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教材管理工作是学校教学工作的重要环节,包括教材的预订、接收、保管、发放、清退多余教材和结账等.教材管理是否科学对于搞好教学工作,搞高教学质量,节省教材经费有着重大的意义.

1教材的选用

教材的选用是教材管理工作的第一个环节,能否选用适合本校觉得使用的教材,对于教学质量有着十分重大的影响.教材的选用应由任课教师提出,由各系部汇总后报送教务科.教材的选用首先要以教学大纲为依据,选择适合本专业内容和培养目标的教材；其次要充分考虑到学生的文化基础,要使教材内容符合人才培养的需要,不可盲目地求高求深；最后还要注意尽量选用国家重点规划教材、各级教学指导委员会推荐的教材和近期出版的新教材,尤其要注意选用正版教材.另外,同一名称的教材版本不可选用过多,一般以不超过二种为宜,版本太多发放时容易出现差错.

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2教材的预订

教材的预订在时间表上要尽量提早,最好在假期前就能到校,以便任课教师能在放假前领到教材,利用假期时间备课.教材预订应采用招投标方式,选择有实力讲诚信的书商签订合同,要求书商按时、按质、按量将货送到,特别要强调书商的退货责任.由于每年下期新生数量难以估计,预计教材时应按招生计划数适当增加教材数量,适量

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3教材的接收

教材应由书商送货到校并负责卸货,并将教材整齐地堆码到指定位置.接收方应当面清点教材的品种、数量和质量,清点无误后在书商供货清单上签字验收.清单应一式二份,双方各持一份,注意保管好每一张清单以作结账凭证.

4教材的保管

新教材接收入库以后,必须妥善保管：①分类登记.每一家书商所送达的教材,应即时分类登记,堆放整齐,尽量熟记每一种教材所在的位置,以免教材发放时找不到教材而费时费力；②确保安全.教材库要注意防火、防潮、防虫、防盗,教材库内应配置灭火器材；地面应铺设防潮材料；对保管时间较长的教材还应喷洒杀虫剂以防虫蛀；无关人员不得随意出入教材库；管理人员离开教材库时应关好门窗,确保教材库的安全.③清理库存.由管理员提出,经教务科及学校批准,及时清理库存积压过期教材和废旧教材,处理方式可转让、折价或注销,对清理出的积压教材要及时转移出库,以便教材库有足够空间接纳新书.④按学期及时结清费用,包括付给书商的费用和收取学生费用,并提供少量(5册以内,超过5册应退还书商.)剩余教材清单.

5学生教材的发放

教材的发放是整个教材管理工作的中心环节,也是最容易出现差错环节.要保证将教材准确无误地发放到学生手中,必须特别重视这一环节：①统一教材名称.教材计划部门必须向教材发放人员提供准确的教材名称和版本,切不可一书多名(礼仪常规：公关礼仪、商务礼仪、社交礼仪等)或一名多书(市场营销：市场营销概论、市场营销基础、市场营销案例等),也不可以课程名称或自取名称代替标准的教材名称.以上两种情况是造成教材发放出现差错的主要原因,必须引起高度重视.②制作好教材出库清单.教材出库清单既是教材发放的依据,也是最后结算教材费用的依据,制作教材发放清单时要注明班级、教材名称、数量、单价、金额,领取人和领取日期,特别是数量一栏,应留有充分空间,以备教材数量的增加或减少.③充足的时间.学校在开学日程安排中往往不安排发放教材的时间,临到开课时才开始发放教材,各班蜂拥而至,争先恐后,甚至为争先后顺序而发生摩擦的事件也时有发生,同时差错的发生率也大大增加,因此,学校应在开课前留出二至三天时间发放教材.④及时补退教材.教材发放以后,各班因为学生数量的调整而需要增补或退还部分教材的应及时到教材库办理,一般不应超过一个月的时间.⑤书库保管员应按教材预付款人数发放教材.⑥学生因丢失或代买等原因需另购教材,一律按计划外购书处理.⑦计划外用书或调剂用书,需根据库存量酌定,一般不得外卖.⑧书库保管员,不得任意出卖或发行教材.需出售的教材应一律经教材科同意、凭财务处出具的单据出售,并登记备查.

6教学人员用书的发放

要做到：①任课教师(主讲、辅导)领用与学生相同的教材一本(套),同一版本教材一般只发一次.②实验员、技工,可发给其所担任实验的实验教材和本专业主要教材一本.③校内出版的自编教材,赠主编2本、参编各1本,教材库存档1本,对外交流数量酌定.④教学人员在校内、外进修所需的教材,一律由本人自理.⑤相邻学科的教材或教学参考书以及听课、代课、观摩的教师或教学管理人员的用书,可向系(部)或图书馆借用,教材科不负责免费发放或借用.⑥未任课人员原则上不得领取其它教材,确实需要的领的须经教务科批准方能发放.

7教材增减

教材发放完毕后,因学生人数变化需要增减部分教材,应尽快统计好数量,及时办理,原则上应先退后补：①教材退还：各班应在教材发放完毕后三到四个星期之内将多余教材退还到教材库,逾期不退者不再办理；②教材增订：需要增加的教材先在退回的教材中调剂,确实没有多余教材应及时通知教务科补订.

8退还多余教材

每年秋季由于新生人数难以准确统计,在订购教材时应按招生计划适当增加订购数量,并与书店签订退书合同,多余教材要有时通知书商退回,切不可心存侥幸留等下期再用,现在教材改版速度很快,几乎每期都会改版,上期的教材到下期就发不出去了,不仅造成资金浪费,同时也占用仓库空间.

9结算账目

教材发放完毕后要及时结算账目,包括校外结算和校内结算两大部分：①校外结算：校外结算是指学校与书商之间的费用结算,结算时根据书商的送书清单,准确核对数量,单价和金额,按教材实际定价结算出全部费用(如何折扣由订购部门处理),最后在书商开据的正式发票上签字验收.②校内结算：校内结算是指结算各班全部费用,主要包括教材费、凭证账页费、算盘费、资料费等.结算时根据各班教材出库单仔细核对各班费用金额,各班有疑问时要及时到教材库核对,务必做到准确无误.最后制定出表格由校长、主管副校长、教务科长和制表员签字后交财务科.

收稿日期：2007-11-14

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