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档案管理方面有关论文范文,与中专学校的档案管理相关论文怎么写
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作中不免捉襟见肘,对于校内的最新资料难以划分,不知道哪些是需要归档的,哪些是不需要入档的,比如,学校举行的一些学生活动的文字、影像资料,以及这些活动相关的会议记录、活动后总结等资料,一些管理员认为这些资料不过是活动的记录,学校每年都要举办很多类似的活动,所以没必要将这些资料归入档案,但是一旦遇到相关部门举办“文明校园”等评估的需要参考这些资料的时候,档案工作人员只好重新整理甚至编造这些资料来补救,浪费了大量人力物力不说,一旦相关部门发现其中的造假,这个学校的声誉也将受到严重的影响.另外,管理员缺乏专业知识的话,对很多资料就难以正确保存,比如,在处理照片资料的时候,一些管理员就简单的将照片分类堆放在一起,过一段时间再去翻阅的时候,发现照片都被粘连在一起,导致大批的资料被损毁.影像类资料也是近些年新兴起的资料种类,很多管理员对处理这些资料缺乏经验,受到存储方式的影响,一些影像资料具有一定的时效性,需要经常整理和重复存储.比如,一些刻录光盘内的资料只能存储2～3年,如果管理员不能根据存储时间来重复保存,就会导致相关资料的流失.5、对档案管理的投资力度较少
档案管理是学校的一个基本工作,也是需要校方投入一定资金的工作,不论是设置专门的档案管理室,引进先进的管理系统,还是每年处理新进档案和更换破损的资料管理设备等方面,都需要学校每年投入一定的资金才能正常运作.然而,很多中专学校受到资金上的限制,校方主要将资金投入到“主要科目”的教学和科研上,用于更换相关的教学设备和场地,使这些学校的师资力量和教学设施在不断更新换代的同时,档案管理依然用着上个世纪陈旧的设备和场地,难以跟上现代的管理需求,严重影响了档案管理工作的顺利展开.
6、档案管理方式陈旧
受到资金等方面限制,很多中专学校依然采用以往的手动记录、手动查阅的方式,这个方式在建校初期档案较少时比较适用,但是随着建校时间增加,档案类别和数量成几何倍数增长的时候,这种原始的档案管理方式便呈现出效率低、检索难、调档速度慢等劣势,不利于人员的查阅,也不利于管理人员的整理.尤其是在信息化不断发展的今天,这种陈旧的档案管理方式使之与学校其它管理难以融合,影响着学校整体信息化的发展.
三、相关对策
1、提高师生对档案的认识
首先学校档案的工作要从以往的封闭性中走出,逐渐向师生开放并展现出档案特有的效益性,学校的管理者要提高对档案的认识,将档案工作与其它工作放在同等重要的位置,纳入学校的整体规划之中.其次,学校要加强对档案管理的宣传,通过学校展板、广播等手段,使师生认识到档案的重要性,并了解到档案管理的小常识,促进学生能清醒的认识到档案管理工作对自己今后的工作和生活所起到的作用,从而在日常填写档案时能认真对待.老师也能从中了解档案的管理知识,帮助学生更好的填写档案,老师在校外参加活动时也能自觉地帮助学校收集相关信息,辅助档案管理.
2、建立健全档案管理制度
首先,要根据我国现行档案管理的相关规定,建立起严格的资料收集制度,将教师、学校工作人员、学生手中掌握的资料进行全面的收集,这些资料涉及到学校的运营、教学、科学研究、人事调动等方面,在经过档案管理人员有针对性的选择整理后纳入学校的档案管理系统之中.档案资料的收集是档案工作的第一步,所以学校一定要将这一工作重视起来,强化档案收集制度,保证材料收集的及时性和时效性,避免材料在收集过程中遗失.在学校日常工作中,工作人员要注意将新产生的资料及时交给档案管理人员进行归档.另外,对工作中相互传阅的资料要严格管理,设定专门的传阅记录,严格规定资料的交接手续以及资料的传阅时间和传阅范围,做到资料在传阅中不遗失、不遗漏.除此之外,在将资料收入档案的时候,一定要明确档案的收入流程,确定档案的相关信息,保证档案的真实性和准确性.
其次,在归档时一定要根据学校的实际情况以及档案管理的相关规定进行科学归档.在归档时一定要确定归档的范围,也就是规定哪些资料需要归入档案.归入的档案应当能明确的反映出学校的重要活动和工作,相关资料也要有归档价值,能够为今后的工作提供参考或依据.
第三,在收入档案之后,档案的工作人员一定要做好后期的整理和鉴定工作,根据一定的分类,将档案归入各个分类之下,现在大部分的学校档案是按照教育、教学、科研、人事、财务和行政管理这几部分进行分类的,在每个大类下,各个档案应当具有一定的历史性和延续性,保证各个档案之间既相互独立又相互呼应.另外,工作人员也要定期对档案进行鉴定,将需要重点关注的进行特别保存,对一些已经失去保存价值的档案,则需要按照相关的流程规定进行审核,并按照规定处理或者销毁.
3、加强对档案管理的投资
在场地上,学校可以划分出专门的场地进行档案管理工作,由于档案中有很多纸质和其它易损毁的材质,所以学校对档案室要进行一定的防火防潮防蛀的处理,避免档案不必要的损毁.另外,如果学校有条件还可以设定专门的档案展览馆,向前来学校参观的人们以及校内的师生展示学校的发展历程以及取得的成就,提高学校的社会地位和声誉.
在设备和管理系统上,学校应当引进先进的档案管理设备以及管理系统,帮助工作人员从以往的旧式管理方式中脱离出来,使档案管理更具系统性和规范性,还可以使档案管理系统纳入整个学校的信息系统中,有需要查询的人员可以在获得许可之后对相关资料进行查询.
在后期保养上,档案和其它设备一样,需要定期的维护和保养,帮助档案能够长久的保存下去,所以学校应当定期对档案进行除尘、除垢,对于一些较为重要的影像资料进行翻拍、复刻,对一些文字资料进行复印等工作,还需要请专业人员对一些破损的档案进行修复,保证档案能够被完整的保存下来.
4、提高管理人员的素质
在档案管理工作中,工作人员起到了非常重要的作用,所以学校要通过选拔来招募一些专业的管理人员,并定期进行考核,将不合格的人员淘汰.另外,学校应当对这些管理人员进行定期培训,尤其是一些年纪较大的管理人员,对计算机操作并不熟悉,所以要对信息化的管理系统进行特别培训,方便他们适应新式的管理方式.
结语
随着我国教育改革的不断推进,中专院校被大量的合并、拆分,给这些学校的档案管理工作带来了很多的困难.由于档案管理工作所起到的作用都是较为潜在的,人们只有在需求档案帮助的时候才真正的注意到档案管理工作的重要性,这种淡薄的档案意识也为档案工作的顺利展开埋下障碍.为了使档案管理更好的发挥其应有的作用,学校应当加大对档案管理的投入,更新相关场所和设施,引进先进的管理方式,培训专门的管理人员,促进学校档案管理正规化、系统化,为学校日常工作的顺利展开打下良好基础.
【参考文献】
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