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摘 要：归档文件整理是档案工作的基础,为适应档案管理现代化的需要,提高工作效率.从改革我国传统的文书立卷归档的方法出发,对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定,为归档文件整理工作提供了技术依据,确定了文书档案的整理方法.

关 键 词：归档文件整理方法

归档文件整理是档案工作的基础,为适应档案管理现代化的需要,提高工作效率,根据国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理工作原则》、《归档文件整理工作指南》有关规定,从改革我国传统的文书立卷归档的方法出发,对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定,为归档文件整理工作提供了技术依据,确定了文书档案的整理方法.

1.主要内容和适用范围

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒等具体要求.

2.文书档案的含义

文书档案是企业单位党委、行政、工会、共青团组织及各业务职能部门在管理活动中形成的具有保存价值的纸质和电子文件材料.它是以文字、图表的形式作出的真实历史记录,是企业单位档案的重要组成部分.在维护文书档案完整性的同时,要解决好文书档案与科技档案文件材料交叉问题,凡针对一个工程项目、一个科研课题、一台设备和一种产品所形成的文书材料,应归入科技档案；文书和科技档案人员要紧密配合,互相协作.

3.归档文件整理目的

机关或单位在工作活动中形成的反映活动面貌的历史记录（文件材料）,当它们完成了传达办事意图的使命之后,还具有记载事实为今后的工作和历史研究备作查考的作用,因此,需要加以整理保存.

3.1、文书部门将办理完毕或办理告一段落的零散的单份文件,对其中有查考保存价值的进行整理,这就是文书部门归档工作.

3.2、某一问题或某一项工作活动形成的文件资料,是文书档案整理的基本保管单位.

4.文书档案整理的意义

4.1、对机关档案工作的意义：①缓解机关档案工作压力；②节省机关的财力物力；③理顺机关档案工作职能.

4.2、对档案馆工作的意义：①便于档案馆控制档案进馆质量；②有利于档案馆向社会开放.

4.3、对档案管理现代化的意义：①为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路；②促进机关文档一体化管理的实现；③为设计合理的电子文件整理方法打下基础.

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5.文书归档工作的要求

5.1、归档文件齐全完整

根据归档范围由文书部门或者业务部门收集齐全,并进行整理,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理,任何单位或个人都不得据为己有或者拒绝归档.

5.2、分类科学性

分类,主要是指能全面、准确地反映机关各项活动情况和相互联系,能正确体现企业、单位生产建设、工作特点和党的路线、方针、政策的贯彻执行情况.根据本机关各职能部门的职责任务、业务分工、按年度―问题进行分类.上级普发性和有关单位文件,可适当

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6.文书归档整理规程

6.1、“件”的确定“件”是归档文件的整理单位.一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册（本）为一件,来文与复文为一件.如果正文与附件或来文与复文数量较多太厚不易装订时,也可各为一件,但件号要相连,以便查阅.

6.2、整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.跨年度的请示归在批复或复文年度为一件,没有批复或复文的在请示年度为一件.

6.3、质量要求

归档文件应齐全完整.已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.

6.4、整理方法

①装订.归档文件应按件装订,装订时,正本在前,定稿在后；正文在前,附件在后；原件在前,复制件在后；转发文在前,被转发文在后；来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后.②分类方法.鉴于企业档案管理特点和机构职能变化频繁,宜采用年度―问题―保管期限的分类方法,取消案卷级管理的年度―问题（结合机构）的分类方法.③排列.归档文件应在分类方案的最低一级类目,按事由结合时间、重要程度等排列.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列.④编号.归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章,并填写相关内容.归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并设置问题项.全宗号：根据实际情况用单位简称.年度：文件形成年度,采用四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2012.保管期限：归档文件保管期限的简称.即永久、定期（分30年、10年）.件号：文件的排列顺序号.根据不同的保管期限分设件号.在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注,也称室编件号.⑤编目：依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.题名：文件标题,没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号.日期：文件形成的时间.应以发文单位盖章处的日期为准,法规文件以公布日期为准,决议、决定以会议通过的日期为准,批转、批复、转发的文件,以批转、批复、转发的日期为准.以八位阿拉件数字标注年月日,如2013年1月1日,采用20130101.页数：每一件归档文件的页数,凡有图、文、公章、文件处理签的页面为一页.归档文件目录应装订成册并编制封面.可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、问题等项目.⑥装盒.将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目.

6.5、归档文件填写必须使用炭素或兰黑墨水.有保密要求的归档文件,必须由文件责任者加盖“密级章”,绝密、机密、秘密三种盖其中相应的一种.

总之,要坚持以便于保管利用,才能更好地实现归档文件整理的目的.不足之处,请批评指正.

参考文献：

[1]郭树银主编.《归档文件整理工作指南》.中国大百科全书出版社

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