文范文检索签字的风险和财务人员审核的困扰.

网上报销系统提升服务质量与财务管理水平参考属性评定
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（五）报销信息公开透明

网上报销系统具有强大的统计与查询功能,为个人、各部门、公司提供了了解费用发生情况的平台.个人可以通过单据查询功能,随时知晓本人提交单据的审批状态、流程节点、审批人和各节点审批时间；部门可以通过预算查询功能随时查看预算执行情况、余额及使用明细,使得费用报销信息公开透明；公司管理层可能够随时掌握公司各项预算的使用情况.从人员、部门、公司多个维度对费用预算执行情况进行对比分析,为制定战略决策提供更加全面可靠的信息依据.

（六）提升了财务部门服务水平

网上报销系统启用了自动通知功能,通过系统首页和手机短信对审批人进行审批提醒,通过系统首页对报销人员发出送单和付款完毕的通知,缩短了系统审核时间,提高了系统运行效率.

网上报销系统对重复使用的个人信息,包括部门、职级、账户等信息进行集中管理,实现系统的自动调用,避免了报销员工的重复填写和差错；对差旅补贴、出国补贴按照公司相关规定进行固化,实现系统的自动计算,财务人员只需对出差地点、时间、职级等信息的填写进行审核即可,减少了低效、繁琐的重复劳动.有效促进报销工作效率的同时也方便了员工.

另外,财务部门对全体报销人员作出了书面承诺,承诺财务审批时限,定期公布审批时间,主动要求被监督,增进了其他部门与财务部门之间的理解,营造了和谐的工作氛围,提升了财务部门服务水平.