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;体系下营销机构的调整给营销档案管理方式和流程带来了相应的变化,以前分别归档存放于客服、电费核算、高压检查、低压稽核等部门的档案资料,现在都要集中到一个部门统一保存,这样虽加强了档案资料的统一协调管理,但是也存在重要资料将独此一份,一旦遗失将无处可寻的问题.另外,也增大了对档案库的容量要求.规范各项资料的归档方式和方法格外重要,需做到既能确保档案资料尤其是重要档案资料的安全性,又能提高各方面资源利用的有效性.

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营销档案管理人员本着高度的责任心,在档案资料流转交接的过程中要对档案的完整性、记录填写的规范性予以把关,不合格的不予接受.对营销工程档案的收集要采取提前介入、全程跟踪工程进度的方法,以确保档案资料按期、保证质量地收集并归档.在使用营销档案管理信息系统对纸质档案进行电子化扫描归档的过程中,设定档案分类,制定统一规范的编号原则,避免因业务变更导致类别变化.比如可以将供电客户档案“卷内目录表”和“客户档案归档范围表”嵌入单位电力营销信息管理系统中,利用系统信息库数据,通过相关系统功能模块操作,使客户档案归档内容在系统中能自动生成,并打印出归档案卷内的目录表,从而使档案目录可以随着系统实际业务的流转和变化及时调整,保持档案的有效性和可靠性.优化库藏空间,规范档案整理和排架方式.根据档案保管要求和客户档案分类,供电客户档案装具分为“高压客户”和“低压客户”两种档案盒,放在案卷首页.“高压客户”为一户档案装一盒；“低压客户”为若干户档案装一盒.排架方面,也要按照高压和低压客户档案分类,按序上架保管.对于被鉴定为销户的客户档案,要从“永久档案”中抽出,而将新建的客户档案放入“销户档案”位置,从而以“顶号换空间”的手段来满足供电客户档案库存需求,最大限度地利用库藏空间.对新增的客户增容、更名过户、迁址、移表等业务文件资料,应及时补充到原客户档案中,而不能替换原文件资料.

4.加强档案安全性管理

要加强对档案的安全性管理,一方面要加强库房安全防护的要求.档案库房设计布局要合理,要配备防盗、防火、防潮、防有害生物等必要设施,避免发生盗窃或火灾.尤其是对影像资料等特殊载体档案要采取有效的安全防护措施重点保护.要切实加强对知识产权和涉及商业秘密档案的管理,确保档案信息的完整与安全.要完善档案保密措施,档案管理人员和使用人员应严格遵守国家档案法、国家保密法和公司有关规定,做好档案的保管、保密、查借阅管理.对已销户的高压客户档案5年内不得销毁；已销户的低压客户档案3年内不得销毁.销户档案被确定后,需另柜存放,妥善保管.

5.加强人员业务培训

要配备责任心强、高素质的专职档案人员,加强人员业务培训,利用好先进的技术、设备,充分发挥营销档案管理信息系统的有效应用,使营销档案管理工作迈上新台阶.通过培训,不仅要促进档案工作人员对档案管理工作本身业务的熟练掌握,还要对档案工作人员进行电力法律法规、电力知识等相关知识的培训,以提高档案工作人员综合素质能力,适应“大营销”体系对人员队伍专业化水平的新要求.要加强档案工作人员之间的交流学习,促进沟通与协作,增强工作荣誉感,使营销档案管理工作成为受重视、有业务、出成绩的重要工作.