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电子档案类有关论文范文资料,与做好干部培训电子档案管理工作相关论文查重免费
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【摘 要】
本文阐述了干部培训电子档案管理应遵循的基本原则,提出了加强干部培训电子档案管理的措施.要努力做好电子文件的收集和整理工作；尽力做好电子档案保管工作；要保证电子文件信息的真实准确；加强电子档案的利用管理；重视电子文件管理人员的培养.
【关 键 词】
干部培训；电子档案；档案管理；措施
近年来,随着党校办学体制的不断改革,干部培训规模越来越大,培训人数越来越多,干部培训档案管理出现了许多新情况新问题,不仅为日常管理带来许多麻烦,也为日常查询带来许多不便.随着党校办学条件的逐步改善,计算机的广泛应用,办公自动化、网络化渐趋完善,为干部培训电子档案管理创造了条件.许多干部培训日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔,产生了大量的电子文件.传统的干部档案管理方式和方法已经无法适应干部培训工作的需要,需要采取新的管理形式进行管理,如何做好干部培训电子档案管理成为摆在我们面前的一个重要课题,本文就如何做好干部培训电子档案管理谈几点粗浅认识.
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一、干部培训电子档案管理应遵循的基本原则
根据干部培训电子文件的特点,在干部培训电子档案管理活动中应遵循以下原则：
1.完整性原则
随着计算机的使用,干部培训电子文件的制作由各科室甚至个人独立完成,从而使电子文件的分布呈分散化趋势.同时,干部培训电子文件存储在不同的科室甚至个人不同的电脑中,干部培训电子文件不是固定在特定的位置上,有时干部培训文件只是以电子文本的形式出现,纸质文件实体有时不再存在.这种分散化和非实体化特征,使得对干部培训电子文件完整性的把握不像纸质文件那样直观,因此,对干部培训电子档案管理的各个环节要采取相应措施确保其完整安全.不仅存储在电子介质上信息要完整,与其相关的程序、软件以及纸质文件也应完整无缺地归档和接收存储.
2.可读性原则
目前各科室、每个人使用的计算机硬件和软件不同,由此生成的干部培训电子文件的存储格式也不同.随着计算机技术的迅速发展,使得计算机硬件、软件的不断更新换代,新设备对旧设备有时也不具有兼容性.由于电子文件在存储和识读方面对系统的依赖性,脱离了赖以支持的软、硬件系统后,有些文件就会变成无法识读的“死文件”.因此在干部培训电子档案管理中要特别注意确保其可读性.在干部培训电子档案管理中,除了收集存储干部培训电子档案信息内容外,还必须记录支持的软件、信息格式要求、对其可读性进行技术分析等.
3.可靠性原则
可靠性是档案的生命.由于干部培训电子文件易于修改且可不留痕迹,在电子档案管理的全过程中要严格制度,堵塞漏洞,不仅要把住收集关,确保归档纸质文件和电子档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立采取纸质文件打印与电子拷贝双重备份管理,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性.
二、加强干部培训电子档案管理的措施
努力做好电子文件的收集和整理在干部培训纸质档案管理中,档案收集是档案工作诸环节的第一个环节,档案收集工作如何,对后续各环节的影响很大.因为,如果应该收集归档的文件而没有收集归档,不仅影响了档案的完整性,而且不利于今后的开发利用.“对于干部培训电子档案来说,电子文件的收集也是诸环节的第一个环节,是做好电子档案管理工作的基础.电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案,其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案.如对草稿文件,由于不具备正式文件的功能,所以一般情况下可不保留.但是,如果对正式的纸质文件有进行全文信息自动检索要求时,或者从保留文件重要修改过程的信息考虑,则应对其进行收集和积累.对起辅助作用或正式作用的文件,则应及时收集和整理,并与其相应的纸质文件之间建立标识关系,尤其是对无纸化系统生成的电子文件,应当有更严格的措施.必要时,应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件或者制成微缩品,以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失.”
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尽力做好电子档案保管工作
干部培训电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性.如何保存维护电子档案,使之安全、可靠并永久处于可准确提供利用的状态,是档案工作者急需解决的问题.一要保证电子档案载体物理上的安全.一般情况下,电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上.所以,要建立一个适合于磁、光介质保存的环境,诸如温湿度的控制,存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求,载体应直立排放,并满足避光、防尘、防变形的要求,远离强磁场和有害气体等.二要保证电子档案内容逻辑上的准确.电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的,在以后的利用中,必须依赖于电子计算机硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示.三要保证电子档案的可理解性.为了使人们能够完全理
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干部培训电子文件的形成、处理、收集、积累、整理、归档、保管和利用等各个环节,都有信息更改、丢失的可能性,建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度,在每一个环节采取措施、杜绝信息失真的隐患,对于维护电子文件的原始性、真实性十分重要.因此维护电子文件真实性,就要从电子文件形成、处理、收集、积累、整理、归档,到电子档案的保管、利用的全过程加强管理.一是电子文件的制作过程要责任分明.二是电子文件形成后应及时进行收集归类,以防在分散状态下发生信息损失和变动.三是建立和执行科学的归档制度和保管制度.四是加强对电子文件利用活动各个环节的监管.五是采取纸质文件打印与电子拷贝双重备份的管理方式,确保电子文件信息的绝对安全.
4.加强电子档案的利用管理
由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化,导致利用工作的复杂性.因此,加强干部培训电子档案的利用管理,就显得特别重要.需要从以下几个方面入手：一是使用权限的审核.电子档案利用所涉及到的人员有：档案载体的保管人员,数据系统的管理人员,利用者及维护操作人员等.由于他们各自工作
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