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中国科学院科研档案工作规范
(1998年12月1日实施)
为提高科学技术研究档案(以下简称科研档案)的质量和管理水平,充分发挥科研档案在社会主义现代化建设中的作用,并为考核科研档案工作提供依据,特制定本规范.
本规范依据《中华人民共和国档案法》,1980年国务院批准的《科学技术档案工作条例》,1987年国家科委,国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》以及1983年中国料学院发布的《中国科学院科学技术档案工作办法》等文献.
1.主题内容与适用范围
本规范规定了科研档案工作的基本要求,科研文件材料的管理,归档与科研档案的管理,开发利用的主要内容和方法,各级岗位责任制,以及常用工作用表,案卷装具规格式样.
本规范适用于中国科学院系统的科研档案工作.
2.引用标准
GB3792.5-85档案着录规则
3.科研档案工作的基本要来
3.1凡在自然科学技术研究活动中直接形成的具有保存价值的文字,图样,声像等记录形式的科研文件材料,均属科研档案.
3.2科研档案必须实行集中统一管理,确保完整,准确,系统和安全,便于开发利用.
3.3科研档案工作必须纳入管理制度之中,与计划管理,课题管理和成果管理等工作紧密结合,实行科研工作和建档工作"四同步"管理:下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步,检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步,验收,鉴定科研成果与验收,鉴定科研档案材料同步,上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门(科技档案部门或综合档案部门,下同)出具课题归档情况证明材料同步.
3.4要努力实现科研档案工作从经验管理向科学管理的转变,并逐步采用先进的管理技术手段,大力开发档案信息资源,为经济建设,科技进步和社会发展服务.
3.5把科研档案工作列入本单位的发展计划,在经费,库房,设备和人员配备等工作条件上给予保证.每年从本单位科研经费总额中拨出一定的数额作为科研档案工作经费.
4.科研文件材料的管理与归档
4.l归档范围
4.1.1基础研究,应用研究和发展研究课题的应归档的主要科研文件材料按科研工作五个阶段(科研准备,研究实验,总结鉴定验收,成果申报和奖励,推广应用)分别见表l—3
表1基础研究课题归档范围
科研工作阶段管理文件科技材料科研准备1.开题报告与课题论证材料
2.科学基金申请报告及批件
3.任务书,
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4.课题研究计划(含各年度,各阶段)1.文献调研,综述报告
2.实验,调查,考察,观察方案等研究实验1.课题研究计划执行情况表
2.计划调整或撤消报告1.实验,测试,观察,野外调查,考察,观察的各种原始记录及综合分析材料
2.数据处理材料,包括计算机处理材料(程序设计说明,程序框图,计算结果)
3.设计文件和图纸(底图,蓝图)
4.阶段研究工作小结
5.样品,标本等实物的目录
6.照片,底片,录音带,录像带,影片拷贝,幻灯片等总结鉴定验收1.课题工作总结
2.科研投资情况和经费预算材料
3.鉴定证书或视同鉴定证书的文件
4.鉴定会材料(评审人签名单,评审意见等)1.研究报告
2.论文和专着成果申报和奖励1.科技成果登记表
2.科技成果报告表
3.科技成果奖励申报表
4.获奖材料(奖章,奖章,证书)的原件或影印件推广应用1.成果被引用情况材料
2.成果宣传报道材料国内外学术交流材料表2基础研究课题归档范围
科研工作阶段管理文件科技材料科研准备1.告与课题论证材料
2.金申请报告及批件
3.任务书,委托书,合同,协议书
4.课题研究计划(含各年度,各阶段)1.科研,综述报告和考察报告
2.实验,调查,考察,观察方案等研究实验1.研究计划执行情况表
2.计划调整或撤消报告1.实验,测试,观察,野外调查,考察,观察的各种原始记录及综合分析材料
2.数据处理材料,包括计算机处理材料(如程序设计说明,程序框图,计算结果)
3.设计文件和图纸(底图,蓝图)
4.阶段研究工作小结
5.样品,标本等实物的目录
6.照片,底片,录音带,录像带,影片拷贝,幻灯片等总结鉴定验收1.课题工作总结
2.科研投资资情况和经费预算材料
3.鉴定证书或视同鉴定证书的文件
4.鉴定会材料(评审人签名单,评审意见等)1.研究报告
2.论文和专着成果申报和奖励1.科技成果登记表
2.科技成果报告表
3.科技成果奖励申报表
4.获奖材料(奖章,奖章,证书)的原件或影印件推广应用1.成果果被引用情况材料
2.成果宣传报道材料国内外学术交流材料表3发展研究课题归档范围
科研工作阶段管理文件科技材料开题报告
委托书,协议书
技术合同
工作计划文献调研,综合报告和考察报告
市场预测,应用前景分析报告
开发工作方案研究实验工作计划执行情况表
计划调整或撤消报告,测试,调查,考察,观测的各种原始记录及综合分析材料
数据处理材料,包括计算机处理材料如程序设计说明,程序框图,计算结果
3.设计文件和图纸底图,蓝图
4.照片,底片,录音带,影片拷贝,幻灯片等总结鉴定验收开发工作总结
科研投资情况和经费预决算材料
鉴定证书或视同鉴定证书的文件
鉴定会材料(评审人签名名单,评审意见等)
经济效益和社会效益的证明材料研究报告,研制报告
论文和专着
工艺技术报告
技术诀窍报告成果申报和奖励科技成果登记表
科技成果报告表
科技成果奖励申报书
奖励材料(奖章,奖状,证书)的元件或影印件
专利申请书和证书的原件或影印件推广应用转让合同,协议书
生产定型鉴定材料
成果推广和投产后的反馈意见
技术展览会,展销会等材料
成果宣传报道材料开发和推广应用方案及实施情况材料
市场调查,分析报告
扩大生产的设计文件,工艺文件
国内外学术交流材料c),作为手工检索卡和计算机采集卡使用.为方便查调档案创造条件,编制各种分类目录,专题目录.
