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计算机类有关论文范例,与《中国档案机读目录格式》的结构与功能相关毕业论文
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用.(2)给出了一系列说明性数据:如记录状态、记录类型、著录级别、著录等级、著录格式、档案著录控制等,对记录本身起自我说明作用,同时也供计算机识别与处理用.由此我们可以知道,记录头标区的功能在机读目录中起着识别、说明一条记录的作用,一条记录有了标准化的头标区,那么这条记录在任何计算机系统中都可以被识别、被处理.同时在时间上经过几十年、几百年,这条记录自身的总体情况依然是清晰的,可确认的.
根据国家标准《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》规定,档案机读目录目次区作为框架格式的第二部分,是紧跟在头标区之后,其由若干目次项和置于目次区末的字段分隔符组成.目次区之所以这样称谓,是因为它的设计方法如同一本书的目录.通常,书前的目录表示该书各个章节及起始页数,可以使读者较快地找到所需章节的位置,而在机读目录的目次区中,其所指示的一条记录的各个数据字段的标识符(如001,100等等)就相当于书的各章节名,其所指示的数据字段的长度就相当于各章节所占有的总的页数,而其所指示的数据字段的起始位置则相当于各章节的起始页码.可见,目次区的功能是:
（1）进一步向计算机指示目录数据的描述信息；(2)便于计算机更便捷地对目录数据进行查找和处理.
根据国家标准《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》规定,档案机读目录框架格式的第三部分是数据区,其紧跟在目次区之后.所谓的数据区就是著录目录数据的区域,如著录档号、题名、责任者等一项项档案目录数据的区域.一条记录的档案目录数据,如一个档号、一个题名及一个责任者等,这些相当于手工著录的一个个著录项,这些数据项在数据区各占据一个数据字段,由此就构成了数据区的字段,所以,数据区就是由若干个数据字段构成的.这样数据区就能充分反映与揭示档案目录信息的特点.由此,我们可以知道,数据区的功能是:
（1）完整、准确、规范地反映档案的特征；（2）为确认与检索档案提供有效的、规范的、全面的数据控制.
根据国家标准《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》规定,档案机读目录框架格式的第四部分是记录分隔符,记录分隔符的功能,就是标识一条记录的结构,从而有助于确认一条实际的机读目录的记录.
国家标准《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》,其数据字段设置也非常齐全,从理论上讲,其可以设置多达999个字段,因此,遵循国家标准《GB/T20163-2006中国档案机读目录格式》,按这一标准格式组织机读目录,其具有如下意义:
（1）可以确保各档案部门生成结构一致、准确及具有自我说明能力的档案目录信息记录；（2）可以使各档案部门所生成的机读记录的档案信息得到方便的检索与交换；（3）可以使各档案部门所生成的机读记录集成于一个统一的信息系统；（4）可以使机读记录的数据结构不依赖于计算机的硬件与软件.
由于标准的机读目录格式具有如上的意义,所以,按这一格式建立档案目录数据库就能：
（1）建立全国的档案机读目录中心或全国的档案机读目录联合数据库,从而有利于馆际间的数据交流,可以实现档案数据在一国乃至在国际范围内的数据共享.
（2）由于按照这一标准格式组织数据又是独立于计算机软件和硬件的,因此能以标准格式的“不变”应计算机软硬件的“万变”,而这一点对档案数据来说极为重要,因为档案目录数据中的一部分要作为永久保存的数据,所以这些数据的生成和利用不能依赖于计算机的某一软件与硬件,这样才能保证这些数据在计算机发展的长久的时间内依然能够得到有效的利用,而不至于维系于某一软硬件而使利用受阻.笮
（作者单位：南京政治学院上海分院信息管理系200433）
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