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摘 要：文书档案管理工作在目前的单位管理中是最基本的工作,属于服务性工作,单位领导在做出重大决策时都要依据此工作,它是历史的记载与再现.文章首先分析了目前文书档案管理工作存在的问题,进而提出几条加强文书档案管理的工作对策.

关 键 词：文书；档案管理；问题；对策

中图分类号：G275.2文献标识码：A文章编号：1006-8937（2013）15-0055-02

文书档案管理工作在目前的单位管理中是最基本的工作,属于服务性工作,单位领导在做出重大决策时都要依据此工作,它是历史的记载与再现.随着计算机技术的不断发展,对于广大的文书档案管理工作者提出了更高的要求,就是如何使文书档案管理工作更加规范化、程序化和数字化.文书档案管理工作是一项非常重要的工作,其主要特点是政策性、保密性和专业性都非常强,尤其是在我国目前经济快速发展的大环境下,单位各项事业能否得到长足发展都要受到文书档案管理工作的影响,因此有必要引起文书档案管理工作者和单位领导的重视.

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1文书档案管理工作存在的问题

1.1对文书档案管理的重视不够

由于我国传统文化的影响,我国对档案管理工作的重视不够,认识上存在很大误区,很大一部分人,包括一些干部人员对文书档案管理工作认识不足,对档案管理工作存在很大歧视,认为文书档案管理人员的工作就是保存好文字资料,抄抄写写和处理相关事务,没有在单位主要工作范畴内.而且在我国市场经济飞速发展的背景下,档案管理工作不能给企业带来明显的利益,导致一些档案管理人员对自己的工作也采取了忽略的态度,仅仅做一些档案管理的表明工作,例如保证不泄密文字,不丢失资料,通过外调检查,查档资料齐全等等就可以.这无疑中也影响了档案管理工作的质量,造成了文书档案管理的困难.

1.2对文书档案管理工作的管理不足

我国的文书档案管理工作水平与发达国家相比非常落后,管理方法单一,管理力量也较为薄弱,我国目前的文书档案管理工作者对档案管理工作仅停留在表面的认识上,缺乏对专业档案管理知识和技能的掌握,没有深刻认识到工作的重要性,对一些相关业务严重掌握不熟,对档案资料的收集、管理意识也相对薄弱.加之受我国传统思想的影响,对文书档案管理工作的重视程度不够,导致没有专门的档案管理工作人员,档案管理工作者往往身兼数职,不能全身心地投入到档案管理工作中,最终降低了工作效率和水平,影响了档案管理的质量.此外,由于档案管理人员工作精力不集中出现一些将材料归档错误或者错误传达信息的问题出现,这些都体现出文书档案管理工作的不足.

1.3文书档案管理工作的规范程度过低

目前,文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题,主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等,还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范,缺少卷内目录等现象.除此之外,普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低,目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索,而目前多数单位选择的是人工检索的方法,而且很多文书档案管理人员经过多年的工作实践也逐渐研制了多种检索工具,但是文书档案管理工作的质量不是多运用检索工具就能够得到提升,而是要求精而非求多.

1.4文书工作与档案工作的衔接不够紧密

文书工作与档案工作是对立统一,密不可分的,二者是相互独立又相互联系的,要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式.从目前来看,很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理,这种方式在过去的工作中存在一定的优势,但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大.加上很多文书人员没有深入了解认识档案管理工作,档案管理工作者也不是很了解文书工作,这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中.

1.5单位各部门之间的配合不够密切

文书档案管理工作需要各个部门的密切配合,可是在实际的档案管理过程中,各个部门之间的配合不够有效,这就严重影响了文书档案管理的质量.以文书档案的归档环节为例,这项工作需要收集各个部门相应的文件资料,但是一些部门却因为自身利益或本部门的利益等因素隐瞒上交,收集文件资料的工作频受阻力,长此以往,文书档案管理人员就会因为力不从心放弃收集文件资料,最终导致无法找回一些重要文件,为单位损失更多的利益.

1.6文书档案管理的配套设备不到位

由于我国对文书档案管理的重视程度不够,导致很多文书档案管理的设备陈旧,很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上,设备更新慢,这就严重影响了文书档案管理的质量.还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全,造成硬件设施服务不到位、质量差,而且相关部门没有想办法去解决,甚至个别单位还没有设立专门的档案室.此外,文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况,这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措,不但影响了档案的整洁、美观,还会困扰今后的工作.因此,相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题,并及时改进.

2加强文书档案管理工作的对策

2.1提高单位管理人员的重视程度

文书档案管理工作属于服务性质的工作,因此,要努力提升文书档案管理人员的服务水平,增强服务意识,并逐步更新服务理念,用最新的理念和服务态度积极主动地面对新时期的新挑战.衡量文书档案管理工作者职业道德标准的重要尺度就是服务质量,要想充分发挥好档案管理工作的作用,就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平,服务于社会主义现代化建设,单位的各个领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度,这直接影响着文书档案管理工作的质量.此外,文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者,将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导,使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性,从而全力支持此工作.文书档案管理应被单位的领导者纳

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首先要仔细检查显存的文书档案资料,对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉,以免在使用电脑管理时发生重复,降低档案管理的效率和水平；其次,要再次组合文书档案资料,再次编排那些组卷较为混乱的卷宗,尤其是重新组合、编排那些有关联的档案,重新填写无页码、无标题的档案资料,确保文书档案资料的规范性；最后,要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题,杜绝在电子管理时难以识别的情况发生.要想解决目前我国文书档案管理存在的问题,就要义不容辞地建立相应的档案制度.但是从目前档案管理的现状来看,在现代文明下体现档案管理工作的特色,建立科学、合理的档案管理机制,完善档案制度不是一件轻松的事情.建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性,为以后工作的执行提供便利,这样才能更好的发挥其效用.

2.3紧密联系文书工作和档案管理工作

档案管理的基础工作时文书工作,档案管理工作质量的高

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