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摘 要：企业档案管理是企业管理工作的重要组成部分,在企业运作中发挥着重要作用.目前很多人没有认识到企业档案管理工作的重要性,企业档案管理的现状不容乐观,还存在诸多问题亟待改进.本文主要从分析企业档案管理的现状入手,提出改善企业档案管理的措施.
关 键 词：企业档案管理现状措施
企业档案管理是企业管理工作的重要组成部分,真实地记录了企业生产、党的建设、职工队伍建设、企业文化建设等方面的历史内容,在企业运作中发挥着积极作用.企业档案管理工作与其他管理工作不同,这不仅是档案部门的工作,更需要全体人员的参与.企业档案管理水平是衡量企业管理水平的重要尺度,随着企业改革的推进,企业档案工作也面临着新要求,企业档案工作不断完善管理手段,在加强档案管理,提高档案管理信息化方面取得了突出成绩,促进了档案管理水平的提升.但新形势下还存在诸多问题,如何使企业管理适应新形势,是企业档案管理面临的重要问题.本文主要从分析企业档案管理的现状入手,提出改善企业档案管理的措施.
一、企业档案管理工作的现状
1.服务意识差,档案信息资源开发力度不够
企业档案管理中提供利用档案的方式有三种,较为常见的是利用档案原件；用档案里资料的复印件代替原件使用；结合档案内容编写参考资料,也就是做档案的编研工作.但在具体工作中,企业档案管理只是简单地进行了档案的归档、整理、保管等工作,其服务只注重表层,积极主动性不够,基本上是被动地工作,没有进行深层次的档案信息资源开
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2.档案管理分散,不利于资源共享
档案管理基本原则要求档案管理工作实行统一领导,分级管理方式,保护档案的安全,这样有助于资源共享.企业档案管理在企业运行中发挥着重要作用,需要长远保存的档案要由企业档案部门统一管理,其他各部门不能分散管理,也不能把档案据为己有.统一管理有助于维护企业档案的完整性,提高档案的安全性.现阶段,一些企业的人事档案、基建档案、财会档案等没有进行统一的管理,还是由各部门分散管理,有的甚至无人管理,有的也意识到了档案管理的重要性,配备了专门的档案人员,但由于档案管理水平参差不齐,档案的安全、完整还是无从保障,不利于资源共享,也不能给使用者提供快捷的服务.
3.档案人员整体素质不高,更换频繁
档案管理是一项政治性、服务性较强的工作,加强档案管理,需要工作人员热爱本职工作,既懂科学技术,又懂档案管理工作的专业知识,具备较高的政治素质和业务能力.但一些企业对档案管理存在思想认识上的误区,认为档案管理是操作性、常规性的工作,不需要什么专业技能,只要识字就能做好此工作.很多单位的档案人员年龄偏大,知识文化水平较低,没有经过档案专业培训,整体素质不高,很难适应新形势下企业档案工作需求.同时,企业改制后,各部门精简人员,企业档案人员更换频繁,档案的收集、整理、保管工作不能持续进行,不及时归档、整理,致使有的档案丢失,落到各部门或者个人手中,对以后档案的利用工作造成难题.
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4、档案馆藏良莠不齐,档案鉴定工作开展不力
档案管理并不是一成不变的,为了保管有价值的档案,应剔除销毁失去保管价值的档案,突出重点,分类管理,提高档案管理的质量,为档案的利用及资源共享打下良好的基础.一般来说,很多企业的档案只要进了档案室,就会永远藏匿于档案室,有些档案没有了任何价值,不能发挥任何作用,长期积压使库存爆满,致使新的、有价值的档案不能及时进馆.这主要是因为档案鉴定工作开展不力,未成立专门负责此项工作的机构.
5.管理设施不齐全,不能满足档案保管需求
档案管理的目的不是为了获取利益,主要是为了体现社会效益,一些企业领导比较注重企业经济发展,不注重档案管理,这也使档案管理滞后于经济发展.很多企业档案管理部门没有专门的经费,档案管理设施不齐全,不能满足档案管理的需求,不利于档案的安全、完整保管,从而造成不了弥补的损失.
二、改善企业档案管理的措施
1.提高档案管理人员的素质
企业在发展中必会留下大量的档案资料,如工程图纸、技术资料等,这些档案资料对企业的运行发挥着重要作用.档案管理人员素质的高低会影响企业档案管理的优劣,提高企业档案管理人员素质,是提高企业档案管理水平的需要.首先,企业档案管理人员要具备较高的职业道德素质.这就需要档案管理人员树立服务意识,提高服务质量.同时档案人员要尊重历史,根据史实入档、用档.另外,档案人员还要有较强的保密意识,不私泄外泄,确保档案安全.其次,档案管理人员要具备专业素质.这就需要企业档案人员注重专业知识与技能学习,认识到档案工作的重要性,不断扩大自身知识面,以适应信息化社会的需求.最后,企业档案管理人员要具备创新意识.企业档案管理工作要具有开放性,需要创造性学习,用新思维对待新问题,提高档案管理层次.
充分开发利用档案信息资源档案管理的目的是提供利用,提高档案管理水平,是要给企业提供良好的信息服务.因此,企业档案管理要充分开发利用档案信息资源,为企业发展提供有力的保障.首先,建立网络化系统.企业制定网络系统时,考虑档案网络化建设,开发档案信息资源库,使企业各部门能快速获取所需档案资料,达到资源共享的目的.通过网络利用资源,不会造成文件的丢失,也有助于档案的归档.档案人员通过计算机可以随时对档案进行归档、分类、整理工作,有效减轻了档案人员的负担.其次,推进档案的数字化进程.企业档案管理对有重要价值的档案资料要进行数字化,有些档案由于保存年代已久,拿出来使用的话很容易损坏,要注重对这些档案的保管,并对这些有重要价值的档案进行数字化处理,以便永久保存.最后,加强档案信息安全保障建设.注重档案信息化建设的同时,也注重对计算机档案管理系统的管理,配备防病毒软件,确保信息安全.
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3.强化企业档案管理标准化建设
企业档案管理首先要确立归档制度.企业所有人员都有建立档案、保管档案的义务,不能私自截留档案.档案归档有明确的日期限制,如行政管理、生产技术等方面的管理类文件一年归档一次；产品开发、基本建设等方面文件材料要在项目完成后半月内归档等.企业档案归档制度的执行,需要档案人员监管,相关人员积极配合.其次,遵守档案管理流程.企业档案管理要遵守流程,主要有管理部门、文件整理、档案分类、档案编号、归档、保存档案、清理档案等方面.最后,完善档案管理制度.要建立健全的档案管理制度,主要包括档案保管制度、档案利用制度、档案统计制度等.
总之,企业档案管理是一项重要工作,新形势下档案人员要与时俱进,不断学习新技术,提高档案管理工作水平,为企业和社会提供优质、高效的服务.
参考文献：
[1]胡京津.浅析当前企业档案管理中存在的问题及对策[J].档案天地,2010（10）.
[2]闫建榕.加强企业档案管理工作的几点思考[J].城建档案,2010（6）.
作者简介：李冬梅（1968.10―）女,榆林人,单位,陕西省延安市延长石油集团管道运输公司,职称中级,研究方向,档案专业.
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