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【摘 要】随着现代信息技术的飞速发展,越来越多的高校将信息化管理系统应用于学校学籍档案管理工作中.电大的学籍档案管理具有层次化、复杂化等鲜明特点,需要更加严格精密的学籍档案信息化管理.管理人员需要根据电大学籍信息管理的现状,进行有效的开放教育学籍档案管理策略优化,以全面提高档案管理工作的质量与效率.

【关 键 词】电大；开放教育；学籍档案管理

当前的电大开放教育学籍档案管理工作中,存在诸多影响管理工作效率的因素,阻碍档案管理工作的进步.为探寻有效的开放教育学籍档案管理优化策略,本文综合分析了开放教育学籍档案信息化管理系统的现状与存在的问题,对其有效的优化策略进行了主要分析.

一、电大开放教育学籍档案管理的现状

电大开放教育学籍档案管理方式,利用高效的信息化处理技术,可以更加有效提高办公效率,并充分保证学员学籍档案的安全性,具有以下诸多利用优势：层次化学籍管理,突出不同专业、类别学员学籍档案管理,利于电大开放教育学籍档案管理的归档工作；电子规模化的数据录入,在有限工作时间内实现最优工作效率,提高电大学籍档案管理工作效率；信息化学籍档案管理系统更能有效实现档案资源的共享,通过全国各电大元宵的资源信息整合工作,集中学籍档案管理工作.当前的电大开放教育学籍档案管理工作,在实现信息化、数据化与系统化学籍档案管理的同时,由于学籍档案管理信息系统的复杂性,存在许多复杂问题：电大学籍管理人员对管理系统不够熟悉,降低学籍管理工作效率；信息化学籍档案管理系统具有复杂性与时效性,管理人员需要定期检查更新管理系统,否则会出现系统过时导致的学员信息被注销情况；信息化学籍档案管理系统的运用减轻了管理人员工作负担,但同时也使管理人员工作态度松懈,认为机器可以完全代替人力,不认真对待学籍档案管理工作,造成许多细小环节失误.另外,电大开放教育学籍管理系统中学员学籍档案管理与学校招生、教学、考试等部门统一运作,管理系统又复杂庞大,其中某一细微环节出问题就会引发“蝴蝶效应”,导致整个教学系统出现运作障碍.

二、电大开放教育学籍档案管理的优化策略

(一)学籍档案管理人员素质优化

学籍档案管理人员的思想政治、工作态度以及专业知识等各个方面素质,是影响电大开放教育学籍档案管理工作效率的主要原因之一,管理人员需要严抓学籍档案管理人员素质问题,定期进行素质培训拓展工作.以此可以通过学籍档案管理人员素质的优化提升,促进其树立积极端正的工作态度,提高其对学籍档案信息化管理系统的操作熟练性,有效优化电大开放教育学籍档案管理整体效率.

素质培训主要包括专业知识技能培训、思想政治素质教育与工作态度树立引导几大重点：专业知识技能培训要求着重于工作人员对学籍档案信息化管理系统的认知,通过定期的知识传输与仅能操作训练,加强其对学籍档案信息化管理系统操作的熟练性；思想政治素质教育主要要求对信息录入人员的思想教育,防止一些学员不正当目的贿赂工作人员修改成绩等情况的发生,抵制此类恶习；工作态度树立引导培训则需要工作人员的积极配合,引导其端正工作态度,提高工作责任心与积极性,使其认真对待学籍档案管理工作.

(二)学籍档案管理系统加强

学籍档案管理系统在整个电大开放教育学籍档案管理中,处于最为重要的核心地位,管理人员需要不断与时俱进,更新系统,完善学籍档案管理系统中的缺陷,实现更加完善的电大开放教育学籍档案管理工作.信息化学籍档案管理系统中主要是通过对学员学籍中各类信息的分层管理,实现信息化学籍档案管理,管理人员需要积极投入信息化管理系统,并定期检查问题,进行性能测

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其次,管理人员还需要将学籍档案数据库系统与分层化的管理系统紧密结合,并加大监控力度,保证学籍档案信息化建设的安全性.电大开放教育学籍档案信息化管理工作中,需要对信息化系统进行准确的风险评估,制定相对严格的监控系统,采用物理隔断与网络防火墙等严密措施,保全电大学员学籍等重要信息的储存安全性.通过以上综合性的系统加强措施,可以有效完善学籍档案信息化管理系统的安全性,提高信息化管理系统的整体运作效率,减轻学籍档案管理工作人员的工作压力,从而达到综合提高电大开放教育学籍档案管理工作效率的目的.

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(三)学籍档案管理制度完善

通过学籍档案管理人员素质的优化、学籍档案管理系统的更新完善措施,管理人员还需制定完善、严格的学籍档案管理制度.制度中需要根据电大开放教育学籍档案管理工作的需求,完善学籍档案的录入、收集、整理与归档各个具体环节的细节化管理.如此可以有效实现学员各类具体信息的准确化,保证学籍档案如案例、录入与归档等工作人员认真负责的工作态度.

管理人员还可以通过制定严格的绩效考核制度方式,严格要求学籍档案管理工作人员的日常工作,严格检查工作人员在学籍档案管理工作中的表现以及出错情况,严格要求其对学籍档案信息化管理系统知识的充分掌握,通过绩效考核给予工作人员相应的奖惩,提高工作人员工作积极性与紧迫性.从而可以有效确保电大开放教育学籍档案管理工作人员较好的工作素质,提高学籍档案管理工作的整体工作效果和质量,实现高质有效的电大开放教育学籍档案管理工作.

三、结束语

电大学籍档案管理目前应用信息化管理系统,有效实现办公的自动信息化,提高工作效率.介于当前系统中其中存在的种种问题,学籍档案管理人员需要不断完善自身效率,定期检查管理系统,并不断致力于研发创新性的电大开放教育学籍档案管理系统,实现学籍档案管理的独立性,避免其受管理中其他环节的影响,实现最优工作效率.

参考文献：

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[3]张晓阳.提高管理人员素质,搞好电大学籍档案管理[J].陕西广播电视大学学报,2011,13（25）：98-101

[4]张盈.桂芳.成人教育学籍档案管理面临的困难与对策[J].中国成人教育,2013,5（01）：68-69

作者简介：

陈惠锋（1974―）,男,广东陆丰人,助教,供职于汕尾市广播电视大学.

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