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[摘 要]随着全球经济一体化进程的迅猛发展,世界范围内的经济交流与合作在不断加强,商务信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段.我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象,显示着公司的水平和实力.通过商务信函人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等.商务信函撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响.

商务英语职称论文撰写技巧
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[关 键 词]商务信函；写作；原则

【中图分类号】H05【文献标识码】A【文章编号】1007-4244（2013）12-303-1

21世纪是经济日益全球化的世纪,中国与世界各国的交往日益频繁,国际贸易事业发展迅猛.但随着科学技术的发展,国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函.因而,英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介.英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介,它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往.实际上商务信函是一种“推销”函,写信人总是在推销着什么,可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念,甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等.

一、礼貌原则（courteousness）

在商务信函写作中乃至所有商务活动中,礼貌都发挥着重大的调节作用.它是有效的自我推荐名片,有助于老关系的加强和新关系的建立.礼貌意味着在信函中非常巧妙的表示出诚挚的友情,诚挚的感谢,真诚的礼貌,体贴的理解和由衷的尊重.

商业信件要简洁明了,既要注意信件的措词得体,又要符合商业信件礼貌周到的原则.写信时要注意礼节,不要盛气凌人,避免出现命令或粗鲁等不恰当的口吻.写信过程中除了多使用诸如please；yourkindinquiry；Iwouldappreciateitifyouwould等短语外,还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语,如：yourneglectfulattitude；impatience；wedenyyourclaim等；避免使用含有性别歧视的词语,如businessman；chairman等.

二、准确原则（correctness）

准确表达不仅仅指英语语法、标点符号和拼写层面,更重要的是书信的内容要叙述正确,买卖双方的权利、义务、违约条款、付款方式、重要数字等信息都属于准确表达的范围.一封表达准确的商务信函,不仅能够促使商务活动的有效进行,还能够避免不必要的纠纷.

三、完整原则（pleteness）

商务信函的内容力求完整,需回答来信所提出的所有问题和要求,或是包括写信人希望收信人做出积极反映的一切问题及情况（when、where、who、what、how）.在书写商务信函时,应该对信函的内容做到心中有数,避免一件事分多次书信传递给对方.一封商务信函只有包含了所有必要信息才能达

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四、清楚原则（clarity）

清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义,造成贸易损失,甚至会引发诉讼纠纷.清楚表达应注意选择正确、简练的词,避免使用一些含糊不清、模棱两可的词,条理清晰,表达准确.一般地,商务信函的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解.

五、简洁原则（conciseness）

简洁指的是信函内容完整,语言简单而不失清楚,用最少的语言表达最为丰富的内容.简洁被视为商务信函写信的第一要义.故撰写商业信件时要摒弃传统信函中的陈词滥调和套话,采用简洁、直接的句式进行写作,简明扼要,精炼丰富,长话短说,避免罗嗦,用尽可能少的简单的文字,完整清楚地表达需要表达的意思.

六、具体原则（concreteness）

信函应该写得具体,明确,而不能含糊,抽象,笼统.尤其像报盘,询问贸易条款这类需要具体答复的信函,就更加强调写作时的具体.这样会使所表达的内容准确而又生动,使交流的内容更加清楚,更有助于加快事务的进程.例如,商品的某些质量和特征要用准确的数字,避免使用“长”,“短”,“好”这样的词语.时间用年月日标明,必要时甚至要注明小时,分钟,避免使用诸如“昨天”“下个月”“马上”等表达用语.

七、体贴原则（consideration）

体贴原则强调对方的情况而非我方情况,要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度.当撰写商务英语文书时,要站在对方的立场去考虑他们的各种不同的愿望,要求,兴趣和困难,充分理解对方的心情、处境,寻找一种最好的方式将信息传递给对方.

八、结论

商务信函是买卖双方索取、传递信息,处理贸易活动中相关事宜、沟通联络感情的重要方式,同时也体现着一个公司或机构的商务形象.商务信函在商务活动中起着沟通桥梁的作用,它能够具体而快捷地传递双方各类相关商务信息,节约双方的时间,从而实现商务活动的便捷与高效.因此,商务信函对内容、形式、措辞等各方面都有要求.在日常的商务活动中,撰写商务信函时,应遵循商务信函写作的基本原则,有效传递信息,从而使商务信函更有利于双方的沟通合作.

参考文献：

[1]程润明.国际贸易交际技巧[M].上海：上海外语教育出版社,1994.

[2]张燕彬.国际商务礼仪[M].沈阳：辽宁教育出版社,2001.

[3]祈寿华.新世纪实用英语交际指南（旅美）[M].上海：上海外语出版社,2003.

[4]曹菱.商务英语信函[M].北京：外语教学与研究出版社,2007.

作者简介：张栋（1990-）,女,汉族,山东青岛人,云南民族大学外国语学院硕士研究生,研究方向：口译理论与实践.

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