城建档案有关论文范文集,与充分发挥城建档案作用相关论文格式范文
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摘 要:城建档案作为城市规划设计、施工、管理和科学研究的历史记录,在现代城市的发展建设中具有重要意义.它可以使人们了解城市发展的历程,是城市建设的历史见证,也是城市改造和发展的基础资料,同时在城市规划、基础设施建设、解决房地产纠纷等方面还是权威性的凭证.做好城建档案的收集和管理工作,对发挥城建档案的作用尤为重要.
关 键 词:城建档案;建档;管理
中图分类号:F294
文献标识码:B
文章编号:1008-0422(2006)04-0109-03
收稿日期:2006-04-05
作者简介:许晓平(1958-),女(汉族),湖北黄岗人,工程师,从事档案管理.
1引言
城建档案是指过去和现在的国家机构、社会组织和个人在进行城市建设的规范、设计、施工、管理和科学研究等活动中形成的具有保存价值的以文字、图表、声像等形式保留的历史记录.它是经济发展和建设的重要资料依据,是重要的技术资源和信息资源,集中反映出城市建设的规模、关系、目标、层次和功能.开发利用好城建档案可以充分发挥城建档案的作用,服务于城市建设和管理.这也是建立城建档案的根本目的.本文仅从城建档案的收集、管理及思想观念三个层面浅淡如何发挥城建档案的作用.
2做好档案建档工作
城建档案是随着城市的产生和发展而形成的城市科学技术档案,是城市规划建设发展兴衰的真实的历史记载.管理城建档案的目的是开发利用它,使其发挥更大的作用.城建档案馆是重要的城建档案、资料集中保管的基地,是城市科学研究和各项建设利用的中心.它为当前和今后收集和储存各类重要的城建档案提供了良好的条件,并在当代城市建设服务中取得了明显的效益,为社会提供了有力依据.但城建档案馆作为城建储存的基地和为城建服务的中心,其作用还远未充分发挥.现在主要问题是由于建馆历史不长,馆藏不丰富,结构不合理.因此,只有进一步丰富城建档案的馆藏,才能使城建档案工作与城市的现代化建设相适应,进一步为城市的发展发挥更大的作用.
2.1实行全过程全方位的跟踪指导
城建档案保证金的取消从根本上要求我们打破守株待兔式的等待建设单位上门送档案的被动工作方法;打破坐办公室守摊的思维定势,实行定组、定时、定人的业务指导工作责任制,要求责任人介入整个工程建设的始终,进行全过程、全方位的跟踪指导,做好超前服务,从而保证工程档案能完整、准确地移交到城建档案馆.为此,关键在于抓两头、查中间.
抓两头即从签订承诺书开始,每项工程就应在城建档案馆的视线下,把指导任务落实到人,责任人要到建设单位去看一看,开工前审批手续是否齐全,建设单位是否确定有专人负责档案材料,帮助建立完整的收集、归档制度,并对建设单位不明白事宜予以解答.
另一头是抓工程竣工验收,建设工程项目的竣工验收是工程建设过程的最后一个环节,也是全面检查工程设计、施工质量以及工程项目档案管理状况是否符合国家规范标准的一个重要关口.根据城建档案管理规定要求,工程档案是工程项目竣工验收的主要条件之一,在工程竣工验收前,建设单位应申请预检,经审查符合要求发给档案验收合格证,城建档案人员参加工程项目的验收工作,主要任务是检查验收工程项目文件材料、图纸是否齐全完整、准确,竣工图的编绘是否与工程实际相符,并在验收会议上提出整改意见和档案补报要求,使建设单位能及时将工程档案移交进馆.
查中间:工程施工期间,坚持检查制度,不定期地抽查施工单位的各类文件、材料,发现问题及时予以纠正.不定期的中间检查可以促使施工单位随时做好工程文件材料的收集工作,以保证其完整、齐全.坚持检查制度,也包括责任人要不定期地检查建设单位的前期资料情况,有些工程项目由于建设周期长,中间人事调动可能使资料处于失控状态,这就需要我们及时地加以督促、指导,同时深入建设单位,也有利于宣传城建档案的作用,有利于宣传工程档案移交城建档案馆的必要性,增强建设单位的档案意识,帮助他们解决工作中碰到的城建档案业务问题,提高管理水平,从而建立起密切合作的工作关系.
