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英语专业四、八级统测是全国高校英语专业学生进行的一次大规模标准化的统一测试,工作量大,涉及面广,规范性强.其考务管理工作需要做到严守统测工作管理规定,报名工作做到零差错,精心组织测试,力求做到规范、公正.
英语专业四、八级统测考务管理一、前言
英语专业四、八级统测是为检查高等学校基础阶段和高年级英语教学大纲的执行情况、评估教学质量、加强校级交流、推动外语教学改革、促进教学大纲的进一步贯彻进而提高教学质量而设置的.它是对全国高校英语专业学生进行的一次大规模标准化的统一测试.北京林业大学外语学院英语专业十分重视一年一度的这两项测试,在考务管理方面力求做到规范、公正.笔者所在学校的英语专业四、八级统测考务管理工作是在外语学院院长和英语系主任的直接领导下,由教学秘书负责具体组织与管理.在多年的考务管理实践中,笔者对如何做好英语专业四、八级统测考务管理工作有以下几点体会.
二、考务管理工作的特点
1.工作量大,涉及面广
英语专业四、八级统测的考务管理工作包括考前、考中和考后三部分的全程管理.考前管理主要是发布考试报名通知、组织考生报名、审查考生资格、收集考生信息、收取考试费用、录入与核对考生信息、上报有关材料、安排考场、发布考试通知、安排与培训监考人员、领取与保管试卷、检查考场中听力及光源设备等.考中管理主要是组织考试、巡视考场、处理考中的突发事件、协助主考处理考试违纪行为等.考后管理主要是清点答卷和上报材料、检查监考和主考签字是否完整、及时寄出答卷和有关材料、及时销毁试题和录音带、发放监考费、发放证书等.工作项目多,工作量大,涉及面广,任何一个环节出现差错都可能影响考试的顺利进行和学生的切身利益.
2.规范性
高校外语专业教学测试办公室下发的报名通知上对考生的报名资格有详细的说明.对考生信息的录入、核对以及准考证的生成、打印、上报报名材料等事项必须按照操作说明来完成.对如何组织考试、考后答卷和试题的处理等,都有严格的规定.
3.周期性和时限性
英语专业四、八级统测时间是在每年的三月和四月,其报名通知一般在头一年的十一月下发,从接到报名通知到完成报名手续、上报数据、订购试卷需要在一个月之内完成.
4.准确性
在审查考生报名资格、录入考生报名信息、清点答卷、填写缺考考生信息表时要求务必准确无误,不得有半点疏忽和遗漏,不得出丝毫差错,否则给学生造成不可补救的损失.
5.安全保密性
安全保密工作是国家教育考试的第一要务.没有安全保密就没有公平公正.试卷的安全保密工作尤为重要.在领取试卷时必须由两人负责领卷,务必锁入保险柜,按照有关要求存放,做到绝对保证试卷的安全.试卷的发放、交接、回收和保管等环节都要参照《国家教育考试安全保密工作规定》的要求执行,杜绝失密泄密事件发生,确保安全保密.
三、做好考务工作的几点要求
1.高度的责任感和良好的职业道德
从考试报名、上报材料、维护考试过程管理到考后寄出试卷、发放证书、成绩归档等,这些工作主要由教学秘书一人办理,十分繁杂,要求不得有丝毫差错.因此,教学秘书必须要有高度的责任感、强烈的责任心和一丝不苟的工作态度以及认真细致的工作作风.此外,教学秘书必须要严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和《高校英语专业统测工作管理规定》,对工作中接触到的统测涉卷事项,绝不以任何方式向外泄露.
2.工作有计划有准备
每年的考务工作虽然工作量大、有时间限制,但都有一定的周期性,教学秘书要心中有数,考前做好计划和准备.要善于合理安排时间,在接到考试报名通知前,在平时工作不太忙的时候,可参考前一年的报名通知整理报名对象的各项信息,一旦接到正式报名通知,报名工作迅速展开,便可以在很短时间内完成报名、审查、核对、上报等各环节工作.这样,即使平时临时性的工作较多,在报名阶段也不至于手忙脚乱,还可以提高工作的效率.
