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档案信息化是新时期档案事业发展的必然趋势,是实现档案信息资源社会共享的根本途径.加强工商行政管理档案信息化建设,改变传统的服务手段和管理方式已势在必行.面对这种挑战,工商行政管理部门的档案工作者必须认清形势,树立创新意识,认真研究,学习和应用现代化的科学手段和方式,促进和提升档案的保管、开发和利用水平,提高工作的层次,充分发挥档案在实际工作中的作用.

一、充分认识工商行政管理档案工作面临的主要问题和加快档案信息化建设的紧迫性

(一)工商行政管理档案工作面临的主要问题

第一.企业登记注册纸质档案经过无数次查询、翻看和复印,难以永久地保存原件.一份完整的企业登记注册档案,不论是变更登记档案、注销登记档案,还是被吊销登记档案,都不会像普通的文书档案一样可以在一定时期后进行上报、鉴定,然后销毁,而是要求永久保存,这一要求必然和传统的档案管理方法相矛盾.随着市场经济的不断发展,公、检、法及其他政府机关、金融机构、企业主体以及社会公众对工商行政管理部门管理的企业登记注册档案需求日益增加.市场主体兴办企业,签订合同,解决产权、股权纠纷等,都要求查询工商行政管理监管的专业数据,以保护自身合法权益.这些纸质档案每天都会被查询、调出、查阅、反复翻看、复印,而现在的管理方法要想永久保存一份纸质档案几乎不可能.在经济飞速发展的今天,对于不断增加的企业登记注册档案和每天大量的查询人数来说,人工管理档案是一种浪费人力和不安全的解决方法.对于现在平均每天几十甚至上百人次的查询来说,一份要永久保存的纸质档案,经常被机器复印和人手触摸,很容易使原件模糊和遗失.

第二,档案检索调档,手续烦琐且费时费力.随着信息化产业的迅猛发展,传统意义上的档案管理手段已很难适应飞速发展的时代需要,报纸、广播不再是信息传播的唯一途径,取而代之的电视、互联网在人们的生活中越来越重要,要想在这些媒介上传播,档案就必须走信息化的道路.对于工商行政管理部门来说.要在网上公布开业、变更、注销、吊销的企业信息.就必须首先将自己的信息数字化.

(二)工商档案数字化建设的紧迫性

一是工商行政管理档案形势发展的需求.当前,工商行政管理档案工作者的重要使命就是开发和利用档案信息资源,不断创新档案服务机制,积极主动地为经济建设服务,为社会各界服务.要通过计算机网络为用户提供服务,并加强各项事务管理,促使档案管理现代化.随着档案管理的对外开放,信息资源部门之间的共享,利用数字信息化管理拓宽创新服务手段和服务领域迫在眉睫.其一.工商行政管理部门负责国有、民营、外资企业的登记注册工作,保存着积累多年的数量巨大的企业开业、变更、注销、年检档案资料,是提供利用档案信息的主要部门.目前,档案的保管、利用与形势的发展要求不相适应,仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上,信息化并不是真正意义上的信息化.所以,建设信息化档案

工商行政管理相关论文范文资料迫在眉睫.其二,档案载体的更新换代迫切要求档案管理信息化.近年来,纸质档案载体迅速被磁盘、磁带、光盘所取代,电子档案的出现给档案管理提出了一个亟待解决的课题,那就是档案管理的信息化.

二是社会群体和各级职能部门的强烈需求.当今,人们的时间意识越来越强,各职能部门工作决策需要迅速、准确；社会广大公众对档案信息的需要量不断增加,一些部门在日常工作中需要随时查阅企业基本信息档案；还有一些外商投资者,只有在了解地区的整体情况下,才敢投资,这就迫使信息保管和提供利用的工商行政管理部门,必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段,以现代化、多功能的服务措施,使档案部门藏存的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者.

二、工商行政管理档案信息化建设的内容

(一)推进工商行政管理档案信息化,必须提高档案标准化、规范化水平

目前,工商行政管理档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后,严重影响了系统整体水平的提高.档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节,其中首要的是档案业务要规范,档案标准要建立健全和真正实施.档案标准和规范本身也是一个系统工程,要推进档案信息化建设,必须抓好档案标准化、规范化,掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系.

(二)工商行政管理档案信息化建设要着眼于提高系统的整体水平

工商行政管理档案信息化建设应着眼于整个系统,组成系统的纵向和横向各个节点都应达到一定水平,并通过网络加以联通,这样才能发挥整体优势,提高系统的综合能力.部分节点甚至一个重要节点的障碍,都可能造成系统的梗阻.当然,要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的.鼓励和支持先进单位提高水平,在一些单位进行较高水平的试点,以取得值得推广的经验,对整个系统是有利的,但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平,只有少数先进的节点不可能组成先进的系统.

(三)工商行政管理档案信息化建设要有重点地提高数据库建设水平

目前,工商行政管理档案信息化系统从总体上看,仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡阶段,完成这一步的关键在于数据库建设.数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用.建立数据库系统是一项长期的任务,要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程.

三、工商行政管理档案信息化建设的做法与设想

(一)继续完善工商行政管理档案数据库

第一步,信息采集.从1991年开始,分局把室藏个体工商户的登记注册档案的文件以及目录输入数据库.2008年对所有录入信息进行核对,检验输入的正确性,从而确保档案数据库的真实性、完整性、有效性和权威性.截至2009年,已输入相关信息2.7万多条,分局已经将录入工作纳入到日常工作流程中.第二步,采用扫描仪设备将所有登记注册类的档案实现原文件信息数字化.工商行政管理档案涉及内资、外资企业登记注册档案,这些档案利用十分频繁,只有实行数字化,才能确保原件的永久保存.从实践看,工商行政管理档案数据库的建立大大提高了工作效率,利用者可以随到随查.

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(二)建立工商行政管理档案网站与政务网、公众网联网,实现资源共享

在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅,政策法规查询、举办网上展览,逐步实现政务公开.营造有利于当地经济建设和社会发展的良好环境.目前,国内许多单位利用互联网开展的网上服务,成为为社会和单位提供档案服务的一种重要形式.随着工商档案内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联网企事业单位网站,并在网站上提供有限制性或非保密文档查询、利用服务,实现电子档案信息资源共享.建立工商档案查询网页,开展网上利用服务,其优点是覆盖面广,内容丰富,利用率高,为用户提供更好的服务.

(三)开展在线服务

传统的工商行政管理档案利用方式,要求利用者亲自到工商行政管理的档案部门利用档案.社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息.因此,被动的、手工式的档案提供、利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替.工商行政管理档案部门可以在网页上通过汇编相应的专题、提供数据库查询、电子信箱等服务方式,让利用者与档案室利用电子邮件在网上进行快速通讯,进行信息交流,回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询,提供查询和资信服务.

工商行政管理档案信息化建设是一项长期而又复杂的任务,不可能一步到位.工作中,分局力求分步实施,突出重点,讲求实效,持续发展.工商行政管理档案信息化建设,不仅推进了档案工作的现代化进程,提速了“覆盖人民群众的档案资源体系”的形成,也给建立“方便人民群众的档案利用体系”提供了强大的技术支撑.

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