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近几年来,国内高校,特别是一些重点大学,各项经费包括事业经费、科研经费都在不断上涨.与此同时,国内高校在教育经费、科研经费上出现的问题也在不断增多,为此而身陷牢狱之灾者也不乏其人.为此,笔者以哈佛大学文理学院为例,来看看美国高校是如何规定各项经费的使用范围的,其中有不少做法或许值得国内同行借鉴.

两大经费来源

哈佛大学文理学院可谓哈佛大学最重要的学院,下辖哈佛本科生学院、哈佛文理研究生院等多个学院.其所出台的相关规定,在哈佛涉及面广,也颇具代表性.

需要说明的是,在哈佛,经费管理办法有不同层次的规定,既有来自联邦政府的,也有来自校方的.而作为一级学院,文理学院也制定了自己的相关规定.再往下,相关系部也会有自己的规定.值得注意的是,由政府到学校再到学院这自上而下的规定,一级比一级更严格.反过来说,下一级的相关规定,都不会与上一级的规定相矛盾.

与其他美国高校类似,在哈佛,经费来源分为两大类：一类为联邦政府；除此之外的经费,统称为非联邦政府经费.前者一般包括美国国立卫生研究院、美国国家科学基金会、美国国防部这些来自政府部门的项目经费.后者则主要是美国国内的基金会或者行业的费用,以及来自国际上的项目经费.在哈佛,公务支出主要出自这两项经费.

规则明确无误

像美国所有行业和所用领域一样,规则总是先行,而规则也是极为具体而明确的.在哈佛大学文理学院,设有专门的财务办公室,负责制定和解释相关的规则.我们都知道,经费的花销,最多的是出行以及所涉及到的餐饮、住宿乃至公务接待等活动.为此,哈佛大学文理学院出台了《旅行、公务餐与接待的经费使用办法》.

在这个规定中,对相关问题做出了明确无误的说明.比如,该办法的使用对象是哈佛的员工,或者即便是非雇员,但凡是为了哈佛的公务,也在适用人员之列.再如,该办法规定了由学院下辖的各系部来负责相应的评议、批准与报销事务,并负责与哈佛及文理学院的相关财务人员保持联系.当然,该办法最主要的是规定了包括飞行、租车、使用个人车辆、住宿、饮食、公务餐、招待餐、家庭成员随行及其随之而来的餐饮与住宿问题等方面的规定.此外,还对各种例外的情况做出了详细的说明.当然,报销经费的过程既复杂又耗时,自然更加需要加以详细说明.最后还有一些附录,比如,如何快速订购机票,如何快速确定酒店等,也有对招待餐的简介说明等内容.

例外情况事先规定

经费的花销都是有明确的规定的.若以出行为例,则离不开出行、住宿和饮食这三大事务.

以出行乘坐飞机为例,相应的规定包括：①票价：所有员工应该购买最低票价；哪怕是旅行常客,也不能因为要增加飞行里程数而影响购买最低票价.②舱位：在美国国内出行（也包括到加拿大和墨西哥）,6小时之内的飞行应购买经济舱,超过6小时可以购买商务舱；而国际航班（包括到阿拉斯加和夏威夷）可以购买商务舱.除非事先得到批准,否则一律不得购买头等舱.③航班：凡是使用政府部门的经费,必须要乘坐美国国内的航班,可以优先考虑与哈佛有协作关系的航空代理商所推荐的航班.④升舱：如果个人是某航空公司的旅行常客,可以使用自己的飞行里程为自己升舱,回来报销时需要予以说明.但不得使用个人里程数去购买机票,否则不予报销.

当然,在出差过程中,最大的可能就是例外情况的出现.对此,该办法也在事前想到了可能的应对措施.比如,如果是家属随行,除非事先得到文理学院主管财务院长的批准,否则不予报销.虽然前面已经规定了公务餐的标准,但有些活动的会餐很有可能超出这个标准,比如募捐时或者招募员工时的宴请等,有时候无法控制消费,那么,凡是事先获得批准的,则事后会予以报销.哈佛位于波士顿,与纽约和华盛顿既相近,也来往密切.因此,学校与铁路交通部门之间有协议,如果选择铁路,虽然距离近,但是可以购买公务舱.如果在美国国内乘坐火车时间超过了6小时,也可以购买头等舱.

有益启示

其一,哈佛大学文理学院的办法,其指导思想和原则清晰明了：经费无论对学院还是对个人,都要花得合情合理,价格公道；同时,既不让教工从中获利,也不让个人吃亏.这一思想的关键之处,在于既承认经费来源的重要性,同时承认个人作为经费使用者的主体地位,换句话说,管理部门既要保护经费提供者的利益,也要保护受益人即经费使用者的利益.

其二,该办法不仅适用对象清楚,而且规定得事无巨细,且不会引发误解或者不同的解释.因此,凡是哈佛大学文理学院的教师和职工,都必须要看、要学这一规定,否则不仅在花费时会出问题,在报销时更会遇到麻烦.当然,即使在哈佛,大家对这样烦琐的规定也会有怨言,但一般来说,大家都会认真学习并照章办事.

如何写经费一篇论文
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其三,该办法对于各种例外情况都作了相应的规定,而这些规定基本上是人性化的.而且,即便是那些并非规定范围内的例外情况,要么事先审批后再加以解决,要么当回来之后在规定时间范围内再加以说明和报告,也可以予以解决.

（作者系中央民族大学外国语学

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