5.3有条件的单位将编制的科研档案着录卡的数据存贮到计算机数据库中,并在中国科学院的档案信息系统建立后,按要求与之联网.
5.4保管
5.4.1入库
a.案卷入库时应全面检查贴,物,卡是否相符,编目是否规范.
b.将案卷按档号在档案柜内依次自上而下,从左到右进行排放,绝密案卷专柜排放.
5.4.2每年定期检查库房"八防"(防火,防潮,防高温,防光,防尘,防虫,防鼠,防盗)情况,定时记录库房温度,湿度,保持库房整洁.
5.4.3每二至三年对库存档案进行一次全面核对检查,写出书面总结,发现问题及时处理.
5.4.4及时修复破损,变质的档案材料.
5.5鉴定
5.5.1根据科研档案的历史,现实和科学价值以及对经济建设,科技发展,社会进步的作用,进行档案价值的鉴定.
鉴定包括对研究课题档案进行整体鉴定和确定每个卷的保管期限.
5.5.1.1对研究课题档案进行整体鉴定.以整套研究课题档案为单元,按照课题的任务来源与意义,科技水平,经济,社会效益和历史价值,划分为重大,重要或一般三级.
a.属于重大级研究课题档案主要是:
国家和中国科学院下达的研究项目以及重要的国际合作项目的档案,
获得国家级各类成果奖或院,部,省(直辖市,自治区)级二等科技成果以上奖(含二等奖)的档案,
对自然现象(如天文,地震等)的系统观测和资源,环境等调查,考察中积累的重要基础档案资料.
b.属于重要级研究课后档案主要有.
国家各部门和省(直辖市,自治区)下达的研究项目以及一般国际合作项目的档案,
获得院,部,省(直辖市,自沽区)级三等以下科技成果奖(合三等奖)的档案,
属国家级,院级重大研究项目,因故中断研究,但在较长时期内具有较高查考应用价值的档案.
c.属于一般研究课题档案主要是除上述二级以外的一般性研究项目或未取得成果的科研档案.
5.5.1.2确定具体案卷的保管期限.以每个案卷为单元,根据附录C(参考件),结合不同学科专业,不同类型科研工作的特点,确定其保管期限.
5.5.1.3科研档案的保管期限分为三种:永久,长期(16-50年),短期(15年以下).
5.5.2鉴定工作分为归档前鉴定和归档后鉴定二个阶段.
5.5.2.1归档前鉴定.见第4.3.8条.
5.5.2.2归档后鉴定
a.库存档案,每10-15年鉴定一次,必要时可以提前.对保管期限需要升级的案卷,重新加以调整,对已满保管期限确无继续保存价值的案卷,予以剔除.
b.组成鉴定小组,负责鉴定工作.丝定小组由单位主管科研工作的领导,科研管理人员,科技人员和档案人员组成.
c.鉴定的方法采用直接鉴定法,即直接审阅每个案卷的内容,不应只看档案目录或案卷封面栏目,就对案卷的存,毁作出判断.鉴定的案卷,应填写科研档案鉴定表(见表A10).
鉴定工作一般采取由鉴定小组成员分工进行,个人初鉴与小组集体审查相结合的办法.
d.鉴定工作结束,鉴定小组写出鉴定工作报告,内容主要包括:小组成员名单,工作概况,鉴定范围,做法及案卷保管期限调整情况,销毁档案数量等,同时编制科研档案销毁清册(见表A11a
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