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【摘 要】办公自动化是一个不断进步和发展的系统,它充分利用了现代信息技术带来的便利和优势,计算机在办公自动化中的基础性作用随着办公水平的提高逐渐显现出来.计算机应用于办公自动化实现了人机信息的有效处理和人机的有效结合,为提高办公效益发挥着重要的作用,本文从办公自动化的主要功能、计算机应用于办公自动化的意义、计算机技术在办公自动化中的应用和应用的前景四方面进行了分析.
【关 键 词】计算机技术；办公自动化
中图分类号：TP317.1
一、办公自动化的主要功能
办公自动化系统的主要功能包括：数据处理、文字处理、图形和图像处理、辅助决策、网络通信、电信会议等.
1.1文字处理
利用计算机中的Word、Wps等计算机编辑排版工具,对文字信息进行处理和版式设计,使文字信息变得简洁、明了,从而提高办公效率.
1.2图形和图像处理
利用计算机的图形功能,对图形信息进行分析,从而得到清晰、完整的统计图形,便于掌握各种信息之间的潜在关系.利用计算机的图像处理能力,对照片、印鉴和图像进行分析处理.
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1.3辅助决策
计算机系统能够将收集到的信息及时的进行分析和处理,可以对未来的发展情况进行模拟预测,为决策人员提供必要的参考信息和可选方案,从而快速准确的完成决策过程[2].
1.4网络通信
网络通信是实现办公自动化的关键技术之一,它可以沟通系统内部各个部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效的共享办公自动化的资源,也方便与外界建立更好的信息联系.
1.5数据处理
现代化管理的重要标志之一便是加强定量化分析,数据则是定量化分析的基础.办公室的中心任务便是处理信息,利用计算机数据库的管理系统将信息进行过滤、分类等,减少数据的冗余度,保持数据的一致性和独立性,提供及时、准确的数据信息[3].
1.6电信会议
电信会议也叫做计算机会议,它是利用计算机和数据通讯设备,将远距离的工作人员联系在一起,这种会议的最大优点便是每个与会者的问题都能被快速的做出解决,同时也有利于各种最新的方案、决策的传递,节省时间,提高办公效率.
二、计算机应用于办公自动化的意义
2.1优化了现代办公的环境
传统的单位办公环境受到的限制条件较大,办公环境因为空间的限制显得比较恶劣,而长期的人工化管理又使得办公内部工作压力大,气氛紧张.计算机在办公中的应用大大改善了办公的环境,把原有的办公空间扩展了许多,实现了办公环境的优化,办公人员将不再单一埋首在大量的报表和数据当中,也不必一封邮件从办公室这一头送到那一端.办公人员可以通过计算机网路相互协调,分配工作,并且可以再计算机上实现数据分析和报表整理.为办公室中的人与人之间搭建了一个沟通的平台,缓和了办公的紧张气氛,因此,计算机应用于办公自动化优化了现代办公的环境.
2.2降低人力资本
传统的办公模式下,对办公人员的要去极高,一方面是对其工作数量的要求,二是对其工作能力的要求.随着经济的发展,现代办公的工作范围在不断扩大,办公信息量也急增,如果采用人工办公的方式就需要企事业单位付出更多的劳动力成本来提高办公效率.计算机的运用提高了办公效率,单位需要支付的人力资本也明显下降,减少了成本投资.另外,计算机软件的应用使得单位内部许多冗杂的机构被合并,精简了内部组织结构,使得单位投入进一步减少[1].
2.3激发办公人员的创造力
办公自动化办公人员提供了一个较为开放和自由的办公环境,通过计算机技术的应用使得单位的办公更加流程化、规范化和标准化.将办公人员从原来繁杂、刻板、单一的工作中解放了出来,对办公人员的个体能力更加尊重,使得他么有更多的精力去完善工作方法,争取创新.人机结合的办公自动化也让员工在充分发挥自己创造力的情况下实现对办公系统的自动化管理.总体来说,计算机应用于现代办公,解放了办公人员的工作状态和思想,激发了其在工作中的积极性,参与办公工作的热情也更高.
三、计算机技术贯穿于办公自动化各个环节和要素
办公活动是以处理信息为主要业务特征的一种重要的社会活动,整个过程其实就是一个接收、变换、处理、传递和利用信息的过程,它包括工作人员、组织机构、办公制度、技术工具、办公信息和办公环境六大要素组成.
3.1工作人员
办公是人群的一种管理活动,是由人去执行的,人是办公自动化的第一要素.在工作中,每个人的工作性质是不一样的,分为专业人员、决策人员、管理人员和辅助人员,但他们都要对办公所要使用到的办公设备和在办公自动化系统中的位置与功能有一个清楚的了解[4].
3.2组织机构
组织机构决定办公模式的层次等级,它充分体现在计算机系统的管理组织中,而且计算机技术的引入使得组织机构有了很强的灵活可变性.
3.3办公制度
制度可以看成是办公知识、办公经验的固定化,是各个部门都要遵守的行为规范,办公自动化系统通过计算机技术中的自动约束机制来保证合理的办公制度的实施.
3.4技术工具
通过计算机与通讯技术的结合,办公自动化系统把彼此独立却又相关的各种办公设备和办公系统连在一起,形成一个统一的系统,进行信息资源的共享,从而提高工作效率.
3.5办公信息
信息是办公自动化的基础,办公自动化最主要的职能便是利用计算机技术和它对数字处理、事务处理与决策的能力进行应用[5].
3.6办公环境
办公环境的变化在很大程度上依赖于计算机技术和通讯技术的飞速发展,随着技术的发展,人们的时间和空间的距离越来越小,现代化的通讯技术使得办公人员获得了更多的自由和发挥创造的能力.四、计算机信息技术在办公自动化中应用的前景
4.1智能化
当今是信息大爆炸的时代,随着业务的不断发展和扩张,用户使用办公系统时将会面临更加复杂的问题和数据.智能的计算机系统需要进一步融入到办公自动化中,使办公软件可以智能地处理一些分析工作,继而提高用户的工作效率和工作质量.
4.2无线化
随着3G无限网络技术和随身终端的高速发展,办公自动化也面临着将计算机信息技术和无线网络技术相结合的挑战.这种包含计算机信息技术、3G通信技术、远程移动技术的高科技办公设备将会成为未来办公自动化的后起之秀.
4.3协同化
办公软件的数量越来越多,用户计算机中的软件也在为软件公司抢占用户,那么过多的办公软件鱼龙混杂,不但不会提高用户的办公效率,反而会污染办公环境.所以,未来的办公自动化将会利用计算机信息技术将不同的软件的分门别类,综合管理,最终形成一个集成系统,使其功能可以相辅相成,协同帮助用户解决问题.
五、总结
办公自动化是以计算机为中心,采用一系列的现代化设备,利用通讯技术、系统科学和行为科学来进行办公,主要是对语音、数据、图形、文字、图像等信息进行收集、存储与使用的一体化处理过程,它以人为主导,以系统科学为理论基础,综合运用计算机技术和通讯技术来完成各项业务.办公自动化是一个人机信息系统,它将工作人员、办公室和信息资源紧密的联系在一起,利用单位内部网络进行友好、高效的交流,出色的完成各项工作,极大的提高了工作的效率.计算机技术在办公自动化中&#
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