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摘 要：随着社会竞争趋势的加大,人们对办公软件的应用程度加深,构建一个良好的办公软件平台,能够节省经济成本,提高经济效益.将Office应用到电子商务中,可以加快电子商务的发展进程,实现电子商务智能性发展,本文将从构建一个Office办公自动化平台出发,研究Office在电子商务中的应用效果,以期能够对实际电子商务交易有所裨益.
关 键 词：办公软件Office；电子商务；办公自动化；经济效益
引言
Office在电子商务中的应用,主要体现在办公软件自动化上,这种自动化平台的构建,可以及时为商务运作提供客户需求的信息,能够及时记录电子商务购物行为,为电子商务决策提供有效的依据.此外,Office办公自动化还能够存储大量的商务数据,便于将这些数据及时的转换成有用是信息和知识,从而为公司创造出更多的经济效益.
1.Office办公自动化概述
所谓办公自动化,即电子商务运作过程中,办公人员利用先进的科学知识,将其商业活动中的部分业务交由办公设备进行处理,与办公设备之间形成一种机器与人配合工作的信息处理系统,这种系统设立的目的就是为了实现办公系统中大部分信息的自动化处理.
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Office办公自动化系统在设置过程中,主要运用了通信、自动化、和计算机技术,而其中最为主要的是计算机技术的运用,要构建一个完整的电子商务办公室自动化系统,必须具备信息的采集、加工、传输和保存四个方面的内容,而Office办公自动化系统能够实现电子商务中人、计算机与信息三者之间密切联系与高度智能化运转.Office办公软件使用的对象主要的办公室人员,其作用是帮助办公室人员提高办公效率和事务处理的能力,而办公室软件处理的内容主要的文字、数据、图形和视频、声音等信息.Office系统的最高目标是实现办公司人员的全面智力性工作,所谓文字信息,就是指电子商务中各种文档、文件、电子报表、电子信件、合同等信息；所谓数据信息,是指电子商务中的各种电子数据、期货报表、交易统计报表等信息；所谓声音信息,是指电子商务中包括计算机视频通话、语言传输、邮件传送等有声音的信息；所谓图形,是指在电子商务交易过程中的样品照片传送、传真照片以及图表等静态的图像传送信息；所谓画像,则是电子交易过程中的电视会议等动态的图像传送信息.在实践中,为了适应电子商务的需求,Office办公自动化系统可以通过以下几点来完善自身.
1.1完善电子商务信息的文字处理功能
要实现电子商务信息的明确化、及时化和智能化,在实践中,必须加强Office办公自动化系统的文字处理和文字编辑功能,使得工作人员能够熟练操作该系统,形成一套完善的自动控制边距和分页的系统,便于对一些常用的文档进行重复性编辑.Office软件有多窗口功能,因此办公人员可以同时对多个文档进行编辑或者同时对几个文件进行处理,可以有效提高电子商务信息处理的快捷性.
1.2具有较强的电子商务资料处理功能
在以往的电子商务资料处理上,一般会分配一个部门对资料进行处理.Office办公自动化系统的出现,有效的减少的人员的配备量,对于电子商务信息的处理,由一个部门的整理转变为几个办公人员的整理,特别的Office关系数据库和新的软件包等功能的健全性,使得电子商务办公人员的工作强度慢慢减小.
1.3电子商务图形的处理功能
在电子商务交易过程中,随着网络技术的普及利用,越来越多的图形和图片已经运用到交易中去,Office软件刚好可以对这些图形进行有效的传输和处理,从而为电子商务的成果交易提供了不可缺少的条件.
1.4电子商声音处理功能
Office办公室自动化系统可以实现声音的机器传输,该系统可以识别简单的命令,因此可以与操作人员进行简单的话语交流.此外,该系统还可以根据办公人员的要求,自动进行计算机拨号,实现机器与机器之间的对话交流.
1.5电子商务局部网络通信功能
电子商务公司的各个部门之间需要经常沟通交易信息,对顾客的需求信息和交易信息进行共享,因此,Office办公室自动化系统应该将各部门的计算机联成一个网络,这样不仅可以有效提高传输信息的速度,还可以节省传送费用.
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2.电子商务中Office办公软件应用特点
2.1智能化的电子商务操作需要企业能够计算高度分布和异构,这就需要运用Office办公室自动化系统对数据进行全面的运算和分析,电子商务中的Office办公软件一般在DOS环境下操作运行,其本身就自带有拼音、五笔等基本的信息表达功能,可以满足电子商务信息的传输需求.
2.2Office办公室自动化系统对于硬件设施或者软件设施没有太多要求,一般情况下可以适用于所有机型的电脑,这对于企业节约成本投入来说,意义非常重大.
2.3Office办公室自动化系统在电子商务信息、文字的处理、表格的制作、数据的统计、图形的排版等方面具有很强的效能,可以在同一个页面完成多项操作,且该软件具有全新的交互处理方式,方便电子商务工作人员将所有的货物图片、信息、图像等进行统一处理,且切换方式非常简便,操作的界面都用中
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2.3.1Office多层设计理念
在设计时,Office办公室自动化采用了国际上最先进的排版方式和技巧,使得电子商务信息可以在一张纸张上实现全面立体化排版,这对于电子信息交流来说,是十分理想的选择.
2.3.2Office多元化任意格式组版
Office软件可以实现任意曲线和任意区域的文字排版,不仅排版方式灵活多样,且版面的设计也比其他软件更加客观生动,对于图片也可以任意进行自我创造,譬如对图片进行剪裁、灌排等等,可以增强电子商务的形象性,也为公司做广告提供了便利.
2.3.3Office实现目标嵌入、图文互斥
Office软件可以满足电子商务中的文件中随意插入表格和图片的需求,解除办公人员不能随意进行图片和表格穿插的苦恼,增强工作的便利性.
2.3.4格式单操作
Office软件运用系统性的格式单操作法,这个系统已经将所有文档的版面、大标题、小标题字体等设置好了,办公人员只需要按照这个格式,输入内容,便可以完成整个操作,这就为批量电子商务信息的发送提供基础,该系统也被广泛的运用到期刊和报社中,实现成批的期刊和报纸印刷.
3.结语
通过文章分析可知,Office办公软件在电子商务中的运用十分广泛,不仅提供了文字信息处理功能,还提供了图形、声音、表格和数据处理功能,为电子商务的智能化发展提供了坚实的基础,因此,在电子商务中运用Office办公软件是十分必要和可行的.
参考文献
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[3]You,LI.ResearchonE-mercePlatformBasedonGridTechnology[J].Computer&InformationTechnology.2008（Z1）.
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