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[摘 要]这篇论文以安徽省博物馆人事档案管理和利用为例,提出了干部人事档案管理中存在的问题,对加强和改进干部人事档案管理方法提出了相应的观点、并结合实际提出了对策与做法.

[关 键 词]加强干部人事档案管理和利用做法　对策

干部人事档案管理工作是干部工作的基础,随着干部人事制度改革的不断深化,干部人事档案管理工作面临着许多新情况、新问题.如何适应新形式下干部工作的需要,不断加强和改进档案管理的新方法,进一步提高干部人事档案管理水平,使其更好地为干部工作服务,成为干部人事档案管理部门需要研究解决的重要课题.近年来,安徽省博物馆坚持以服务为中心,以提高干部人事档案管理水平为目标,不断加大基础设施和规章制度建设,使干部人事档案管理工作达到了规范化、标准化和制度化.

1　主要做法

1.1　抓机构,领导重视到位

安徽省博物馆领导非常重视干部人事档案管理工作,亲自了解情况、指导工作,把干部人事档案工作列入议事日程,当作一项经常性的工作来抓,建立健全组织机构,馆长亲自抓,人事科科长侧重抓,人事干部具体抓,形成上下齐抓共管的良好氛围.对档案建设中的重大问题讨论研究并及时解决.在领导重视下,一是加强了干部人事档案队伍建设,严格按规定配备档案管理人员.选拔了政法、业务素质好的人员从事干部档案工作,历届干部档案工作者都做到了党性强,作风正,遵守党的纪律,严守党的机密,热爱档案工作,工作踏踏实实,责任心强,有一定工作能力和科学文化知识,并于2007年底又选调了一名档案专业毕业的人员专职从事干部人事档案管理工作,老的档案工作者对新的档案人员耐心地进行了业务培训.二是加大资金投入,为更好地存放干部档案,特别配备了专门的档案库房,购买了计算机、打孔机、新的

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1.2　抓规范,基础工作到位

2008年初到2009年中旬,安徽省博物馆档案人员利用一年半时间集中精力,按安徽省文化厅新的要求,对干部人事档案进行了重新整理.因原有的档案线装订不方便插进新增的档案,全部要换成金属夹装订.档案人员不辞辛苦,细致地对每卷人事档案进行拆线,检查每页档案,对不符合标准的洞眼进行裱糊,再重新打眼装订,对有损坏的纸张进行托裱,不符合规范用纸的一律裁剪或折叠,对不清晰的档案进行复制,进行了多项必要的技术处理,并把历年来未插进的档案全部归进,重新按十大类严格分类编目.此项工作是一种耗时长的细32'陵活,档案人员全身心投入,精心处理,经过重新换盒换装订夹,重新编目和技术加工,安徽省博物馆干部人事档案面貌焕然一新,便于今后的利用.

1.3　抓效率,管理现代化

为提高工作效率,准确、及时地传输人事信息,提高人事信息管理的时效性,安徽省博物馆对干部人事档案实行计算机辅助管理.计算机最基本的功能就是对干部档案的查询、检索、统计、分析和生成所需的各种表格.安徽省博物馆档案人员把档案目录及一些统计分析的资料输入计算机,根据需要,通过屏幕查阅有关内容.由于计算机存储量大,可以进行各种分类,提高了查询的效率,新增的档案目录在计算机上也好添加进去,弥补了手工的不足,解决了手工解决不了的问题.用计算机对所贮存的干部档案信息进行某一方面或多方面的统计分析,既迅速又准确.

1.4　抓标准,管理工作制度化

1.4.1　根据干部人事档案目录管理制度,坚持做好目录和底帐的管理工作.

1.4.2　根据干部人事档案材料收集归档制度,建立干部材料收集转递和缺少、催要登记表等簿册,使收集材料和归档的情况一目了然.

1.4.3　根据干部人事档案整理制度,及时建立和整理干部档案.

