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一、房产档案查询信息化利用中存在的问题

房产档案信息化在提高查询利用工作的效率方面确实带来了诸多便利,也减少了对纸质档案的依赖,然而由于一些历史原因、技术原因造成目前的查询系统还存在一些缺陷与不足,导致无法保证百分百

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出现这种情况的主要原因有二.

首先,档案数据杂乱是根本原因.目前各个时代的档案信息录入存在诸多差异.第一,身份证信息杂乱.由于个人身份证发生过调整,造成前后时期身份证格式不同.有的身份证信息甚至缺失,又或者用以军官证、户口本、护照等其他信息代替.而目前的查询过程中,除了核对姓名、身份证,暂时还没有其他条目信息可以取代.第二,姓名中的生僻字用代号代替.之前的信息录入时,对生僻字把关不严造成随意用其他符号代替,容易造成查询不到相应的准确信息.第三,房屋坐落信息的不统一.时代在发展,房屋坐落名称的写法、变化较大,查询不便.第四,电子影像资料的不完整.大批量的集中数字化扫描很容易造成一些工作失误,如扫描质量差、关联条目错误、大幅面资料无法扫描等问题,导致即使查询到相应电子档案也无法看到清晰的影像资料,仍旧需要调阅实体档案.

为什么要写档案工作毕业论文
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其次,系统建设是客观原因.档案查询要求的是根据查询条件查找影像的档案信息,而非业务数据,这是有本质区别的.根据档案形成的一般规律,尚处于业务办理环节的只能称之为现行文件而非档案资料,故查询利用中不能用流程数据代替档案信息.

二、解决措施

第一,档案数据清理工作势在必行.尽管这项工作需要耗费大量的人力物力,且清理的效率不高,但这是一切档案查询工作的基础.首先需要确定数据清理的标准,即规范化的信息著录,例如姓名、身份证号、房屋座落、其他信息（军官证、户口本、护照）等条目信息必须有统一的标准.其次,补充缺失的数据信息.如2005年以前是没有预售备案登记信息的,此前如果产权人买了房子又不去办理房产登记就查不到任何房产信息,这就是出现与事实不符的情况.另外,做好数据的关联工作.例如历史原因造成各个阶段展开的房改审批工作标准不一、资料信息不完整等情况,又与相应房产发证信息没有关联,这很容易造成查询结果不完整的情况.此外,影像资料的完善也十分重要.

第二,实体档案的查阅不可或缺.在目前各方面条件还不完善的情况下,为了确保查询的准确率,还是需要调阅实体档案来核对相关存在疑问的信息.

第三,让更多的档案人参与进来.在系统建设时,应该更多地吸收档案专业人员的意见.房产档案工作的本质是档案工作.因此,规范化的档案管理十分重要.

马志刚/责任编辑

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