档案工作有关论文范文集,与析电子文件收集难相关毕业论文开题报告

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“收集难,收集电子文件更难”,这是多数从事档案收集工作人员的共识.电子档案收集难问题与档案管理计算机化和档案信息数字化的深入开展以及人们对电子档案利用需求之间的矛盾也越来越突出地显现出来.从某种意义上说,电子文件收集难的问题已成为影响档案工作持续、健康、稳定发展的软肋,成为影响档案工作现代化和信息化建设的瓶颈.

电子文件收集难的主要表现：

1.收集不到.档案收集人员在收集工作中经常遇到这种情况：某些重要档案的电子文件有的未存盘、有的被删除、有的被破坏,因而根本无法收集.

2.收集不全.如前所述,作为档案保存的电子文件不仅包括电子文件,还应包括相应的支持软件、参数和其他相关数据等.而有些收集归档的电子档案只有电子文件,而没有相应的支持软件、参数和其他相关数据,有的甚至连电子文件也很难保证全部归档,齐全完整性及成套性极低.

3.收集不实.归档的电子文件应与相应的纸质文件一致,并且是经过审批的“最终版本”,然而在与纸质文件对照验收时却发现有些电子文件与纸质文件不一致,有些不是经过审批的“最终版本”.

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4.存储格式不能满足档案管理要求,可读性差.有些加密的电子文件未解密就归档,也没有告知档案部门密码.

造成电子文件收集难的原因很多,归纳起来,主要有以下几点：

1.电子文件收集与纸质文件收集相比起步晚,在不少档案部门尚未完全步入正轨,有些单位在收集工作中也抱着“能收多少算多少”、“有总比没有强”的思想.同时,电子文件收集归档方面的法律及规章制度还不完善,归档强制性较差,这种状况客观上影响了电子文件收集.

2.电子文件的收集归档工作还没有得到广大职工的普遍重视和理解.由于电子文件的特殊性,使人们对电子文件的了解不如纸质文件一样直观,还未形成如纸质文件一样的感性认识,因而对电子文件收集归档工作还未引起足够的重视.

3.收集人员对电子文件的认识不足,收集方法和方式欠妥.

4.形成人不注意电子文件的保管和积累,个人形成的文件都存在个人的计算机里,致使有些电子文件处在自生自灭状态,有的未存盘,有的被意外删除,有的由于系统崩溃或受病毒影响而破坏,这种状况极大地影响了电子文件归档的齐全完整性和真实性.

5.归档手续复杂,成本过高.有些单位收集电子文件靠软盘拷贝或光盘刻录,手续复杂,同时软盘受容量限制,需要量大,很不经济.光盘虽然容量大,但是刻录起来也很麻烦,影响了归档单位的归档积极性.

电子文件与纸质文件相比,易复制利用,

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1.会造成信息资源流失和浪费,甚至会使历史记录断档.

2.电子文件的流失将会影响新技术在档案工作中的普及应用和发展,使人们更倾向于传统手工管理和纸质文件的收集,影响档案工作整体水平的提高.

3.影响档案信息数字化建设.现成的电子文件不加强收集,而在事后再经过扫描数字化处理,造成重复劳动和人力、物力、财力的浪费.

4.影响档案的重复利用、价值体现和信息共享,影响纸质档案的长久保存.

5.影响收集人员的积极性,滋长归档单位的不归档意识.

解决电子文件收集难问题,有效预防历史记录断档,一方面要加强教育和宣传,加深对电子文件的了解,提高广大职工对电子文件收集归档重要性的认识,提高档案收集人员指导收集工作的能力使归档人员和电子文件收集人员密切配合,形成收集工作的良好氛围.另一方面,要认真分析症结所在,采取措施逐步解决影响电子文件收集难的客观因素,包括加快制定电子文件收集归档方面的法律及规章制度,制定电子文件的收集范围,科学合理地安排电子文件的归档时间,加强电子文件形成的管理和积累,利用网络技术减化归档手续,合理安排费用支出等.□

(作者单位：黄河水利委员会设计院450003)

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