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近段时间,网络上“房叔”、“房妹”事件层出不穷,使得本来很正常的房产档案查询,因为一个“不能用姓名索引”的报道而掀起了滔天巨浪.似乎不让用姓名索引查询房屋,是房屋登记部门在保护“贪官巨腐”的利益.笔者结合自身多年的房地产档案管理工作,就房产档案查询应该如何管理做简单分析.
随着房产档案管理数字化技术的运用,现在各地房地产档案管理基本实现了从手工管理到微机管理,进而使用网络化管理模式的跨越发展.数字化技术的运用,为档案查询和利用提供技术支持,让房产档案的价值也日益凸显,但很多时候对查询内容和查询范围的把握,仍存在异议.
《城市房地产权属档案管理办法》第24条规定：房地产权属档案管理机构应当充分利用现有的房地产权属档案,及时为房地产权属登记、房地产交易、房地产纠纷仲裁、物业管理、房屋拆迁、住房制度改革、城市规划、城市建设等各项工作提供服务.
《房屋权属登记信息查询暂行办法》第6条、第7条、第10条规定：查询机构应建立房屋权属登记信息查询制度,方便当事人查询有关信息.房屋权属登记机关对房屋权利的记载信息,单位和个人可以公开查询.房屋权属登记信息,单位和个人可以自己查询,也可以委托他人查询.
《房屋登记簿管理试行办法》规定：个人和单位提供身份证明材料,可以查询登记簿中房屋的基本状况及查封、抵押等权利限制状况；权利人提供身份证明材料、利害关系人提供身份证明材料和证明其属于利害关系人的材料等,可以查询、复制该房屋登记簿上的相关信息.住房和城乡建设部将逐步建立全国统一的房屋登记信息系统,实现全国登记簿基本信息共享和异地查询.
《物权法》第18条规定：权利人、利害关系人可以申请查询、复制登记资料,登记机构应当提供.
从这些法律、法规来看,登记部门有对外提供房屋登记信息的责任和义务,应该提供房屋登记信息,以供利用.但对外提供利用是否无限制,是否只要有关人需要登记部门就得提供?
《城市房地产权属档案管理办法》第25条、第26条规定：房地产权属档案管理机构应当严格执行国家档案管理的保密规定,防止房地产权属档案的
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《房屋权属登记信息查询暂行办法》第8条、第9条、第11条都对房屋查询条件做出明确规定.查询房屋权属登记信息,应填写《房屋权属登记信息查询申请表》,明确房屋坐落（室号、部位）或权属证书编号,以及需要查询的事项,并出具查询人的身份证明或单位法人资格证明.《房地产登记技术规程》6.1.4规定,登记资料不得仅以权利人姓名或名称为条件进行查询.
《房屋权属登记信息查询暂行办法》第15条、第16条规定：查询机构及其工作人员应当对房屋权属登记信息的内容保密,不得擅自扩大登记信息的查询范围.查询人对查询中涉及的国家机密、个人隐私和商业秘密负有保密义务,不得泄露给他人,也不得不正当使用.涉及军事机密和其他保密的房地产权属档案,以及向境外团体和个人提供的房地产权属档案应当按照国家安全、保密等有关规定保管和利用.
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《中华人民共和国政府信息公开条例》第14条规定行政机关不得公开涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息.房屋登记信息里面很多内容都属于这个范畴,身份信息属个人隐私,军产属国家秘密、很多企业房产属商业秘密,此类信息一旦从房屋登记部门泄漏,房屋登记部门就要承担法律责任,严重者可能被刑责.
从上面的分析可以看出,房屋登记信息是允许有条件进行查询的,并且对公检法等国家权力机构也是允许以姓名索引的形式进行查询的,实际上这就是档案查询的分级,不同登记,需要提供的内容不完全一致,这个制度目前在房屋登记部门面基本能够执行.但在内部管理方面存在漏洞,容易形成信息泄密.因此,笔者认为房屋登记信息在内部管理方面应该和对外查询一致,建立分级制度.
第一,完善管理制度.首先加强对人员的教育培训,让工作人员认识到泄漏信息的后果及危害,建立登记资料内部利用管理制度,明确利用登记资料的条件和申请程序.其次,出台内部资料查询操作手册,对涉及身份信息、用姓名索引等查询要严格操作程序,从思想、制度上引起工作人员的重视.最后,在证明出具等环节,要双人审核,尽可能避免一人完成的环节.
第二,设置查询权限.房产信息系统的建设,让不同人员拥有了不同的权限,登记部门可以依托数字信息系统的优势,对不同人员赋予不同权限,能够利用姓名进行索引的人员,以及能进行模糊检索的必须是档案管理人员,并且要明确范围.对非档案管理部门人员利用登记资料,必须提供座落或者产权证号等内容,不允许进行模糊检索.
第三,建立利用“痕迹”.解决登记资料的泄漏问题如仅仅从制度和查询人员自身约控上入手,无法根本解决问题,必须要有严格的监督手段.在业务系统中形成资料利用日志就是重要的环节.在什么时间点、哪些人员以及对哪些内容进行了读取是必须留存的关键.档案证明的出具,建议选用自动生成的模板,因为这样出具证明的时间点,就可以精准到分,首先解决了人为因素的影响,另外就是可以留下“痕迹”,可以追责.
《房屋登记簿管理试行办法》第16条规定,登记机构应参照有关信息系统技术规范加强房屋登记信息系统建设,为全国房屋登记信息系统预留接口.《房地产登记技术规程》也规定房地产登记机构可与公安、民政、税务、金融等部门建立登记资料相关信息共享机制.这就为房屋登记资料的利用提出了下一步发展的规划.因此,我们必须建立完善的利用制度,留下精准的使用“痕迹”.
马志刚/责任编辑
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