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摘要：外贸英语函电在对外商务交流中至关重要.商务活动从业者要想有效地达到交易目的维护自己的商业利益,必须掌握函电的文体风格.其中包括：格式规范、逻辑合理；礼貌得体、讲究谋略；语言正式,简洁明了.

关键词：外贸英语函电文体风格

外贸英语函电作为一种特殊用途的应用文体,是国际商务活动中书面磋商的主要手段.要想准确有效地撰写英语函电,达到传递信息促成交易的目的,商务人员必须掌握函电独特的文体风格.笔者从格式、语气和措辞用语三方面探讨了外贸英语函电的文体风格.

一、文体理论基础

Halliday(1976)的系统功能文体学模式指出,语域是由多种与语言相联系的情景特征构成的,决定语言特征的情景因素归纳为三种：即语场(Field),语旨(Tenor),语式(Mode).语域指使用特有的一种语言（如科技英语,商务英语）的社会文化群体.由于使用目的和场合的不同而产生了语域的变异.而语域变异的标记是语言材料,表现在词汇、语法方面,它们随着语域的变化而变化.由此推知,商务英语是商务文化群体中所特有的一种英语,是现代英语的一种功能变体,是国际商务工作者之间长期交际的结果.它的特殊性不仅表现在目的和意义上,而且表现在用词、写句和篇章结构上.

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二、外贸英语函电的文体风格

(一)格式规范逻辑合理

在对外贸易中,外贸英语函电具有明确的商务目的和既定的读者,是具有法律效力的文件.如果贸易双方发生纠纷,此前交换的信函就成为处理争端的依据.因此,讲究布局谋篇严谨规范,行文逻辑清晰合理.

1．格式规范

外贸函电的写作格式较为严格,分为齐头式、缩行式、混合式,其中最流行的是混合式.一封完整的函电应由信头、封内地址、称呼、正文、结尾客套语、署名、收信人行、内容主题行、附件、抄送、责任人（分别代表写信人和打字人）、附言12个部分构成.每一部分都有其固定的位置.

2．逻辑合理

信的正文一般采用三段式结构,包括开头、主体、结尾三个部分,每一部分各司其职,缺一不可.开头可能包括一个主题行,或提及上一封信,或概括这封信的内容,讲究开门见山、意图明确；主体解释并给出其它相关信息,使意义更明确,每一层新意思都要另起一段；结尾一般表达感激、期望,或提出要求.整封信函思维逻辑合理、语篇意义连贯.

例如,一封对未按期交货的投诉信应遵循以下程式：首段要

关于外贸英语函电类论文范文参考文献提及供应商的承诺；第二段要说明对方没有履行诺言；第三段要申述违约对你造成的损失；第四段提出索赔,最后一段希望理赔.

(二)礼貌得体讲究谋略

外贸交流有一个鲜明特色,即竞争中有合作,合作中有竞争.鉴于此,外贸函电必然要求礼貌得体、讲究谋略.

1．礼貌得体

对方立场（YouAttitude）是外贸函电一贯推崇的交流原则.高明的交流方式是站在对方立场考虑对方需求,以礼貌客气求合作,尊重对方进而得到对方尊重,为进一步交流打下基石.如：IncaseyouareinterestedinarepresentativeintheeastcoastoftheUnitedStates,webelievewecandoasubstantialjobforyou.假如你方有意在美国东海岸寻求代理人,我们相信能为你方提供大量的业务.同时写信时要处处揣摩措辞用语,避免消极否定的语气.

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2．讲究谋略

当贸易中出现分歧时,讲究谋略,委婉含蓄,迂回表达.如：Wewillmakefurthereffortstotrytofindapromise,soastosettletheclaimasquicklyaspossible.我们将进一步努力设法找到折中办法,以尽快理赔.“进一步”、“设法”都非承诺,“尽快”也不是明确的时间.但能够恰当处理问题,并给自己留有余地,是自己处于进可攻退可守的主动地位.又如：Wehadbetterputthematterasideforfurtherdiscussionsometimelater.我们最好把此事留待以后进一步探讨.表面肯定,实则否定,但表达非常婉转,考虑对方感情的接受程度,不破坏双方业务关系.

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(三)语言正式简洁明了

1．语言正式

商务英语函电实质就是一个完整的书面谈判过程,语言正式,不求虚饰,而且用词写句、拼写标点都有严格的规范.另外商务术语、缩略语繁多,如LetterbyGuarantee（银行保函）,standbycredit（备用信用证）,FOB（离岸价）,CIF（到岸价）等.

2．简洁明了

商函十分讲究实效,一般一信一件事,一段一个意思.正文每段文字不能过长,每句话要直接简练,每个词都简短易懂.在无损于礼貌的前提下,直截了当地陈述信息,节省读者的阅读时间.避免使用陈腐词语（如attachedpleasefind）、拖沓的短语（如inviewofthefactthat）、可有可无的话语（如Itisagoodplan）.