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效果和质量.2.1.4工作流管理系统的组成
一个完整的工作流管理系统由下面几个部分组成:
(l)过程定义工具
过程定义工具主要功能是给用户提供一种对实际业务过程进行分析,建模的手段,被用来创建计算机可处理的业务过程描述[13].它可以是形式化的过程定义语言或对象关系模型,也可以是简单地规定用户间信息传输的一组路由命令.
(2)过程定义
过程定义包含了所有使业务过程能被工作流执行子系统执行的必要信息.这些信息包括起始和终止条件,各个组成活动,活动调度规则,各业务的参与者需要做的工作,相关应用程序和数据的调用信息等[14].
(3)工作流执行子系统和工作流引擎
工作流执行子系统也称为过程执行环境,它借助于一个或多个工作流引擎,来激活并解释过程定义的全部或部分,并同外部的应用程序进行交互来完成工作流过程实例的创建,执行与管理.工作流引擎是工作流管理系统的核心软件组元[15].它的功能包括:过程定义的解释,过程实例的控制(创建,激活,暂停,终止等),在过程活动之间的游历(控制条件的计算与数据的传递等),为用户工作表添加工作项,通过应用程序接口(ApplicationProgramInterface,API)[16]调用应用程序,提供监督和管理功能等.工作流执行子系统可以包括多个工作流引擎,不同工作流引擎通过协作共同执行工作流.
(4)工作流控制数据
工作流控制数据指被工作流执行子系统和工作流引擎管理的系统数据,例如工作流实例的状态信息,每一活动的状态信息等.
(5)工作流相关数据
工作流相关数据指与业务过程相关的数据.工作流管理系统通过工作流相关数据来确定过程实例状态转换的条件,并选择下一个将执行的活动.例如过程调度决策数据,活动间的传输数据等.工作流相关数据既可以被工作流引擎使用,也可以被应用程序访问并修改.
(6)工作表和工作表处理程序
工作表列出了与业务过程的参与者相关的一系列工作项,工作表处理程序则对用户和工作表之间的交互进行管理[17].工作表处理程序完成的功能有:支持用户在工作表中选取一个工作项,重新分配工作项,通报工作项的完成,在工作项被处理的过程中调用相应的应用程序等.
(7)应用程序和应用数据
工作流管理可以直接调用系统应用程序或通过应用程序代理间接调用[18].通过应用程序调用,工作流管理系统部分或完全自动地完成一个活动,或者对业务参与者的工作提供支持.与工作流控制数据和相关数据不同,应用数据对应用程序来讲是局部数据,工作流管理系统无法也不需要对它们进行访问.
2.2工作流技术在OA中应用分析
2.2.1OA中的工作流
1OA中工作流的概念:办公自动化流程是一组常见的包括事务处理,文档管理等在内的工作流[].其特点是:流程类型多种多样,有确定型的,如固定的事务处理,有不确定型的,即流程的执行逻辑在执行过程中可能发生变化,如文件审阅,其时效性通常要求不高.在OA中的流程大部分属于管理型工作流(Administrativeworkflow),即业务过程的重复性较强,过程中的参与者的任务比较明确,过程可以事先定义.部分流程有协作型(ollaborativeworkflow)工作流的特征[].
"工作流"是OA中的一个常用术语,在OA中,可以把工作流看作是:在办公的各种业务中,为了完成一项任务或达到一个目标而实现的一系列互相依赖,互相合作,涉及多个部门或单位的活动,这些活动按照一定的顺序或条件自动执行[].工作流自动化是指业务流程的全部或部分自动化,在此过程中,文档,信息或任务按照一定的过程规则流转,实现组织成员间的协调工作以达到业务的整体目标.办公自动化中几乎所有的业务流程都是工作流,其目标是协调组成工作流的人员,资源,事件,状态这四大元素,推动工作流的发生,发展,完成[].
2工作流给OA带来的好处:组织实施工作流管理所带来的好处是显而易见的,包括提高运营效率,改善资源利用率,提高组织运作的灵活性和适应性,提高员工工作效率跟踪业务处理过程等等,总结工作流管理带来的好处可归纳为以下几点:1.实现无纸化办公,要处理的事项已自动传递到个人电脑上,降低成本,适应社会发展趋势,2.人员协同工作,减少重复性劳动,如表单的重复填写,3.记录人员处理动作和细节,方便业绩考核.4.敏感信息得到有效控制,人员权限功能和角色自动识别和匹配,5.处理过程相对透明,可监控,催办,6.随时得到历史数据和处理效率报表,便于日后的查询,检索,统计,7.和其他应用有机结合,实现企业级的管理,8.工作人员可集中精力处理自己关心的数据,9.完全支持移动办公,使作业同步化,10.科学管理更进一层,办公效率明显提供,11.企业的核心竞争力将有提升,
12.改进和优化业务流程,提高业务工作效率,13.实现更好的业务流程控制,提供工作质量..2.2工作流技术与OA结合的优势
0A是基于文件系统或关系型数据库系统,使日常办公也开始运用IT技术,提高了文件等资料管理水平.实现了基本的办公数据管理(如文件管理,档案管理等),但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持,流程管理的综合处理等,导致应用效果不佳,更不能够将组织管理中的业务活动,管理活动及活动产生的信息在组织,部门,个人之间进行及时高效,有序可控,全程共享的沟通和处理.
随着单位组织规模的不断扩大,单位组织越来越希望能够打破时间,地域的限制,提高整个组织的运营效率规范组织管理,同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化,因此0A系统与工作流结合后的主要特点是以网络为基础,以工作流为中心,提供了文档管理,电子邮件,目录服务,群组协同等基础支持,实现了公文流转,流程审批,会议管理,制度管理等众多实用的功能,极大地方便员工工作,规范组织管理,提高运营效率.有效地解决工作组织中大量非结构化数据的处理及安全控制,并借助强大的工作流平台,流程系统实现协作性应用,最大程度地释放了网络平合的价值.
2.2.3OA系统中的工作流功能需求
伴随现在网络技术的高速发展和企业办公的庞大复杂,现代办公自动化系统已经成为一个集计算机技术,通信技术,网络技术和数据库技术于一体的现代化办公环境.OA的功能因企业的需求不同而各自存在差异,一般情况下OA以公文处理为核心,同时提供信息通讯与服务等重要功能.在OA开发平台的选择上必须考虑系统的应用需求及办公过程中的信息处理方式.
工作流自动化应用功能是指业务流程的全部或部分自动化,在这过程中,文档,信息按照一定的过程规则流转,实现组织成员间的协调工作以达到业务的整体目标.在OA中几乎所有的业务过程都是工作流,其目标是协调组成工作流的人员,资源,事件,状态这四大元素,推动工作流的发生,发展,完成.
第3章系统需求分析
3.1系统总体需求
本文研究的基于工作流技术的OA系统需要以先进的计算机网络技术为依托,以业务流程为核心,以综合信息服务为基础,以电子邮件,信息查询服务及日常事务管理等为内容的综合办公平台系统,构造出人与系统和谐的办公环境,逐步实现无纸办公,减少集中会议,加速信息流程,强化信息控制,以提高企业内部的办公效率,决策能力和应急指挥能力.实现上级到下级,各部门之间文件的无纸化传递,构建一个安全可靠,稳定高效的电子文件传输平台,替代现有的纸质文件传输模式.系统应具有先进性,使用简单,易于维护,投资少,数据传送快等特点.
1)提出OA系统建设的总体解决方案,确定系统的体系结构,为将来扩大应用系统į
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