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摘 要:随着经济全球化的深入发展,办公室已成为企业综合性的管理服务机构.办公室作为行政机构的核心机构之一,担负着企业维系内外联系,保障各项事务有序运行的重要作用.其人员素质的高低和政策运行的通畅程度直接影响着企业的工作效率.为了提高企业的管理效率,就必须要建立健全企业的管理制度,加强综合协调能力;提高人员的综合素质;协调办公室人际关系;加强创新思维建设高效队伍;同时还要完善激励机制,努力营造良好的工作环境,提高工作效率.

关 键 词:办公室管理;制度改革;工作效率;企业向心力

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企业办公室是企业处理日常行政事务的主要运行机构,在企业中具有协调内外,承上启下的重要作用,同时也是辅助企业领导进行重大决策的参谋.因此,本文结合自己的工作及现代企业的普遍现状及问题为基础,并在此基础上探讨办公室管理工作的优化及完善的途径.

一、企业办公室行政管理的职能

(一)企业办公室具有重要的协调内外关系的职能.企业办公室是企业行政管理中的中间环节,是将企业领导及不同职能部门的员工进行有效连接的重要桥梁,其最大的功能就是让公司上层的信息顺利传达给下层,将公司基层员工的需要和意见转达给上层的管理者,同时还具备统领全局的职能,可以说是企业指挥、决策及执行的有效协调部门.在这个过程中,办公室需要将办理的各类信息进行分类汇总,以确保这些信息的准确性和条理性.与此同时,办公室还必须承担对企业基层组织运行状态的监督管理工作,并将工作中出现的问题进行协调处理,确保日常事务办理的效率.

(二)办公室管理具备重要的辅助领导决策职能.作为企业的中枢机构,企业办公室肩负着辅助领导决策的重要职能.企业办公室日常行政事务中需要为领导分担工作,减轻公司领导的工作压力.一方面,由于企业办公室平时接触的人员较多,既有基层员工,又有高层管理者,在长期的积累中,企业办公室成为各阶层、各部门信息传达与反馈的重要场所.这为企业领导在筹划相应得发展方向与战略策略方面提供了基本的信息与参考.另一方面,企业办公室在日常工作中需要解决基层员工的诸多问题,比较了解员工的工作生活状态、工作需求和工作期望.因此,可以为领导的行政策划与调整提供有效的信息.

由以上可知,办公室管理的参谋性功能,主要体现在四个方面:第一,办公室需要将各种信息及时、准确且全面的提供给企业的领导,为其进行决策提供有效的信息参考;第二,办公室管理需要在各种调查研究的基础上进行,为企业的中心工作提供可靠依据;第三,办公室管理工作所起草的各种重要文件,需要准确清晰的表达领导者的真正意图,促进领导者的各种重要决策能够顺利推行;第四,办公室管理工作需要对企业中各种重大事件的处理提出针对性的建议.


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(三)办公室管理具有体现企业文化功能.企业办公室是企业文化展示的窗口,是企业文化践行的重要机构.企业管理层所制定的企业文化只有通过行政管理的手段才能实现.企业办公室不仅是企业文化的执行者,同时也是保证企业文化体现其真正意义的监督者.只有让企业内部和社会公众充分感受和认可企业文化,才能从精神层面上提高员工对企业的认可度和社会对企业的认可度,从而树立企业的效益和口碑.

(四)办公室具有“润滑剂”职能.企业办公室作为一个综合性服务机构,不仅在业务上需要对各项业务活动进行及时的衔接和准确的沟通,还必须对来访者进行友好接待,记录来访者的信息,引导来访者解决相关问题并及时反馈给相关人员.只有对办公室的职能和地位有充分的认识,才能做好工作,才能服务于基层、服务于领导、服务于企业;才能促进办公室各项工作健康有序的进行,提高企业效率,树立良好的企业形象.

二、企业办公室行政管理的特点

(一)服务性:办公室的行政管理工作是服务企业高层与基层的中间机构.因此它具备的最基本的特点,就是服务性.对于办公室的行政管理人员而言,他们每天除了要完成各种各样繁杂的工作以外,还要和企业中各阶层,各部门的人员进行沟通与协调,为其他部门或成员提供相应的服务.所以,从这些地方我们也不难看出,行政管理部门实质上就是一个服务部门,它主要体现在以下几方面:首先,为领导服务.办公室行政管理的主要工作,就是做领导的助手,帮助领导完成工作,保证工作得以顺利开展.其次,为各部门服务.除了做领导的参谋以外,办公室的行政管理部门还应该与各个部门之间保持密切联系,相互沟通、相互协调,完成份内的一切事务.最后,为员工服务.办公室的行政管理部门担负着企业的行政管理职能,所以有责任和义务为企业的所有员工创造一个良好的工作环境.出于这样的原因,办公室的行政管理部门更要尽力了解员工的日常需要,帮助企业员工解决好他们在日常工作中的实际困难,激发员工的工作热情,提高员工的工作效率,从而进一步将办公室的服务性特点落到实处.

(二)杂乱性:在日常工作中,企业的大小行政事务都需要经过办公室行政管理部门.从表面上看,办公室行政管理部门所做的似乎都是一些较为杂乱的小事,但这些杂乱、琐碎的小事却是企业各项工作得以顺利开展的基础,如果在细节上没处理好,就会直接影响到企业的工作秩序、工作效率和工作质量,久而久之必将影响企业的发展.在整体的办公室行政管理工作当中,一定要注意细节,处理好各种各样复杂的工作.因为正如前面所说,行政管理工作在各个部门之间起到相互连接、相互沟通的重要作用,在每一个环节上都应该认真仔细,防止失误.

(三)困难性:对于办公室的行政管理而言,其任务多、时间紧、目标不明确的特点,决定了办公室行政工作实施困难性.所以,工作具有困难性,这一特点主要体现在以下三个方面:

第一:职责范围广.办公室作为企业的管理中心,具有统领全局,综合性强的特点.办公室的管理工作涉及到企业工作的方方面面,上至安排领导的会议,下至购发办公用品、乃至打扫环境卫生、浇花除草,所有的事务几乎都是办公室来完成的.为了让工作顺利进行,不论是在服务领导方面还是服务基层员工方面,都要做足充分的考虑,不能懈怠,稍有不慎,将直接影响到企业的整体工作.第二:协调沟通.企业办公室具有信息沟通、协调关系的管理职能.对内,办公室的行政管理人员既要处

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702;好上下级之间的关系,还要处理好同级之间的关系.对内要对企业出现的各种问题进行妥善处理,增加企业的向心力,对外要处理好与相关企业之间的关系,树立企业的良好形象.第三:应变能力要求高.办公室的行政管理工作范围广,种类多,基础性强.这些特性决定了办公室行政工作,随机事件多,可预见性弱,任务刚性强,不论存在多少困难,时间多么紧迫,各种任务都必须保证按时完成,且不出差错,令对方满意.三、企

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