1.4.4　根据转递制度,建立<发文登记簿》、<档案移交清单)<档案转递单)等簿册.

1.4.5　执行干部人事档案查阅制度.规定借阅人事档案的原则“根据工作需要,馆领导和人事科可以借阅有关人员的档案”,并具体规定了借阅手续和注意事项.

1.4.6　执行干部人事档案安全保密制度.张贴《保密规定)、<阅档须知)、《干部档案工作人员守则),

1.4.7　按照干部人事档案检查核对制度,每年对库存档案与“档案登记册”检查核对一至二次,“档案登记册”与干部名册核对一次,并以“干部人事档案变化情况核对表”进行记载,发现问题及时纠正和处理.

1.4.8　按干部人事档案统计工作制度规定的内容,做好统计和数据分析工作.

1.4,9按干部人事档案资料积累的制度做好干部档案工作资料的积累,以备查考.

1.5　抓服务,加强档案的研究和利用

档案人员认真学习常的路线、方针、政策和干部档案管理业务知识,结合干部人事档案工作的实际,研究利用工作中的新特点新情况,解决利用中的新问题.档案人员在日常工作努力做到“主动、热情、耐心、细致、准确、及时,并处理好利用和保密的关系”.

2　存在的问题及对策思考

安徽省博物馆干部人事档案也同其它单位一样存在一些尚待进一步改进和完善的问题,例如：一些年久的档案不全,涉及到查阅提供信息时,有时难以提供全面的档案资料,在部分已故人员的档案中缺少了证明其去世的档案,如仆告,悼词等.这些都影响了档案的质量.降低了档案的利用率.干部人事档案的功能还可以加大,使其记录内容更全面、客观、动态.另外,有些档案材料制作还存在不规范的问题.干部人事档案管理已辅助使用计算机,但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥,计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用,只是把个人信息、档案目录输入计算机,无纸化阅档基本没有实施.为此,提出几点对策：

2.1　加大收集力度

收集工作是一项政策性强、艰苦细致的工作.这要求干部人事档案管理人员必须业务熟、信息灵,坚持执行有关制度,做到手勤、口勤、腿勤,充分发挥自己的主观能动作用,及时全面地完成收集任务.疏通材料来源的渠道,掌握材料形成规律,建立和健全收集归档工作制度,建立送交、定期检查索要制度、登记制度,要及时、保质、按量,实际工作中可以实行普遍收集和定向收集相结合.对不符合归档要求的材料要及时进行处理,手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办,确保材料齐全完整、手续完备,保证人事档案的权威性、准确性和真实性.

2.2　改进和完善档案功能

一是对档案的原有重要部分应该予以保留；二是档案的内涵可以进一步丰富和扩大,如增加涉及养老保险、医疗保险、失业保险等内容；增加一些其他诸如劳动技能、学习奖惩、专业特长等方面的材料,使所具有的功能更加适合馆对人才的需求,

2.3　解决档案材料制作不规范的问题

干部人事档案材料,须统一使用16开规格的办公用纸,大于或小于16开规格的档案材料以及对那些不规则、破损、卷角、折皱的材料都要进行技术加工,折叠、剪裁及裱糊.安徽省博物馆老的档案和新进档案中时有A4纸规格的材料归档,如《大专院校毕业生登记表》、《晋升职称审批表》、《先进工作者呈报表》等等,这些材料裁剪非常困难,裁剪后四边的文字往往“顶天立地、漫无边际”,这样人为的重复劳动,不仅造成人力、物力、财力的浪费,同时也使得人事档案案卷很不美观.这就需要在收集时作出规定,尽量要求送交的档案规范用纸.

干部人事档案学术论文撰写与发表
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2.4　加强档案管理现代化和信息化建设

档案管理部门可以考虑进一步提高工作效率,利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术,将档案资料整理输入计算机.通过相应的技术处理,将文字、图片等资料转变成数据资料,实现干部人事档案纸质与数据格式并存,根据需要,通过屏幕查阅有关内容.

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