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摘 要：文书档案管理在单位工作中的重要性是不可替代的,进行文书档案科学管理十分必要,其重点在于收集、保存资料,文书档案管的管理对象主要是文件、书报、物品存档等,是一项政策性、机密性、专业性较强的工作.本文就文书档案管理中存在的一些问题以及相应的对策做出一些探讨.

关 键 词：文书档案管理；对策；探讨；机密性

文书档案在企业档案管理工作中占有非常重要的作用,是单企业档案管理水平的重要体现,是单企业档案的资源发生地,对文书档案进行规范化、标准化的科学管理,才能够提高文书档案的利用率,为企业的其他工作打下基础,做好服务.下面分析一下文书档案管理的特征,探讨目前文书档案管理存在的问题和加强管理的措施.

1文书档案管理的特征

文书档案是对历史的一种记录,是相关时间段内机关、企业和事业单位、社会团体及其他社会组织在领导与行政管理活动的综合,主要包括了党委、组织、纪委、纪检、工会、办公室等部门的活动,又被称之为管理性档案.文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录,并按照相关要求分类后存放在档案室中.文书档案是对单位工作各方面的真实记录,它主要涉及党群管理、行政管理、财务管理、人事管理、业务管理等方面,内容丰富.形成了文书档案资料的丰富性.文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作,是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现,也是单位领导作出重大决策的重要依据.只有实现文书档案的科学化管理和规范化管理,才能发挥出文书档案的作用,体现出文书档案所具有的价值.

2文书档案管理工作中存在的问题

2.1档案的收集不够及时

企业档案收集工作是档案管理工作的基础,是企业档案信息资源实现集中统一管理的重要环节,它既为档案整理工作提供了物质基础,又是实现档案利用的前提条件,文件材料收集的齐全与否,与档案的完整性有着密不可分的关系.当前一些企业文书档案收集工作中存在的问题,分析其原因,主要是,社会经济的发展和信息化技术的应用对企业档案管理工作有着积极的推动作用,例如通过企业OA软件的运用,很大程度提高了各类红头文件收集的齐全完整性,但总体而言,文书档案收集工作仍存在诸多突出问题.主要包括：一是档案材料收集不齐全,部分企业在文书档案收集过程中只收集红头文件,对于一些日常管理工作中形成的重要文件材料如党组会会议记录、公司简报、各类非生产性合同、工作计划和工作总结、统计报表以及其他具有原始凭证性材料的收集缺乏重视,致使许多重要文件材料逐渐丢失,而这些文件材料对今后的查考编研等工作起着不可替代的作用.文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的,但是由于各种原因,有些部门未能及时的将文件交给档案管理员,这就造成了档案的收集工作的难度.这种状况是由于各部门的配合工作没有做好,时常使档案管理员不能按时完成工作,不得不常常催要,但是有些文件个别部门确实工作需要,所以导致档案管理人员只得妥协,等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料,另一方面这些文件资料在部门中很有可能没有得到很好的保存,甚至丢失,使重要的资料不能够有效的保存,这是文书管理工作的疏漏.

2.2文书工作与档案管理脱节

文书工作与档案管理脱节是我国的文档一体化管理体制没有理顺,从我国现行的档案管理体制来看,挡案的管理只能通过企业档案室与企业文书部门连接,这种联系途径比较单一,而且职权不明,很难发挥文书工作和档案工作的整体优势.造成文书工作与档案工作脱节.二是标准化、自动化水平不高,很大程度上影响了档案自动化系统的工作,特别是电子文件的鉴定、分类、组卷等基本上还是以手工为主.三是由于标准化准备工作不足,给软件推广和档案信息的传递带来困难,造成档案管理系统中的工作流程脱节.文书工作是开展档案管理工作的前提,档案管理工作则是文书工作的延续,两者之间既有联系,又有区别,既有相互统一又分工明确,关系密不可分.但是在实际的工作中文书工作和档案管理实行是分块管理体系,虽然在工作中取得良好的成效,但是在某种程度上这种管理体制却拉大了文书工作和档案工作之间的距离.就现实情况来说,文书工作者的档案意识较为淡薄,而档案管理人员也极少涉及文书工作,这就导致了工作之问的脱节,在衔接上十分不协调.目前,许多单位的文书工作和档案管理工作在公文的格式和处理办法上存在较多的分歧和不规范的现象.比如,文件用纸不规范、格式不统一、版记不全、附件不规范、办理程序先妥、编号不准确等等.

2.3上级领导对档案管理工作不够重视

在企业单位中,有很多上级领导对文书档案工作的认识不够全面,不够透彻.争取领导重视是做好文书档案工作的前提,发挥作用,争取领导的重视.领导是否重视文书档案工作,在很大程度上取决于对文书档案人员工作的满足度.因此,要想使单位的文书档案工作有起色,必须做好档案的管理,使之充分发挥作用,为本单位工作提供支持和保障.只有让单位领导知道了档案工作在单位全局工作中的地位和作用才能够得到领导的重视和支持.加强宣传,增强领导的档案意识.单位领导对文书档案工作不够重视,大多都是因为对档案工作的不了解,认为文书档案工作可有可无.这就需要文书档案人员经常向领导宣传文书档案工作.首先,要勤向领导汇报文书档案工作情况,使领导受触动、受启发；其次,要努力做好档案服务工作,及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料,为领导提供档案利用信息,使领导逐渐熟悉文书档案工作,利用档案促进工作.实施文书档案管理现代化是加强文书档案管理工作的必由之路.在一部分领导看来,档案管路工作极为简单,尽管投入了大量人力物力,但是难以见到效果,也无法创造可观的经济效益.只要求相关工作人员保存好文件,以备不时之需即可.所以档案管理工作尽管在口头上得到了重视,却没有将具体工作落实到位.这就直接影响了包括文书档案管理人员在内的档案管理工作者的积极性.除此以外,单位不同领导和部门负责人对文书档案工作重要性的认知不一致,也会导致文书档案管理工作的不完善.2.4文书档案管理人员的素质不高

文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成,因此人员的素质直接影响着管理工作,一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习,对档案分类、立卷等技能掌握不够熟练,没有掌握其关键,管理工作者的个人能力达不到当前文书档案管理工作的要求.在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能,即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训.经常导致文书立卷不符合规范、收集范围不明确、收集工作不及时、材料真伪不分明、档案保管期限的划分混乱、文书档案收集缺失等问题.随着互联网时代的来临,利用计算机进行文书档案管理,从而达到管理的电子化、网络化已经成为当前的发展潮流.档案管理工作者应该重视和加强知识技能的培训和更新,进一步促进文书档案管理工作的标准化和制度化.接受新的档案管理知识和方法,特别是现在计算机技术的发展,给档案的管理带来了一次革命,管理人员只有掌握好新

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