3.报名工作做到零差错
首先,务必通知到每一位有资格参加统测的学生.根据高校外语专业教学测试办公室下发的报名通知,我院英语系深入领会通知要求及有关事宜,起草我校的具体报名通知,并在学院网站发布.已毕业学生、在外实习或因病等原因暂不在学校的学生,务必让团总支通知到位.
其次,要认真核对报名信息.目前,四、八级统测报名工作还没有实现网上报名,只能是学生报名后由教学秘书将信息录入测试办公室下发的报名系统软件.为了提高工作效率,教学秘书可先准备好符合报名资格学生的名单,发放至在校的各班,由班长负责组织同学报名：在报名表上签字,同时更改错误信息.班长收齐报名费后交教学秘书.其他已毕业学生就直接到教学办报名.在收到各班的报名表后,教学秘书必须将报名表与学校教务处盖章的英语专业学生入学注册名单核对,姓名、专业、入学年月等信息必须相符.由于我校既有英语专业本科生,又有英语专业大专生以及成教专升本和成教本科生,考生类型复杂,这就要求教学秘书必须认真核对,不得有弄虚作假.
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再次,务必签字确认.由于报名材料需要输入测试办公室下发的“TEM考点报名管理系统”软件,上报后不能再修改.因此,教学秘书在输入考生信息前必须认真核对各项信息,输入时务必仔细,准确无误.在系统生成准考证前,将会生成考生信息确认表,教学秘书不能嫌麻烦,务必让每个考生签字核对,对不在校的考生也必须通过短信或电子邮件等方式确认,无误后再生成准考证.
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最后,在测试办公室规定的时间上报报名信息,并完成试卷订购事宜.
4.精心规范组织测试工作
根据《高校外语专业统测考点考务规范》,英语系主任组织所有监考老师召开考前工作会议.考点主考以及所有涉卷人员要签署保密承诺书,明确工作职责.教学秘书将《监考步骤》和《考试须知》事先分发给各考场的负责老师,使其了解和熟悉有关事项以备执行.此外,主考老师在考试前一天去各考场检查听力及光源等设备,以保证统测顺利进行.
在考前一周,教学秘书将测试的具体安排通知发布在学院网上,务必通知到位每一位不在校的考生.在给学生的通知中要说明《考试须知》中的有关注意事项.
根据高校外语专业教学指导委员会规定,测试在统一规定日期和时间举行.统测当天,每个考场的两名监考老师领取试卷,然后直接去考场.监考老师需要在考场贴门贴、桌贴,在黑板上板书有关事项,在规定的时间内组织考生入场.入场时必须严格检查考生的准考证、学生证和身份证是否齐全,是否携带《考试须知》中禁止的物品.
考点主考和副主考在统测前30分钟必须到各考场检查试卷及磁带的密封完好性,之后在试卷袋上签字确认.考场内的两名监考教师在统测前15分钟向考生展示试卷及磁带
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考试结束后,主考和教学秘书务必仔细清点各考场收回的答题卡和试题册,检查试卷袋上需要监考教师及主考签名处是否完整、《考点主考情况报告表》及《考生信息汇总表》填写是否准确.此外,使用后的试题册和磁带在主考及副主考监督下进行销毁,教学秘书拟出“销毁证明”,经主考签字后,和上述材料在规定时间内寄给高校外语专业教学测试办公室.
5.做好成绩归档与考试总结
考试成绩、统考的通过率等材料是教学档案的重要部分,是反映教和学的效果的重要标志性材料,必须保存规范妥当.在收到英语专业四、八级统测的成绩册和院校成绩统计表后,教学秘书需做好归档工作.英语系将
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