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【摘 要】文档一体化是从文书管理和档案管理的全局出发,实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理,保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性,从文书到档案的数据畅通、完整性.
【关键字】文档一体化；文件生命周期；电子文档；集成性等
【中图分类号】R271【文献标识码】B【文章编号】1004-7484（2014）06-3969-01
档案是历史的足迹,是人类知识与智慧的结晶,是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料,具有查考使用价值.《中华人民共和国档案法》对档案是这样界定的：“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录.”因此,对企业也单位以及各级政务机关而言,档案是其发展的基础,是其改革&#
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文件工作和档案管理是档案工作全面发展的一部分,是一个总分的正侧表达式.现代社会中,与时俱进,实现文档一体化是档案工作发展的必然趋势.而信息技术的发展、档案信息资源共享和文件管理软件的开发及利用是文档一体化实现的三个重要条件.
1文档一体化发展的理论基础
在文档一体化管理发展的不同阶段,其依托的理论基础也不同.早在19世纪80年代,我国档案学界有识之士就已经提出应该改革将文件管理和档案管理分开的传统体制,并与1933年正式提出文档一体化管理思想――文书档案连锁法.文档一体化管理发展大致可分为四个阶段：萌芽期、形成期、过渡期和未来发展期.
1.1萌芽期――文书档案连锁法
文书档案连锁法是1933年6月在国民党政府进行的“行政效率行动”中提出来的.其核心是“在一个机关范围内,将机关总收发室和档案室的工作进行连锁”,“有机关总收发室按照既定的分类表,将本机关全部收、发文件,进行统一分类、编号、登记,然后再把文件送至主办单位,各机关办理完毕后随即归档,用机关档案室按照总收发室已确定的类别保管.”实行文书档案连锁法的目的是想通过几道简便的手续,实现文书工作和档案工作相结合,以改变文书运转迟缓和档案管理落后、分散、各自为政的状况.
文书档案连锁法的不足之处在于,它混淆了“立卷”与“分类”的关系,“分类方案”实际上只对单个文件的“分类”起作用,而没考虑到一组文件之间的密不可分的立卷问题.
1.2形成期――文件生命周期理论
20世纪80年代中期,文件生命周期概念有陈兆教授介绍传入我国.文件生命周期理论发源于欧美档案学者对文件和文件中心的理论解释,后来扩大到了文件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理,被世人认为是现代档案成熟的重要标志.我国著名学者何嘉荪先生指出：“文件从形成到最后销毁或作为档案永久保存,经历了一个完整的运动过程.这也表现为文档一体化的形成期.
1.3过渡期――电子文件生命周期理论及文件连续体理论
20世纪90年代中后期,随着计算机与网络技术的应用,电子文件开始陆续出现并迅速占据了档案人的视野.电子文件具有与纸质文件许多不同的特点：信息的非人工识读性、系统的依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息易变性等等,它的出现将文档一体管理的研究与实践进一步引向深入.文档一体化的理论基础随着电子文件的出现拓宽了.
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1.4未来发展期――成熟高效的“文档一体化”管理模式
随着社会日新月异的发展,人们逐渐意识到,文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有效地结合起来,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量.文档一体化利用管理系统将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档、利用、统计形成一个有序的整体.从而达到文件处理精炼化、完成案卷系统化、查找利用标准化,档案部门也就摆脱了繁琐立卷任务.随着现代科学的进步,特别是计算机网络技术的发展,档案界提出了“文档一体化”的管理模式.企业本着精简效率的原则,大多走上了试行“文档一体化”的道路.
2实现文档一体化的意义
文档一体化的意义在于保证档案信息收集完整、系统、准确；从文件生产到归档全程控制；数据信息重复利用,提高工作效率.在实际工作中,文书工作和档案管理工作可由一人或多人承担,对于规模与文件流量较小的单位多由一人同时负责文书与档案工作,稍大的机关或企业则会将文书与档案分部门或分人来管理,为了提高工作效率,“文档一体化”管理已成为信息化所推行的一种管理模式.关于档案管理工作开展“文档一体化”的意义大致有以下几点：
2.1能够有效的提高相应的工作效率.文档一体化后,文书处理和档案管理同属于一个部门,这样就可以在一个统一的系统中合理的组织和分配相关工作,使文书处理人员按照档案管理人员的要求进行文书处理,更好的对文书和档案管理人员进行协调,从而更加科学合理的开展工作,大大提升了工作的效率.
2.2对于文档管理水平的提高起到一定的促进作用.文书处理和档案管理之间有着密切的联系以及相互作用的关系,开展文档一体化后,二者之间的联系更加紧密,两项工作之间更能够通过相互作用,达到共同进步的目的.
2.3更易于发挥文档管理的整体优势.通常一个整体发挥出来的力量,往往要高于组成这一整体的各个单元独立发挥的作用.同样在文档管理中也是如此,文档一体化使文书处理和档案管理形成了一个统一的整体,摆脱了各自为战的现象,档案部门给文书处理提供具体要求,而文书处理在具体要求的作用下,工作更加具有针对性,工作质量大幅提高,又为档案管理打下了良好的基础.
2.4使档案工作朝着标准化、规范化的方向发展.开展文档一体化工作后,文件从生成到最后归档,都属于同一部门的工作职责,因此,为档案质量的从始至终控制提供了先决条件,更为文档管理工作的标准化、规范化打下了坚实的基础.2.5使文档管理朝着现代化的方向发展.计算机技术的迅速发展,使得当前各个行业的现代化水平都上升到了一个新的高度.文档一体化工作的开展,使得文书处理和档案管理合并到一个系统中来,系统的现代化水平以及先进性更加符合时代的要求,使文档管理工作朝着一个快捷、高效的方向不断前进.
3实现文档一体化的必要条件
飞速发展科技社会,将文件档案的计算机管理提上了议事日程.文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同,将文件和档案作为统一的系统工程,加强文件管理的超前控制,保证了档案的质量,从而充分发挥了档案的作用.随着计算机的广泛应用与推广、信息技术的发展和电子文档法律地位的逐步确立,以及为满足向国际化接轨的需求,无纸化办公已成为一大趋势.电子文档正在&
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