2.2做好图象收集工作
城建部门的声像档案是其在业务活动中形成的,以摄录为手段,以感光胶片和磁性材料为载体的档案.由于声像档案具有客观、真实、形象、生动等特点,它在记录和反映各项工作和活动时,具有以文字为记录手段、以纸张为载体的档案所不能替代的独特作用,在城建工作和活动中尤为如此.一个城市的变化、变迁是不断发展的,动态的,如果用声像档案记录来表现,它对人们的影响力、感染力、作用力将是巨大的.因此做好它的收集工作,将是我们留给后人的一笔巨大财富.然而,目前不少城建档案部门还没有认识到这项工作的重要,使得这项工作的开展一直较为滞后,收集的声像档案数目少之又少,不仅直接影响到城建档案部门的基础工作,影响到档案的齐全完整,而且还影响到档案的提供利用和作用的发挥.笔者以为,不重视声像档案收集工作的原因主要来自以下两方面:
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第一,城建业务部门不注意声像档案的形成和积累.这当中有三种情况:一是有的单位本身就缺少产生形成声像档案的设施设备,因此,也就不可能有声像档案可收.二是有的单位有条件却不知道利用条件去拍摄一些珍贵的场面、原景和实物,事过境迁,错过良机.三是有的单位虽然形成产生了声像档案,但疏于积累和管理,加之缺乏必要的业务指导,声像档案或散失、或损坏、或被有的人据为已有,最终还是没能收集上来.
第二,城建档案部门不注重声像档案的指导和收集.首先,表现在档案工作人员业务生疏,不知道声像档案门类的构成和该收集的范围,不清楚声像档案的重要性;声像档案形成的规律性不强,不知道怎样收集.遇到积存较多的声像档案不知怎么整理,工作难度大,不去收集.其次,档案工作人员缺乏责任感.一是规章制度的制定和执行不到位,使得业务单位在移交声像档案的工作中无依据,无约束,随意性大.想交就交,想交多少就交多少,工作被动.二是检查、监督措施不到位.档案部门是较直接也比较容易发现问题的部门,但不少档案部门对基层单位不形成、不收集、不移交声像档案的状况熟视无睹,不指导、不要求、不检查、不督促、不采取任何措施,持一种放任自流的态度,缺乏应有的责任感.
3做好城建档案管理工作
当前,各地行政管理及企事业单位都在推行服务承诺制度,这就要求提高事故分析能力、决策和处理事故速度,如果没有现代化管理手段作保证,是很难履行好承诺的.当然,要在城建档案基础上建设城建信息系统,需要大量的人力、物力投入,但这是在新形势下开发利用城建档案的新方法,更是提高城市管理建设水平的必由之路.只有将现代化科技手段同城建档案利用有机结合,才能为城建档案事业的发展奠定坚实的基础,开辟城建档案工作新的天地.
3.1加速数字化进程
3.1.1开展城建档案馆馆藏档案数字化
各城建档案馆应根据实际需要和经济能力,采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方式,把现有的实体档案资源转变成数字信息资源,积极、务实推进城建档案馆馆藏档案数字化工作.
3.1.2积极开展、探索电子档案接收与管理
一方面应积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究,制订电子城建档案管理办法.另一方面,应加强电子文件归档管理,加大对电子城建档案的接收力度,从源头上解决档案数字化问题,并充分利用电子城建档案的优势,变档案为信息,做好利用服务.
3.1.3在城建档案特色数据库方面有所突破
更好地提供专业信息和专业化服务,构建具有专业特色的城建档案基本数据库,包括基础地理信息、地下综合管线、规划审批成果、重要竣工项目档案、城市规划方案、声像资料等各种专题数据库.这可以提高城建档案信息的专指性与效用度.是提高城建档案馆生命力和竞争力的有力措施之一.
3.1.4建设示范性数字城建档案馆
数字城建档案馆是城建档案信息化工作的
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